พนักงานออฟฟิศโดยเฉลี่ยใช้เวลาประมาณ 2.6 ชั่วโมงต่อวันไปกับอีเมล นั่นคือเกือบหนึ่งในสามของวันทำงานหมดไปกับงานเดียว นั่นคือการอ่านและเขียนข้อความ การลดเวลาแม้เพียงไม่กี่นาทีในการตอบแต่ละฉบับ ก็รวมเป็นเวลาที่ได้คืนกลับมาอย่างมีนัยสำคัญในแต่ละสัปดาห์
การพิมพ์ด้วยเสียงคือทางลัดที่ชัดเจน คนส่วนใหญ่คิดเป็นประโยคได้เร็วกว่าที่จะพิมพ์ออกมา แต่ปัญหาคือเครื่องมือพิมพ์ด้วยเสียงส่วนใหญ่อยู่นอกกล่องจดหมายของคุณ คุณต้องสลับไปมาระหว่างอีเมลกับแอปอื่น คัดลอกแล้วก็วาง สลับหน้าต่าง แก้สองรอบ พอถึงอีเมลฉบับที่สาม เวลาที่เสียไปก็มากกว่าเวลาที่ประหยัดได้แล้ว
ข่าวดีคือคุณสามารถพิมพ์อีเมลด้วยเสียงบน Mac ได้โดยตรงในหน้าต่างเขียนข้อความ Apple Mail, Gmail และ Outlook รองรับทั้งหมด โดยแต่ละตัวมีข้อจำกัดต่างกัน นี่คือวิธีใช้งานของแต่ละตัว จุดที่เครื่องมือในตัวเริ่มไม่พอ และทางออกที่ดีกว่า
ทำไมการออกจากกล่องจดหมายถึงทำลายกระแสการเขียนอีเมล
อีเมลเป็นงานที่ต้องอาศัยบริบทเป็นหลัก คุณต้องเก็บผู้รับไว้ในหัว เธรดก่อนหน้า น้ำเสียงที่ต้องการสื่อ คำถามเฉพาะที่คุณกำลังตอบ การเรียบเรียงคำพูดเป็นส่วนที่ง่าย ส่วนยากคือการเก็บทุกอย่างไว้ในความคิดให้ครบ
ทุกครั้งที่คุณสลับแอป คุณจะหลุดบางส่วนไป คุณต้องเปิดเครื่องมือพิมพ์ด้วยเสียงอีกตัว รอให้มันโหลด คลิกหน้าต่างที่ถูกต้อง วาง สลับกลับ หาตำแหน่งที่ค้างไว้ พอถึงตอนนั้น คำตอบที่ละเอียดอ่อนที่คุณคิดไว้ก็ผ่านไปสามดราฟต์แล้ว
การอยู่ในหน้าต่างเขียนข้อความช่วยให้สายตาคุณจดจ่อกับเธรด คุณอ่านข้อความต้นฉบับ พูดคำตอบของคุณออกมา แล้วดราฟต์ก็ปรากฏตรงหน้า นั่นคือกระบวนการทำงานที่คุ้มค่าจะเซ็ตอัพ
ทางลัดพิมพ์ด้วยเสียงที่ติดตั้งมากับ Mac
macOS มาพร้อมระบบพิมพ์ด้วยเสียงในตัวอยู่แล้ว แม้จะไม่ใช่เอนจินที่แม่นที่สุดในตลาด แต่ก็ฟรี ประมวลผลเสียงส่วนใหญ่บนเครื่อง (จุดยืนเรื่องความเป็นส่วนตัวของ Apple ค่อนข้างดี) และใช้ได้ในทุกช่องข้อความบน Mac ของคุณ
เปิดใช้งานได้ที่ การตั้งค่าระบบ → แป้นพิมพ์ → การพิมพ์ตามคำบอก เลือกทางลัดที่คุณจะจำได้จริง การกดปุ่มเสริมสองครั้งติดกัน เช่น Control หรือ Right Command เป็นค่าเริ่มต้น และเร็วกว่าการเอื้อมไปกดแถวฟังก์ชัน
จากนั้นวิธีใช้ก็ง่าย คลิกเข้าไปในช่องข้อความใดก็ได้ กดทางลัด แล้วพูด พูดว่า "จุลภาค" "จุด" หรือ "ขึ้นย่อหน้าใหม่" เพื่อใส่เครื่องหมายวรรคตอน เมื่อเสร็จแล้ว กดทางลัดอีกครั้งหรือหยุดสักครู่
