Một nhân viên văn phòng trung bình dành khoảng 2,6 giờ mỗi ngày cho email. Tức là gần một phần ba ngày làm việc trôi qua chỉ vì một việc duy nhất: đọc và viết tin nhắn. Tiết kiệm được vài phút cho mỗi email cộng dồn lại cũng là một quỹ thời gian không nhỏ trong tuần.
Đọc chính tả là lối tắt hiển nhiên. Hầu hết mọi người nghĩ thành câu hoàn chỉnh nhanh hơn nhiều so với gõ phím. Vấn đề là phần lớn công cụ đọc chính tả lại nằm ngoài hộp thư. Bạn phải nhảy qua nhảy lại giữa email và một ứng dụng khác, copy paste, đổi cửa sổ, sửa hai lần. Đến email thứ ba, bạn đã mất thời gian nhiều hơn mức tiết kiệm được.
Tin tốt là bạn có thể đọc chính tả email trên Mac ngay trong cửa sổ soạn thư. Apple Mail, Gmail và Outlook đều hỗ trợ, mỗi nơi có một vài đặc điểm riêng. Dưới đây là cách từng công cụ hoạt động, chỗ nào công cụ có sẵn hết tác dụng và bạn nên làm gì để khắc phục.
Vì sao rời khỏi hộp thư phá vỡ mạch viết email
Email phần lớn là công việc theo ngữ cảnh. Bạn đang giữ trong đầu hình ảnh người nhận, luồng thư trước đó, giọng điệu cần dùng, câu hỏi cụ thể bạn đang trả lời. Phần dễ là chọn từ. Phần khó là giữ tất cả những thứ đó cùng lúc trong đầu.
Cứ mỗi lần chuyển ứng dụng, bạn lại đánh rơi một mảnh. Bạn mở một công cụ đọc chính tả riêng, chờ nó tải, bấm vào đúng cửa sổ, dán văn bản, quay lại, tìm chỗ đang viết. Đến lúc đó thì câu trả lời cẩn trọng bạn vừa nghĩ ra đã trôi mất ba bản nháp.
Ở lại trong cửa sổ soạn thư giúp mắt bạn không rời khỏi luồng email. Bạn đọc tin nhắn gốc, nói thành lời câu trả lời, và bản nháp hiện ra ngay trước mặt. Đó mới là quy trình đáng để thiết lập.
Phím tắt đọc chính tả có sẵn trên Mac
macOS đi kèm sẵn tính năng đọc chính tả. Đây không phải động cơ chính xác nhất trên thị trường, nhưng nó miễn phí, xử lý phần lớn âm thanh ngay trên máy (cách Apple xử lý quyền riêng tư ở đây khá ổn) và hoạt động trong mọi ô văn bản trên Mac của bạn.
Bật nó lên trong System Settings → Keyboard → Dictation. Chọn một phím tắt mà bạn sẽ thực sự nhớ. Mặc định là nhấn đúp một phím bổ trợ như Control hoặc Right Command, và việc này nhanh hơn nhiều so với với tay lên hàng phím chức năng.
Từ đó trở đi, quy trình rất đơn giản. Bấm vào ô văn bản bất kỳ, kích hoạt phím tắt, rồi nói. Đọc "phẩy," "chấm," hay "xuống dòng" để thêm dấu câu. Khi xong, bấm lại phím tắt hoặc dừng nói khoảng một giây.
Cái bẫy 30 đến 60 giây
Đọc chính tả mặc định thường tự ngắt sau khoảng một phút nói liên tục. Với câu trả lời ngắn, không sao. Với một email dài, bạn phải đọc thành từng đoạn rồi ghép lại. Đó đúng là vấn đề ngắt mạch mà cách này đáng lẽ phải giải quyết.
Độ chính xác với thuật ngữ chuyên ngành, tên riêng và từ viết tắt cũng yếu hơn các công cụ phiên âm chuyên dụng. Nếu công việc của bạn dùng nhiều thuật ngữ ngành, đừng ngạc nhiên khi phải chỉnh sửa nhiều hơn mức bạn nghĩ. Bài viết của Voicr về cách đọc chính tả bằng AI hoạt động trên Mac giải thích vì sao có khoảng cách này.
Đọc chính tả trong Apple Mail
Apple Mail là trường hợp dễ thở nhất. Mở một tin nhắn mới, bấm vào phần nội dung, kích hoạt phím tắt đọc chính tả, rồi nói. Văn bản xuất hiện thẳng trong thân thư khi bạn đang nói.
