Thứ Ba tuần trước, tôi bắt gặp chính mình đang gõ một bản cập nhật bốn đoạn trên Slack gửi cho nhóm. Khi gõ xong, tôi kiểm tra dấu thời gian. Tin nhắn mất tám phút để viết.
Tám phút cho một thứ mà tôi có thể nói ra miệng trong chín mươi giây. Mà nó cũng đâu phải tin nhắn khó. Chỉ là tình trạng dự án kèm ba câu hỏi còn bỏ ngỏ.
Người bình thường gõ khoảng 40 từ mỗi phút. Người bình thường *nói* khoảng 150 từ mỗi phút. Đó là khoảng cách 3,75 lần, và phần lớn chúng ta dành cả ngày làm việc ở phía chậm hơn của khoảng cách đó. Tôi muốn một quy trình đọc chính tả thực sự tiết kiệm thời gian, chứ không phải một quy trình tạo ra nhiều việc dọn dẹp hơn cả thời gian gõ phím tiết kiệm được.
Vì sao "cứ đọc tất cả" không có tác dụng
Điều đầu tiên tôi thử là cách hiển nhiên nhất. Tôi bật macOS Dictation và đọc nguyên một email. Cái tôi nhận lại là một đoạn văn dài lê thê, thiếu dấu câu, kèm ba từ "ờ" mà tôi không nhận ra mình đã nói. Sau đó tôi mất sáu phút để chỉnh sửa lại.
Đó là cái bẫy mà hầu hết mọi người mắc phải. Bạn thử đọc chính tả một lần, thấy kết quả thô ráp, rồi quyết định nó không đáng. Bài toán chỉ có lời nếu sau đó bạn không phải dọn dẹp.
Có hai cách để vượt qua chuyện này. Cách thứ nhất là nói chậm lại, phát âm rõ ràng và đọc dấu câu thành tiếng. Cũng tạm được, nhưng bạn sẽ nghe như một con robot đang đọc kịch bản. Cách thứ hai là dùng một công cụ tự động đánh bóng lời nói của bạn. Tôi chọn phương án hai. Nếu bạn muốn so sánh trực tiếp, tôi đã viết về Voicr so với tính năng đọc chính tả tích hợp sẵn của Apple ở một bài khác.
Ba nhóm tôi phân loại việc viết của mình
Sau hai tuần thử nghiệm, tôi nhận ra việc viết của mình rơi vào ba nhóm. Phân loại đúng nhóm cho từng việc chính là thứ khiến quy trình này thực sự tiết kiệm thời gian.
Chỉ giọng nói. Suy nghĩ dài. Cập nhật Slack, báo cáo trạng thái, ghi chú brainstorm, tóm tắt dự án, phần mở đầu cho bản nháp blog. Những thứ này tuôn ra khỏi miệng nhanh hơn ngón tay rất nhiều. Phần khó nhất là làm quen với việc nghe chính mình nói chuyện với cái laptop.
Kết hợp. Email, trả lời, bất cứ thứ gì cần một cấu trúc cụ thể. Tôi đọc phần thân, rồi quay lại với bàn phím để chỉnh câu mở đầu, sửa tên mà AI nghe nhầm, hoặc xê dịch một đoạn. Giọng nói lo 80%, ngón tay lo 20% cuối.
Chỉ bàn phím. Trả lời ngắn dưới mười từ. Code. Số, địa chỉ, bất cứ thứ gì cần chính xác. Mật khẩu. Có một ngưỡng tối thiểu mà dưới đó, nói còn chậm hơn gõ.
Quy trình đọc chính tả hàng ngày của tôi, từng bước
Đây là một buổi sáng trung bình của tôi.
8:30, dọn hộp thư. Tôi lướt email và dùng bàn phím cho các phản hồi một dòng ("Nghe ổn đấy", "Sẽ làm xong trước thứ Sáu"). Với bất cứ thứ gì dài hai đoạn trở lên, tôi giữ một phím, nói câu trả lời, thả phím, dán. Hầu hết các phản hồi xong trong 20 đến 30 giây. Tôi đã mô tả chi tiết quy trình email của mình trong bài viết về đọc chính tả email trên Mac nếu bạn muốn xem bản dài hơn.
9:30, theo dõi Slack. Cũng quy trình ấy. Phản hồi nhanh thì gõ. Giải thích dài hơn hay cập nhật trạng thái thì đọc. Đầu ra đã được đánh bóng rơi vào ô tin nhắn trong 5 đến 10 giây. Có một hướng dẫn riêng cho Slack ở đây.
10:30, khối giờ viết. Đây là nơi có thắng lợi lớn nhất. Dù tôi đang viết một tài liệu, một bản brief hay ghi chú cho cuộc họp, tôi đều đọc bản nháp đầu tiên. Đầu ra không phải bản cuối. Đó là bản nháp 70% mà tôi có thể chỉnh sửa. Nhưng tôi mất 8 phút để tạo ra cái lẽ ra phải mất 25 phút.
Công cụ tôi dùng cho việc này là Voicr. Một phím (tôi dùng FN), nói, thả. Văn bản được đánh bóng. Không từ đệm, không câu dài lê thê, không tiếng "ờ". Nó nằm sẵn trên clipboard, sẵn sàng để dán. Nó còn thích ứng với ứng dụng tôi đang dùng: giọng thân mật trên Slack, giọng trang trọng trong email, văn bản thuần trong tài liệu. Không cần chuyển chế độ.
