Je begint een Slack-bericht te typen. Na drie zinnen verwijder je de eerste. Je herformuleert je vraag. Je voegt 'gewoon' toe om het zachter te maken en haalt het er daarna weer uit. Je verandert 'kun je' in 'zou je willen'. Tegen de tijd dat je op verzenden drukt, zijn er vier minuten voorbij.
Vermenigvuldig dat met de 92 berichten die een gemiddelde kenniswerker per dag op Slack verstuurt en het sommetje wordt ongemakkelijk. Volgens onderzoek van Speakwise besteden mensen inmiddels meer dan 90 minuten per dag actief aan Slack. Een groot deel daarvan is geen lezen. Het is herschrijven.
Goed nieuws: je kunt betere Slack-berichten schrijven in ongeveer de helft van de tijd. Niet door sneller te typen. Door de volgorde van je stappen te veranderen.
Waarom je Slack-berichten zo lang duren
De bottleneck zit bijna nooit in je vingers. Hij zit op drie plekken: - Inleidende kuchjes: 'Hé, hopelijk gaat je week goed, sorry dat ik stoor, maar ik vroeg me af of je misschien op enig moment tijd zou hebben om…' - Twijfelen over de toon: het bericht drie keer overlezen om zeker te weten dat het niet bot klinkt - Structuurproblemen: de eigenlijke vraag onder de context begraven, beseffen dat de lezer hem zal missen en dan alles weer omgooien
Elk van die drie los je op met een sjabloon, niet met wilskracht. Zodra je een structuur hebt waarin je je gedachte kunt droppen, voelt opstellen niet meer als schrijven. Het voelt als een formulier invullen. Het lastige deel, bedenken wát je eigenlijk wilt zeggen, blijft hoe dan ook hetzelfde. Het trage deel verdwijnt.
De kosten zijn ook onzichtbaar. Slack-herschrijven staat niet in je agenda. Maar als een derde van die 90 dagelijkse Slack-minuten opgaat aan herformuleren, toon checken en verontschuldigende verzachters toevoegen, schuif je elke dag een half uur lang dezelfde zinnen heen en weer. Op jaarbasis is dat bijna twee volledige werkweken die je verbrandt aan formuleringen die je nooit meer terugleest.
Het Slack-sjabloon van drie regels
De meeste interne Slack-berichten zijn een van vier dingen: een vraag, een verzoek, een statusupdate of een FYI. Alle vier passen in een vorm van drie regels: 1. Context: één zin over waar het over gaat 2. De vraag of het punt: wat je echt wilt of zegt 3. Deadline of vervolgstap: wanneer je antwoord nodig hebt, of wat er hierna gebeurt
Hier is hetzelfde bericht in lange vorm en in sjabloonvorm.
Voor (110 woorden): ``` Hé Mark! Ik hoop dat je een goed weekend hebt gehad. Ik heb naar de Q2-budgetdoc zitten kijken en het viel me op dat de marketing- regel een beetje afwijkt van wat we vorige week donderdag in de planningsmeeting bespraken. Ik weet niet 100% zeker of ik het goed lees, maar het lijkt erop dat we er misschien zo'n $4k overheen zitten? Geen haast hoor, maar als je een keer tijd hebt, zou je er dan naar kunnen kijken en me laten weten wat je ervan vindt? Ik wil graag dat we op één lijn zitten vóór de leadership review volgende week. Heel erg bedankt! ```
Na (37 woorden): ``` Q2-budgetdoc — marketingregel ligt ~$4k hoger dan wat we donderdag afspraken. Kun je bevestigen of ik het goed lees? Nodig vóór de leadership review van vrijdag. ```
De tweede is korter, helderder en makkelijker om op te reageren. Hij kostte een derde van de tijd om te schrijven. De lezer kan in vijf seconden antwoorden zonder te scrollen.
Schrap de inleidende kuchjes
De meeste Slack-berichten beginnen met een opwarmzinnetje dat je gewoon kunt verwijderen. Er gaat niets waardevols verloren. Een paar veelvoorkomende: - 'Ik wilde even checken hoe het zit met…' - 'Sorry dat ik je lastigval, maar…' - 'Korte vraag:' - 'Hoop dat het goed met je gaat' - 'Als je heel even tijd hebt…' - 'Ik dacht eigenlijk dat misschien…'
Deze voegen geen informatie toe. Erger nog, ze duwen je eigenlijke punt onder de vouw op mobiel, zodat de lezer 'Hé, sorry dat ik stoor…' in zijn notificatie ziet en moet doortikken om te ontdekken wat je wilt.
Als je bang bent dat het kortaf klinkt, doet een 👋 aan het begin van het bericht hetzelfde sociale werk in één teken. Daarna ga je direct ter zake.