Vài mẹo nhỏ giúp ích trong thực tế. Gõ tay dòng tiêu đề thay vì đọc. Tiêu đề ngắn, và những đoạn ngắn là chỗ mà việc phiên âm giọng nói dễ sai nhất. Kiểm tra lại tên người nhận bằng tay sau khi đọc chính tả xong; "Andrew" và "Andreas" nghe gần như giống nhau, kiểu gì cũng có một lần sai. Và đừng đọc chính tả phần kết thư. "Trân trọng, [tên bạn]" là một mẫu cố định. Một phím tắt hay đoạn văn bản mẫu làm xong trong một lần gõ phím.
Bản thân cửa sổ soạn thư không có nút đọc chính tả riêng. Đọc chính tả toàn hệ thống là lối duy nhất có sẵn, kể từ khi Apple gọn lại các tùy chọn menu cũ trong các phiên bản macOS gần đây.
Đọc chính tả trong Gmail trên Mac
Gmail trên trình duyệt xử lý nhập liệu bằng giọng nói theo hai cách.
Đọc chính tả hệ thống hoạt động y như trong Apple Mail. Bấm vào vùng soạn thư trong Chrome, Safari hay Firefox, kích hoạt phím tắt, rồi nói. Văn bản đi vào thân email cứ như bạn đang gõ phím.
Tính năng gõ bằng giọng nói của Google chỉ có trong Google Docs, không có trong Gmail. Cửa sổ soạn thư Gmail không có nút giọng nói tích hợp. Nếu bạn muốn một giải pháp dành riêng cho Gmail, các tiện ích mở rộng trình duyệt như Voice In hay Voicy thêm một biểu tượng micro vào thanh công cụ soạn thư mà không giới hạn thời gian. Điểm trừ là chúng chỉ chạy trong tab trình duyệt, và bạn đang giao quyền truy cập nội dung hộp thư cho thêm một tiện ích nữa. Nên cân nhắc kỹ.
Với phần lớn người dùng, đọc chính tả hệ thống là lựa chọn gọn gàng hơn. Một lần thiết lập, một phím tắt, chạy trong Gmail và mọi ứng dụng khác bạn dùng.
Đọc chính tả trong Outlook for Mac
Outlook for Mac thực ra có nút đọc chính tả riêng. Mở một tin nhắn mới, bấm vào biểu tượng Dictate trên thanh công cụ (hoặc chọn Message → Dictate trong menu), rồi bắt đầu nói. Microsoft xử lý âm thanh trên đám mây, nghĩa là độ chính xác tốt với các phiên đọc dài nhưng đòi hỏi kết nối internet.
Nút đọc chính tả của Outlook hỗ trợ tự động chấm câu và chạy được lâu hơn giới hạn 60 giây mà bạn gặp ở đọc chính tả mặc định của macOS. Đánh đổi là sự lệ thuộc. Nó chỉ hoạt động trong Outlook. Còn với Gmail, Apple Mail, Slack hay bất cứ thứ gì khác, bạn lại phải quay về đọc chính tả hệ thống hoặc một công cụ hoàn toàn khác.
Đọc chính tả thô không đủ ở đâu
Đây là phần thật lòng. Mọi công cụ đọc chính tả nói ở trên, của Apple, của Microsoft, của Google, đều cho bạn một bản phiên âm thô. Nó ghi lại đúng những gì bạn nói, từng từ một, kể cả từ đệm.
Nếu bạn nói theo cách phần lớn người ta nghĩ, bản phiên âm sẽ trông kiểu thế này:
*"thì cơ bản là cái em muốn nói là, ờm, cuộc họp thứ Sáu, à thật ra là thứ Năm, em không tham gia được vì, anh biết đấy, em có việc bận, mình lùi sang tuần sau hay gì đó được không."*
Đó không phải email có thể gửi được. Thế là bạn xóa từ đệm, sửa ngữ pháp, sắp xếp lại câu, viết lại giọng điệu. Với một email dài, bước dọn dẹp này có khi mất bằng đúng thời gian gõ tay cả bức thư.
