Múlt kedden azon kaptam magam, hogy egy négybekezdéses Slack-frissítést pötyögök a csapatomnak. Amikor befejeztem, ránéztem az időbélyegre. Nyolc percig tartott megírni az üzenetet.
Nyolc perc olyasmiért, amit kilencven másodperc alatt elmondtam volna. És nem is volt bonyolult üzenet. Csak egy projekt-státusz három nyitott kérdéssel.
Egy átlagember körülbelül 40 szót gépel percenként. Ugyanaz az átlagember percenként nagyjából 150 szót *beszél*. Ez 3,75-szörös különbség, és a legtöbben a munkanapjainkat a lassú oldalán töltjük. Olyan diktálási munkafolyamatot akartam, ami tényleg időt spórol, nem pedig olyat, ami több utólagos munkát ad, mint amennyit a gépelés egyébként is elvitt volna.
Miért nem működik a "csak diktálj le mindent" hozzáállás
Először a kézenfekvő lépéssel próbálkoztam. Bekapcsoltam a macOS Diktálást, és felmondtam egy teljes e-mailt. Egy összefolyó mondatokból álló bekezdést kaptam vissza, központozás nélkül, plusz három "öö"-t, amikről nem is tudtam, hogy kimondtam. Aztán hat percet töltöttem azzal, hogy átszerkesszem.
Ebbe a csapdába esik a legtöbb ember. Egyszer kipróbálod a diktálást, látod a nyers eredményt, és úgy döntesz, nem éri meg. A matek csak akkor jön ki, ha utána nem kell takarítanod.
Két út vezet ki ebből. Az első, hogy lelassítasz, tisztán artikulálsz, és hangosan kimondod a központozást. Valamennyire működik, de úgy hangzol, mint egy forgatókönyvet felolvasó robot. A második, hogy olyan eszközt használsz, ami automatikusan kipolírozza a beszédedet. Én a második mellett döntöttem. Ha kíváncsi vagy egy összehasonlításra, máshol megírtam, hogyan teljesít a Voicr az Apple beépített diktálásához képest.
A három kategória, amibe szétválogattam az írásaimat
Két hét tesztelés után rájöttem, hogy az írásaim három csoportba esnek. Az időmegtakarítás kulcsa az volt, hogy a feladatokat a megfelelő csoportba soroltam.
Csak hang. Hosszabb gondolatmenetek. Slack-frissítések, státuszjelentések, ötletelési jegyzetek, projektösszefoglalók, blogbevezetők piszkozatai. Ezek sokkal gyorsabban folynak ki a szádból, mint az ujjaidból. A nehezebb része az, hogy hozzászokj a saját hangodhoz, miközben a laptopodhoz beszélsz.
Vegyes. E-mailek, válaszok, bármi, aminek konkrét szerkezete van. A törzset lediktálom, aztán visszamegyek billentyűzettel, hogy igazítsak a nyitómondaton, kijavítsam a neveket, amiket a mesterséges intelligencia félreértett, vagy átrendezzek egy bekezdést. A hang elviszi a 80%-át, az ujjak elintézik az utolsó 20%-ot.
Csak billentyűzet. Tíz szónál rövidebb válaszok. Kód. Számok, címek, bármi, aminek pontosnak kell lennie. Jelszavak. Van egy küszöb, ami alatt a beszéd lassabb, mint a gépelés.
A napi diktálási munkafolyamatom lépésről lépésre
Így néz ki egy átlagos délelőttöm.
8:30, postaláda-átnézés. Végigfutok az e-maileken, és billentyűzettel írom az egysoros válaszokat ("Rendben", "Péntekig megoldom"). Bármire, ami legalább kétbekezdéses, lenyomok egy gombot, felmondom a választ, elengedem, beillesztem. A legtöbb válasz 20–30 másodperc alatt kész. A teljes e-mailes beállításomat lebontottam ebben a posztban az e-mailek Mac-en történő diktálásáról, ha érdekel a részletesebb verzió.
9:30, Slack-utolérés. Ugyanaz a rutin. A rövid reakciókat gépelem. A hosszabb magyarázatokat vagy státuszfrissítéseket lediktálom. A kipolírozott szöveg 5–10 másodperc alatt landol az üzenetmezőben. Itt egy Slack-specifikus útmutató.
10:30, írósáv. Itt jönnek a legnagyobb nyereségek. Akár dokumentumot, briefet vagy meetingjegyzetet írok, az első verziót szóban mondom fel. Az eredmény nem végleges. Egy 70%-os piszkozat, amit aztán szerkesztek. De 8 perc alatt megírok valamit, ami egyébként 25 percet vinne el.
Az eszköz, amit erre használok, a Voicr. Egy gomb (én az FN-t használom), beszéd, elengedés. A szöveget kipolírozza. Nincsenek töltelékszavak, összefolyó mondatok, "öö"-k. Készen kerül a vágólapra, hogy be tudd illeszteni. Ráadásul ahhoz az alkalmazáshoz igazodik, amiben vagyok: laza hangnem Slackben, formális e-mailben, sima szöveg dokumentumokban. Nem kell mód közt váltogatnom.