ข้อจำกัด 30 ถึง 60 วินาที
ระบบพิมพ์ด้วยเสียงในตัวมักจะตัดออกหลังจากพูดต่อเนื่องประมาณหนึ่งนาที สำหรับข้อความสั้นและตอบกลับเร็ว ๆ ไม่มีปัญหา แต่สำหรับอีเมลที่ยาวกว่านั้น คุณต้องพูดเป็นช่วง ๆ แล้วต่อกัน ซึ่งก็คือปัญหาการสลับหน้าต่างที่ระบบนี้น่าจะแก้ตั้งแต่แรก
ความแม่นยำกับคำศัพท์เฉพาะทาง ชื่อ และตัวย่อก็ด้อยกว่าเครื่องมือถอดเสียงเฉพาะทาง ถ้างานของคุณใช้ศัพท์เฉพาะอุตสาหกรรม เตรียมตัวว่าจะต้องแก้มากกว่าที่ควรจะเป็น Voicr มีบทความเจาะลึกว่าการพิมพ์ด้วยเสียงแบบ AI บน Mac ทำงานอย่างไร ซึ่งอธิบายว่าทำไมช่องว่างนี้ยังอยู่
การพิมพ์ด้วยเสียงใน Apple Mail
Apple Mail เป็นเคสที่ใช้ง่ายที่สุด เปิดข้อความใหม่ คลิกเข้าไปในเนื้อข้อความ กดทางลัดพิมพ์ด้วยเสียง แล้วพูดได้เลย ข้อความจะลงในเนื้ออีเมลทันทีตามที่คุณพูด
มีเคล็ดลับที่ใช้ได้จริงอยู่บ้าง ลองพิมพ์หัวเรื่องด้วยมือแทนการพูด เพราะหัวเรื่องสั้น และข้อความสั้น ๆ คือจุดที่การถอดเสียงผิดพลาดบ่อยที่สุด ตรวจชื่อผู้รับด้วยตาเปล่าหลังพูดเสร็จ เพราะ "Andrew" กับ "Andreas" เสียงคล้ายกันพอที่ตัวหนึ่งจะลงผิด และไม่ต้องเสียเวลาพูดคำลงท้าย "ขอแสดงความนับถือ [ชื่อของคุณ]" คือเทมเพลต ใช้ทางลัดคีย์บอร์ดหรือ text snippet ก็จบในกดเดียว
ตัวหน้าต่างเขียนข้อความเองไม่มีปุ่มพิมพ์ด้วยเสียงในตัว ระบบพิมพ์ด้วยเสียงทั่วทั้งระบบเป็นทางเดียวที่ติดตั้งมา ตอนนี้ Apple ได้ตัดเมนูเก่า ๆ ออกใน macOS เวอร์ชันใหม่ ๆ แล้ว
การพิมพ์ด้วยเสียงใน Gmail บน Mac
Gmail บนเบราว์เซอร์รองรับการป้อนเสียงสองวิธี
การพิมพ์ด้วยเสียงของระบบทำงานเหมือนกับใน Apple Mail คลิกเข้าไปในพื้นที่เขียนข้อความใน Chrome, Safari หรือ Firefox กดทางลัด แล้วพูด ข้อความจะลงในเนื้ออีเมลเหมือนคุณพิมพ์เอง
Voice Typing ของ Google เองอยู่ใน Google Docs ไม่ใช่ Gmail หน้าต่างเขียนของ Gmail ไม่มีปุ่มเสียงในตัว ถ้าต้องการโซลูชันเฉพาะ Gmail ส่วนขยายเบราว์เซอร์อย่าง Voice In หรือ Voicy จะเพิ่มไอคอนไมโครโฟนในแถบเครื่องมือเขียนข้อความโดยไม่มีข้อจำกัดเวลา แต่ข้อจำกัดคือมันใช้ได้แค่ในแท็บเบราว์เซอร์ และคุณต้องไว้ใจให้ส่วนขยายอีกตัวเข้าถึงเนื้อหากล่องจดหมายของคุณ ก็เป็นเรื่องที่ต้องคำนึง
สำหรับคนส่วนใหญ่ การพิมพ์ด้วยเสียงของระบบเป็นทางเลือกที่สะอาดกว่า ตั้งค่าครั้งเดียว ทางลัดเดียว ใช้ได้ทั้งใน Gmail และทุกแอปที่คุณใช้