Đây là chỗ đọc chính tả có AI làm mịn thay đổi cách tính. Ý tưởng rất rõ. Lấy cùng đoạn âm thanh đó, phiên âm, rồi viết lại thành văn bản gọn gàng và chuyên nghiệp trong một bước. Bạn nói phiên bản lộn xộn; phiên bản đã làm mịn nằm trong khay nhớ tạm. Dán vào cửa sổ soạn thư và chỉnh một lần thay vì ba lần.
Quy trình một phím cho mọi hộp thư
Voicr là một trong những ứng dụng Mac được dựng quanh ý tưởng này. Nó chạy trên thanh menu, mặc định lắng nghe phím FN làm phím kích hoạt, và hoạt động y như nhau trong mọi ứng dụng trên Mac. Quy trình như sau: 1. Bấm vào thân email. Apple Mail, Gmail, Outlook, đều được. 2. Giữ FN. 3. Nói câu trả lời một cách tự nhiên, kể cả từ đệm, đoạn nói lại và những lần đổi ý. 4. Thả FN. 5. Dán bằng Cmd+V.
Thứ rơi vào email là một phiên bản sạch sẽ, đọc lên cứ như bạn đã ngồi viết cẩn thận, chứ không phải bản phiên âm thô của những gì bạn vừa nói. Đó chính là khác biệt giữa đọc chính tả như một trò mới lạ và đọc chính tả như một cách thực sự thay thế bàn phím.
Vì phím kích hoạt chạy toàn hệ thống, thói quen bạn xây cho email cũng dùng được luôn cho tin nhắn Slack, tài liệu Notion, prompt ChatGPT và Apple Notes. Thiết lập một lần rồi quên đi.
Mẹo đọc chính tả email tốt hơn
Đọc phần thân, gõ phần còn lại
Dòng tiêu đề, tên người nhận, tên file đính kèm, URL, ngày tháng, địa chỉ, số điện thoại: gõ tay những thứ đó. Chúng ngắn, phải chính xác tuyệt đối, và đọc chính tả dễ sai nhất với loại này. Để dành giọng nói cho phần bạn thực sự đang nghĩ thành câu.
Nói thành câu hoàn chỉnh
Công cụ đọc chính tả đặt dấu câu dựa vào quãng nghỉ và ngữ điệu. Nếu bạn bỏ lửng câu giữa chừng, bản phiên âm cũng bỏ lửng theo. Hít một hơi trước mỗi câu, nói trọn vẹn, rồi mới sang câu tiếp. Bản nháp của bạn sẽ sạch sẽ thấy rõ.
Đừng cố đọc thật hoàn hảo
Nếu bạn dừng và bắt đầu lại mỗi lần lỡ lời, bạn sẽ mất gấp đôi thời gian so với gõ tay. Cứ nói trọn cả email trong một lần, lỗi tới đâu kệ tới đó. Chỉnh sửa một lần ở cuối. Với một công cụ đọc chính tả có làm mịn, bước chỉnh sửa này thường biến mất luôn.
Đọc lại trước khi gửi
Ngay cả đọc chính tả tốt nhất cũng không hoàn hảo. Từ đồng âm dễ lẫn. Số đáng lẽ là chữ số nhưng lại ra chữ. Một từ nghe giống mà bạn không để ý. Luôn đọc nhanh lại một lượt trước khi bấm gửi, nhất là với email cho khách hàng hay cấp trên.
Thử ngay với email tiếp theo
Mở hộp thư. Chọn email tiếp theo bạn còn nợ ai đó, lý tưởng là loại có một hai đoạn nội dung thực sự, chứ không phải kiểu một dòng.
Bấm vào ô soạn thư. Đặt phím tắt đọc chính tả nếu bạn chưa làm. Nói thành lời câu trả lời. Xem cảm giác nghĩ thành tiếng khác với gõ tay ra sao.
Nếu bản phiên âm thô cần dọn dẹp nhiều hơn mức bõ công, đó là lúc thử một công cụ vừa phiên âm vừa làm mịn. Với Voicr, bạn giữ FN, nói phiên bản lộn xộn của điều bạn muốn diễn đạt, thả ra, rồi dán một bản nháp sạch sẽ vào email. Nó chạy ngay trên Mac của bạn, hoạt động trong mọi ứng dụng, và biến mất khỏi đường đi ngay khi phím tắt đã sẵn sàng.
Dù chọn cách nào, hộp thư vẫn mở, luồng email vẫn trong tầm mắt, và câu trả lời được viết xong. Đó mới là điều quan trọng.