Az öt szokás, amitől a diktálás tényleg beépült
Bármilyen új munkafolyamat bevezetéséhez kell egy kis szándékosság. Ez az öt szokás vitt át az "olykor majd kipróbálom" fázisból a "gondolkodás nélkül csinálom" állapotba.
1. Állíts be egyetlen billentyűparancsot. Ha a diktálóeszközöd egy menüre kattintást, egy alkalmazás megnyitását vagy ablakok rendezgetését kéri, egy héten belül abbahagyod a használatát. Keress olyat, aminek globális gyorsbillentyűje van. Egy lenyomás, egy elengedés.
**2. Az *első* piszkozatot diktáld, szerkeszteni utána fogsz.** Ne akarj rögtön kifényezett szöveget diktálni. Vesd ki a nyers verziót gyorsan, aztán igazíts rajta. A "menet közben szerkesztek" reflex megöli a sebességelőnyt.
3. Olyan alkalmazásokban használd, amiket amúgy is napi szinten nyomsz. Az olyan diktálás, ami csak egy alkalmazásban működik, használhatatlan. Az enyém Slackben, Gmailben, Notionben, VS Code-kommentekben, Apple Notesban és mindenhol működik, ahol van kurzor.
4. Ne kérj bocsánatot a diktálóeszközödtől. Ha elkezdesz olyanokat mondani, hogy "bocs, hadd fogalmazzam újra", az bekerül a szövegedbe. Csak menj tovább. Tegyél úgy, mintha hangüzenetet vennél fel egy barátodnak.
5. Bízz a polírozásban. A legnagyobb fejben zajló váltás az, hogy elengeded a "minden szót kontrollálnom kell" érzést. Amint elhiszed, hogy az eszköz feltakarítja a beszédedet, abbahagyod a mondat közbeni habozást, és a sebesség nagy része pont innen jön.
Mit nem diktálok továbbra sem (és miért)
A munkafolyamat többi része attól lesz hihető, hogy őszintén kimondom a határait.
Nem diktálok kódot. Próbáltam. Megjegyzésekre és commit üzenetekre működik, de tényleges kódra nem. Több időt visz el a szimbólumnevek javítása, mint amennyit megspórolsz.
Nem diktálok érzékeny tartalmat hangosan közös terekben. Kávézók, nyitott irodák, repülők. Maradj a billentyűzetnél, vagy várd meg, amíg egyedül vagy.
Nem diktálok rövid üzeneteket. A "Kösz!" gyorsabban legépelhető. Ahogy az "Indulok" is. Ha valami körülbelül 8 szó alatt van, a billentyűzet nyer.
Nem diktálok olyat, aminek elsőre tökéletesnek kell lennie. Jogi szövegek, szerződések, ügyfélnek menő anyagok az átolvasásom nélkül. A polírozás jó, de nem hibátlan.
Az igazi matek: honnan jön a 2 óra
Hadd mutassam meg a számolást.
Egy átlagos héten nagyjából 25 000 szót írok e-mailekben, üzenetekben, dokumentumokban és jegyzetekben. 40 szó/perces gépelési sebességgel ez körülbelül 10,4 óra. Egy reális, körülbelül 110 effektív szó/perces diktálási sebességgel (a polírozás utáni szöveggel együtt) ugyanennyi mennyiség nagyjából 3,8 órát vesz igénybe.
A nyers különbség 6,5 óra. De én nem diktálok mindent. Az írásaim körülbelül 30%-a a billentyűzeten marad (rövid válaszok, kód, pontosan begépelendő dolgok). Így a valódi megtakarítás heti nagyjából 2 óra. Ez szerény szám a netes 12 órás állításokhoz képest. Évente így is 100+ óra jön össze.
Három teljes munkanapot kapok vissza. Nem rossz egy olyan szokásért, ami a beállítás után semmibe sem kerül.
Próbáld ki egy hétig ezt a diktálási munkafolyamatot
Itt a kísérlet. A következő öt munkanapon diktálj le minden olyan üzenetet, ami háromnál több mondatos. E-mail-válaszokat, Slack-frissítéseket, dokumentumpiszkozatokat, meetingjegyzeteket. Mindent, ami ennél rövidebb, tarts meg a billentyűzeten. A hét végén nézd meg, hány piszkozat-újraírás kört spóroltál meg.
Ha olyan eszközt akarsz, ami automatikusan elintézi a polírozást, hogy a beszédedből tiszta, küldhető szöveg jöjjön ki utómunka nélkül, a Voicr pont ezt csinálja Macen. Tartsd lenyomva az FN-t, beszélj, illeszd be. Az első 5000 szó havonta ingyenes, bankkártya sem kell.
Vagy kezdd a macOS beépített diktálásával, ha a szokást szeretnéd letesztelni, mielőtt bármilyen eszközhöz köteleznéd magad. Csak készülj, hogy minden körre kell majd pár plusz percet szánnod a szerkesztésre. Nem az a lényeg, melyik eszközt választod. Hanem hogy hagyod-e az ujjaidat olyan munkát végezni, amit a hangod gyorsabban elintézne.