การพิมพ์ด้วยเสียงใน Outlook สำหรับ Mac
Outlook สำหรับ Mac มีปุ่มพิมพ์ด้วยเสียงของตัวเองจริง ๆ เปิดข้อความใหม่ คลิกที่ไอคอน Dictate ในแถบเครื่องมือ (หรือใช้ Message → Dictate จากเมนู) แล้วเริ่มพูดได้เลย Microsoft ประมวลผลเสียงบนคลาวด์ ซึ่งหมายความว่าแม่นยำสำหรับการพูดยาว ๆ แต่ต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
ปุ่ม Dictate ของ Outlook รองรับการใส่เครื่องหมายวรรคตอนอัตโนมัติ และใช้งานได้เกินขีดจำกัด 60 วินาทีที่คุณเจอในระบบพิมพ์ด้วยเสียงของ macOS ข้อแลกเปลี่ยนคือมันผูกกับแอป ใช้ได้แค่ใน Outlook เท่านั้น สำหรับ Gmail, Apple Mail, Slack หรืออะไรก็ตามที่เหลือ คุณก็ต้องกลับไปใช้ระบบพิมพ์ด้วยเสียงหรือเครื่องมืออื่น
จุดที่การพิมพ์ด้วยเสียงดิบยังไม่พอ
นี่คือส่วนที่ต้องพูดตรง ๆ เครื่องมือพิมพ์ด้วยเสียงทุกตัวที่ครอบคลุมมาทั้งหมด ทั้งของ Apple, Microsoft, Google ให้คุณคือถอดเสียงดิบ มันบันทึกสิ่งที่คุณพูดคำต่อคำ ทั้งคำเชื่อมและคำลังเลทั้งหมด
ถ้าคุณพูดแบบที่คนส่วนใหญ่คิด สิ่งที่ได้จะออกมาประมาณนี้:
*"คือแบบที่ผมอยากจะบอกก็คือ เอ่อ เรื่องประชุมวันศุกร์ จริง ๆ คือวันพฤหัสฯ มันไม่ได้สำหรับผม เพราะ คือ ผมติดอะไรอยู่ ขยับไปสัปดาห์หน้าได้ไหม หรืออะไรประมาณนั้น"*
นั่นไม่ใช่อีเมลที่คุณจะส่งได้ คุณต้องลบคำเชื่อม แก้ไวยากรณ์ จัดประโยคใหม่ เขียนน้ำเสียงใหม่ สำหรับอีเมลยาว ๆ การแก้รอบนั้นอาจใช้เวลานานพอ ๆ กับการพิมพ์เองตั้งแต่ต้น
นี่คือจุดที่การพิมพ์ด้วยเสียงที่ขัดเกลาด้วย AI เปลี่ยนสมการ แนวคิดตรงไปตรงมา เอาเสียงเดียวกัน ถอดออกมา แล้วเขียนใหม่ให้เป็นข้อความที่สะอาดและมืออาชีพในขั้นตอนเดียว คุณพูดเวอร์ชันที่รก เวอร์ชันที่ขัดเกลาแล้วลงคลิปบอร์ดให้ วางลงในหน้าต่างเขียนข้อความแล้วแก้ครั้งเดียว ไม่ต้องสามรอบ
เวิร์กโฟลว์ปุ่มเดียวสำหรับทุกกล่องจดหมาย
Voicr คือหนึ่งในแอป Mac ที่สร้างขึ้นรอบแนวคิดนี้ มันทำงานในเมนูบาร์ ตั้งค่าให้ใช้ปุ่ม FN เป็นตัวกระตุ้นโดยค่าเริ่มต้น และทำงานเหมือนกันในทุกแอปบน Mac ของคุณ เวิร์กโฟลว์เป็นแบบนี้: 1. คลิกเข้าไปในเนื้ออีเมล จะเป็น Apple Mail, Gmail, Outlook ก็ไม่สำคัญ 2. กดปุ่ม FN ค้างไว้ 3. พูดคำตอบของคุณแบบเป็นธรรมชาติ ทั้งคำเชื่อม คำลังเล และความคิดที่เปลี่ยนกลางคันก็ได้ 4. ปล่อย FN 5. วางด้วย Cmd+V
