Förra tisdagen kom jag på mig själv med att skriva en fyra stycken lång Slack-uppdatering till mitt team. När jag var klar kollade jag tidsstämpeln. Meddelandet tog åtta minuter att skriva.
Åtta minuter för något jag kunde ha sagt högt på nittio sekunder. Och det var inte ens ett svårt meddelande. Bara en projektstatus med tre öppna frågor.
Den genomsnittliga personen skriver runt 40 ord per minut. Den genomsnittliga personen *talar* runt 150. Det är ett gap på 3,75 gånger, och de flesta av oss tillbringar arbetsdagarna på den långsamma sidan av det. Jag ville ha ett diktamensflöde som verkligen sparar tid, inte ett som skapar mer efterarbete än själva skrivandet skulle ha kostat från början.
Varför "bara diktera allt" inte funkar
Det första jag försökte var det självklara. Jag slog på macOS Dictation och pratade in ett helt mejl. Det jag fick tillbaka var ett stycke med långa, sammanlöpande meningar, saknad interpunktion och tre "öhm" jag inte ens visste att jag sagt. Sedan ägnade jag sex minuter åt att redigera det.
Det är fällan de flesta hamnar i. Du provar diktering en gång, ser den ojämna utskriften och bestämmer att det inte är värt det. Matematiken funkar bara om du slipper städa upp efteråt.
Det finns två vägar runt detta. Den första är att sakta ner, artikulera tydligt och säga interpunktionen högt. Funkar sådär, men du låter som en robot som läser upp ett manus. Den andra är att använda ett verktyg som putsar ditt tal automatiskt. Jag valde alternativ två. Om du vill ha en direkt jämförelse skrev jag om hur Voicr står sig mot Apples inbyggda diktering på ett annat ställe.
De tre kategorierna jag delade in mitt skrivande i
Efter två veckors testande insåg jag att mitt skrivande faller in i tre fack. Att sortera uppgifter i rätt fack är det som faktiskt fick det här flödet att spara tid.
Bara röst. Långt tänkande. Slack-uppdateringar, statusrapporter, brainstormanteckningar, projektsammanfattningar, utkast till blogginledningar. Det här rinner ut ur munnen mycket snabbare än ur fingrarna. Det svåraste är att vänja sig vid att höra sig själv prata med sin laptop.
Hybrid. Mejl, svar, allt som behöver en specifik struktur. Jag dikterar brödtexten och går sedan tillbaka med tangentbordet för att justera inledningen, rätta namn AI:n stavade fel, eller flytta runt ett stycke. Rösten klarar 80 %, fingrarna gör de sista 20 %.
Bara tangentbord. Korta svar under tio ord. Kod. Siffror, adresser, allt som måste vara exakt. Lösenord. Det finns en gräns under vilken det är långsammare att prata än att skriva.
Mitt dagliga diktamensflöde, steg för steg
Så här ser en vanlig förmiddag ut.
08:30, inkorgstriage. Jag skummar igenom mejl och använder tangentbordet för enradiga svar ("Låter bra", "Klart till fredag"). För allt som är två stycken eller längre håller jag in en tangent, talar in svaret, släpper och klistrar in. De flesta svar är klara på 20 till 30 sekunder. Jag gick igenom hela min mejlrutin i det här inlägget om att diktera mejl på Mac om du vill ha den längre versionen.
09:30, Slack-genomgång. Samma rutin. Snabba reaktioner skrivs. Längre förklaringar eller statusuppdateringar dikteras. Den putsade utskriften landar i meddelandefältet på 5 till 10 sekunder. Det finns en genomgång specifikt för Slack här.
10:30, skrivpass. Det är här de största vinsterna ligger. Oavsett om jag drar ihop ett dokument, en brief eller anteckningar inför ett möte, talar jag in första versionen. Utskriften är inte den slutgiltiga. Det är ett 70-procentigt utkast jag kan redigera. Men det tar mig 8 minuter att producera det som annars hade tagit 25.
Verktyget jag använder för det här är Voicr. En tangent (jag använder FN), tala, släpp. Texten putsas. Inga utfyllnadsord, inga sammanlöpande meningar, inga "öh". Den landar på urklippet, redo att klistras in. Den anpassar sig också efter vilken app jag är i: avslappnad ton i Slack, formell ton i mejl, vanlig text i dokument. Inget lägesbyte.