Năm thói quen giúp việc đọc chính tả thực sự bền vững
Áp dụng bất kỳ quy trình mới nào đều cần một chút chủ ý. Năm thói quen này là thứ đưa tôi từ "đôi khi mình sẽ thử" sang "mình làm việc này mà không cần suy nghĩ".
1. Đặt một phím tắt duy nhất. Nếu công cụ đọc chính tả của bạn bắt bạn nhấp vào menu, mở ứng dụng hay loay hoay với cửa sổ, bạn sẽ bỏ dùng nó trong một tuần. Tìm công cụ có phím nóng toàn cục. Một lần nhấn, một lần thả.
**2. Đọc bản nháp *đầu tiên*, chỉnh sửa sau.** Đừng cố đọc ra một thứ đã được trau chuốt. Hãy lấy bản thô ra cho nhanh, rồi sửa. Phản xạ "vừa nói vừa biên tập" sẽ giết chết lợi thế tốc độ.
3. Dùng nó trong các ứng dụng bạn vốn đã sống trong đó. Đọc chính tả mà chỉ chạy trong một ứng dụng là vô dụng. Của tôi chạy trong Slack, Gmail, Notion, ô bình luận VS Code, Apple Notes, bất cứ nơi nào tôi có con trỏ.
4. Đừng xin lỗi công cụ đọc chính tả của bạn. Nếu bạn bắt đầu nói "xin lỗi, để tôi nói lại", câu đó sẽ chui vào văn bản. Cứ nói tiếp. Hãy giả vờ bạn đang ghi âm tin nhắn thoại cho một người bạn.
5. Tin vào khâu đánh bóng. Thay đổi tâm lý lớn nhất là buông cái suy nghĩ "mình phải kiểm soát từng chữ". Một khi bạn tin công cụ sẽ làm sạch lời nói của bạn, bạn ngừng ngập ngừng giữa câu, và đó chính là nơi phần lớn tốc độ đến từ.
Những thứ tôi vẫn không đọc chính tả (và vì sao)
Thừa nhận giới hạn một cách thành thật là thứ khiến phần còn lại của quy trình đáng tin.
Tôi không đọc chính tả code. Tôi đã thử. Nó được việc với bình luận và commit message, nhưng không được với code thật. Bạn tốn nhiều thời gian sửa tên ký hiệu hơn là tiết kiệm được.
Tôi không đọc to nội dung nhạy cảm trong không gian chung. Quán cà phê, văn phòng mở, máy bay. Hãy gõ bằng bàn phím hoặc đợi đến khi ở một mình.
Tôi không đọc chính tả tin nhắn ngắn. Gõ "Cảm ơn!" nhanh hơn. "Đang đến" cũng vậy. Nếu một tin nhắn dưới khoảng 8 từ, bàn phím thắng.
Tôi không đọc chính tả bất cứ thứ gì phải hoàn hảo ngay lần đầu. Văn bản pháp lý, hợp đồng, những thứ gửi cho khách hàng mà không có mắt tôi xem lại. Khâu đánh bóng tốt, nhưng không hoàn hảo.
Bài toán thật: 2 tiếng đó đến từ đâu
Để tôi trình bày cách tính.
Trong một tuần điển hình, tôi viết khoảng 25.000 từ trên email, tin nhắn, tài liệu và ghi chú. Ở tốc độ gõ 40 WPM, đó là khoảng 10,4 tiếng. Ở tốc độ đọc chính tả thực tế khoảng 110 WPM hiệu quả (sau khi đánh bóng), cùng khối lượng đó mất khoảng 3,8 tiếng.
Khoảng cách thô là 6,5 tiếng. Nhưng tôi không đọc chính tả mọi thứ. Khoảng 30% việc viết của tôi vẫn ở trên bàn phím (trả lời ngắn, code, nhập liệu cần chính xác). Nên khoản tiết kiệm thật rơi vào khoảng 2 tiếng mỗi tuần. Khiêm tốn so với những con số 12 tiếng mà bạn hay thấy quảng cáo. Nó vẫn cộng dồn thành hơn 100 tiếng mỗi năm.
Ba ngày làm việc trọn vẹn mà tôi giành lại được. Không tệ với một thói quen chẳng tốn gì sau khi đã thiết lập xong.
Thử quy trình đọc chính tả này trong một tuần
Đây là cách thí nghiệm. Trong năm ngày làm việc tới, hãy đọc chính tả mọi tin nhắn dài hơn ba câu. Phản hồi email, cập nhật Slack, bản nháp tài liệu, ghi chú cuộc họp. Mọi thứ ngắn hơn, cứ giữ trên bàn phím. Cuối tuần, hãy kiểm tra xem bạn đã cắt được bao nhiêu vòng nháp-rồi-viết-lại.
Nếu bạn muốn một công cụ tự lo việc đánh bóng, để lời nói của bạn ra thành văn bản sạch, gửi được mà không cần một lượt dọn dẹp, Voicr làm điều đó trên Mac. Giữ FN, nói, dán. 5.000 từ đầu tiên mỗi tháng miễn phí, không cần thẻ tín dụng.
Hoặc bắt đầu với macOS Dictation tích hợp sẵn nếu bạn muốn thử thói quen trước khi cam kết với bất kỳ công cụ nào. Chỉ cần sẵn sàng dành thêm vài phút chỉnh sửa cho mỗi lượt. Trọng tâm không phải là bạn chọn công cụ nào. Mà là bạn có để ngón tay làm công việc mà giọng nói có thể làm nhanh hơn hay không.