สิ่งที่ลงในอีเมลคือเวอร์ชันที่สะอาดและอ่านเหมือนคุณนั่งลงเขียนอย่างพิถีพิถัน ไม่ใช่ถอดเสียงดิบของสิ่งที่คุณพูดจริง ๆ นั่นคือความต่างระหว่างการพิมพ์ด้วยเสียงในฐานะของเล่นใหม่ กับการพิมพ์ด้วยเสียงในฐานะตัวแทนคีย์บอร์ดอย่างแท้จริง
เพราะตัวกระตุ้นใช้ได้ทั่วทั้งระบบ ความเคยชินที่คุณสร้างไว้สำหรับอีเมลจึงครอบคลุมข้อความใน Slack, เอกสาร Notion, พรอมป์ ChatGPT และ Apple Notes ด้วย ตั้งค่าครั้งเดียวแล้วลืมมันไปได้เลย
เคล็ดลับสำหรับพิมพ์อีเมลด้วยเสียงให้ดีขึ้น
พูดเนื้อความ พิมพ์ส่วนที่เหลือ
หัวเรื่อง ชื่อผู้รับ ชื่อไฟล์แนบ URL วันที่ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ ทุกอย่างพวกนี้พิมพ์เอาเถอะ มันสั้น ต้องถูกต้องเป๊ะ และเป็นจุดที่การพิมพ์ด้วยเสียงพลาดบ่อยที่สุด เก็บเสียงไว้ใช้ตอนเรียบเรียงความคิดจริง ๆ
พูดเป็นประโยคให้ครบ
เครื่องมือพิมพ์ด้วยเสียงใส่เครื่องหมายวรรคตอนตามการหยุดและน้ำเสียง ถ้าคุณพูดทิ้งกลางความคิด ข้อความก็จะเป็นแบบนั้นเหมือนกัน หายใจสักครั้งก่อนแต่ละประโยค พูดให้ชัด แล้วค่อยต่อ คุณจะได้ดราฟต์ที่สะอาดขึ้นอย่างเห็นได้ชัด
อย่าพยายามพูดให้สมบูรณ์แบบ
ถ้าคุณหยุดและเริ่มใหม่ทุกครั้งที่พูดผิด คุณจะใช้เวลานานเป็นสองเท่าของการพิมพ์เอง พูดทั้งอีเมลให้จบในรอบเดียว ทั้งที่ผิดและถูก แก้ครั้งเดียวตอนท้าย ด้วยเครื่องมือพิมพ์ด้วยเสียงที่ขัดเกลาให้ การแก้รอบนั้นมักจะหายไปทั้งหมด
อ่านอีกครั้งก่อนส่ง
แม้แต่การพิมพ์ด้วยเสียงที่ดีที่สุดก็ไม่สมบูรณ์แบบ คำพ้องเสียง ตัวเลขที่ควรเป็นตัวเลขแต่กลับเป็นตัวอักษร คำที่ออกเสียงเหมือนกันที่คุณไม่ทันสังเกต ทบทวนอย่างรวดเร็วก่อนกดส่งเสมอ โดยเฉพาะอีเมลถึงลูกค้าหรือหัวหน้า
ลองใช้ในอีเมลฉบับต่อไป
เปิดกล่องจดหมายของคุณ เลือกอีเมลฉบับต่อไปที่คุณติดค้างใคร โดยเฉพาะอันที่มีเนื้อหาเป็นย่อหน้าหรือสองย่อหน้า ไม่ใช่แค่ประโยคเดียว
คลิกเข้าไปในกล่องเขียนข้อความ ตั้งทางลัดพิมพ์ด้วยเสียงถ้ายังไม่เคยทำ พูดคำตอบของคุณออกมา ลองดูความรู้สึกของการคิดดัง ๆ แทนการพิมพ์
ถ้าข้อความที่ถอดออกมาดิบ ๆ ต้องทำความสะอาดมากเกินกว่าจะคุ้ม นั่นคือจังหวะที่ควรลองอะไรที่ขัดเกลาให้ระหว่างถอดเสียง กับ Voicr คุณกดปุ่ม FN ค้าง พูดเวอร์ชันรก ๆ ของสิ่งที่อยากบอก ปล่อย แล้ววางดราฟต์ที่สะอาดลงในอีเมล มันทำงานในเครื่องบน Mac ของคุณ ใช้ได้ในทุกแอป และจะหายไปจากทางเมื่อตั้งทางลัดเสร็จแล้ว
ไม่ว่าทางไหน กล่องจดหมายก็ยังเปิดอยู่ เธรดยังอยู่ในสายตา และคำตอบก็ถูกเขียน นั่นคือทั้งหมดที่สำคัญ