De fem vanorna som fick diktering att verkligen fastna
Att anamma ett nytt arbetsflöde kräver lite avsikt. De här fem vanorna är det som tog mig från "jag testar väl ibland" till "jag gör det här utan att tänka".
1. Sätt en enda tangentbordsgenväg. Om ditt diktamensverktyg kräver att du klickar på en meny, öppnar en app eller pillar med ett fönster slutar du använda det inom en vecka. Hitta ett med en global snabbtangent. En tryckning, ett släpp.
**2. Diktera *första* utkastet, redigera sedan.** Försök inte diktera något färdigputsat. Få ut råversionen snabbt och fixa den efteråt. Instinkten att "redigera medan du talar" dödar hastighetsfördelen.
3. Använd det i apparna du redan lever i. Diktering som bara funkar i en app är värdelös. Min funkar i Slack, Gmail, Notion, VS Code-kommentarer, Apple Notes, var som helst där jag har en markör.
4. Be inte ditt diktamensverktyg om ursäkt. Om du börjar säga "förlåt, jag ska omformulera" hamnar det i texten. Bara fortsätt. Låtsas att du spelar in ett röstmeddelande till en kompis.
5. Lita på putsningen. Den största mentala omställningen är att släppa kontrollen över varje ord. När du litar på att verktyget städar upp ditt tal slutar du tveka mitt i meningar, och det är där det mesta av hastigheten kommer ifrån.
Vad jag fortfarande inte dikterar (och varför)
Ärliga gränser är det som gör resten av flödet trovärdigt.
Jag dikterar inte kod. Jag försökte. Det funkar för kommentarer och commit-meddelanden, men inte för faktisk kod. Du lägger mer tid på att rätta symbolnamn än du sparar.
Jag dikterar inte känsligt innehåll högt i delade utrymmen. Kaféer, öppna kontorslandskap, flygplan. Håll det på tangentbordet eller vänta tills du är ensam.
Jag dikterar inte korta meddelanden. "Tack!" är snabbare att skriva. Likaså "På väg". Om något är under cirka 8 ord vinner tangentbordet.
Jag dikterar inte något som måste vara perfekt på första försöket. Juridiska texter, kontrakt, sådant som går till en kund utan att jag tittat på det. Putsningen är bra, men inte felfri.
Den verkliga matematiken: var de 2 timmarna kommer från
Låt mig visa uträkningen.
Under en typisk vecka skriver jag runt 25 000 ord fördelat på mejl, meddelanden, dokument och anteckningar. Vid 40 ord per minut blir det ungefär 10,4 timmar. Vid en realistisk dikteringstakt på runt 110 effektiva ord per minut (efter putsning) tar samma mängd ungefär 3,8 timmar.
Skillnaden rakt av är 6,5 timmar. Men jag dikterar inte allt. Cirka 30 % av mitt skrivande stannar på tangentbordet (korta svar, kod, exakt input). Så den verkliga besparingen landar på ungefär 2 timmar i veckan. Det är blygsamt jämfört med 12-timmarspåståendena som flyger runt. Det blir ändå mer än 100 timmar om året.
Tre hela arbetsdagar tillbaka. Inte illa för en vana som inte kostar något när du väl satt upp den.
Testa det här diktamensflödet i en vecka
Här är experimentet. Under de kommande fem arbetsdagarna ska du diktera alla meddelanden som är längre än tre meningar. Mejlsvar, Slack-uppdateringar, dokumentutkast, mötesanteckningar. Allt kortare håller du på tangentbordet. I slutet av veckan, kolla hur många av dina utkasts- och omskrivningsrundor du skar bort.
Om du vill ha ett verktyg som sköter putsningen automatiskt, så att ditt tal kommer ut som ren, skickbar text utan en städrunda, så gör Voicr det på Mac. Håll in FN, tala, klistra in. De första 5 000 orden i månaden är gratis, inget kreditkort krävs.
Eller börja med macOS inbyggda Dictation om du vill testa vanan innan du binder upp dig vid något verktyg. Var bara beredd på att lägga några extra minuter på att redigera varje pass. Poängen är inte vilket verktyg du väljer. Den är om du låter dina fingrar göra jobb som din röst kunde göra snabbare.