Schrijf voor scanners, niet voor lezers
Niemand leest Slack zoals een boek. Mensen scannen. Je opmaak moet daarbij helpen:
- Maak de vraag vet. Als er één ding is dat de lezer moet doen, markeer het. Hij vindt het zonder de rest te ontleden. - Gebruik bullets bij meer dan twee punten. Lappen tekst worden gescand en het derde punt wordt gemist. - Gebruik datums, geen relatieve tijd. 'Vrijdag' is dubbelzinnig over tijdzones heen; 'vr 29 mei EOD CET' niet. - Zet getallen in cijfers. '$4k' scant sneller dan 'ongeveer vierduizend dollar'. - Begin met het onderwerp. 'Q2-budgetdoc — ' of 'Onboarding-flow — ' vertelt de lezer in welk hokje dit valt voordat hij één woord leest.
Als je bericht langer is dan drie regels, heb je vrijwel zeker een thread, een lijst of een document nodig, geen langere alinea. Slacks eigen richtlijnen zeggen iets vergelijkbaars: alles wat over drie regels heen loopt, vraagt om structuur.
Spreek je eerste versie uit, typ hem niet
Hier komt het deel dat de meeste productiviteitsgidsen overslaan. Je spreeksnelheid is ongeveer 150 woorden per minuut. Je typsnelheid zit dichter bij 40. Dat is ongeveer 3,75x verschil, bevestigd in meerdere onderzoeken.
Het haakje: *ruwe* dictatie leest als een transcript: 'eh, dus, ja, kun je, uhm, even naar de budgetdoc kijken, de marketingregel, ik denk dat hij eraf is met, hmm, misschien vierduizend?' Dat zou je nooit versturen. Dus de meeste mensen geven na één poging op met voice voor Slack en gaan weer typen.
De oplossing is een tool gebruiken die de transcriptie polijst voordat hij op je klembord belandt. Op een Mac doet Voicr dit. Houd FN ingedrukt, spreek je rommelige gedachte hardop uit, laat los en er verschijnt schone tekst die je direct kunt plakken. Het dicteren wordt de *eerste versie*; het polijsten gebeurt automatisch. Je slaat de herschrijfstap over.
Je kunt de Smart Rules van Voicr ook zo instellen dat berichten die je in Slack dicteert er los en kort uitkomen, terwijl berichten die je in je mail-app dicteert juist formeler uitkomen. Geen handmatig omschakelen. Dat is het deel dat je opsteltijd echt halveert: de eerste versie is goed genoeg om te versturen.
Gebruik threads, dan hoef je je later niet te verontschuldigen
Snelheid gaat niet alleen over het bericht dat je nu schrijft. Het gaat ook over de berichten die je niet hoeft te sturen omdat het kanaal opgeruimd blijft.
Twee thread-gewoontes die iedereen tijd besparen: - Antwoord in een thread, niet in het kanaal. Zijgesprekken in het hoofdkanaal dwingen iedereen om te muten, te scrollen of van context te wisselen. - Gebruik emoji-reacties voor bevestigingen. Een 👀 zegt 'gezien, ik ben ermee bezig'. Een ✅ zegt 'klaar'. Beide vervangen een volledig bericht én een vervolgnotificatie.
Een derde gewoonte, minder bekend maar de moeite waard: als een thread die je start toch belangrijk blijkt voor het hele kanaal, vink dan 'Ook naar kanaal sturen' aan bij de *samenvatting*, niet bij de heen-en-weergesprekken. Kanaalleden krijgen de conclusie; de discussie blijft in de thread.
Voor meer over de workflow zelf: Dicteer in elke Mac-app met één toetsaanslag loopt het spiergeheugen door dat dit vanzelfsprekend maakt.
Vijf Slack-sjablonen die je mag jatten
Deze dekken grofweg 80% van alle interne Slack-berichten. Sla ze op als tekstsnippets en je stuurt de meeste berichten in minder dan 20 seconden.
Pas de bewoording aan op de stem van je team. De vormen blijven; de woorden zijn van jou. Als je team Slack-canvases gebruikt voor langere updates, werken dezelfde sjablonen daar ook, met één extra regel bovenaan voor de kop.
1. Het verzoek
``` [Project] — nodig: [iets]. [Eén regel context indien nodig.] Vóór [datum]. ```
2. De statusupdate
``` Update [project]: ✅ Klaar — [item] 🟡 Loopt — [item] 🔴 Geblokkeerd op — [item / wie] ```
3. De asynchrone vraag
``` Vraag over [onderwerp]: [de eigenlijke vraag, eindigend op ?] Context: [één regel waarom je het vraagt] Geen haast — antwoord vóór [datum] is prima. ```
4. De beslissings-FYI
``` FYI — we hebben besloten [de beslissing]. Waarom: [één regel] Wat verandert er voor jou: [één regel, of 'niets'] ```
5. Het 'ik ben het er niet mee eens'-antwoord
``` Ik wil hier even tegenin gaan — [het punt waar je het niet mee eens bent]. Reden: [één of twee regels] Voorstel in plaats daarvan: [alternatief] Meer dan welkom om er even over te bellen als dat makkelijker is. ```
Hoe je het in de praktijk brengt
Als je deze week maar één ding verandert, verander dan dit: voor je je volgende Slack-bericht typt, spreek het één keer hardop uit. Luister hoe lang het duurt. De versie die je uitspreekt is bijna altijd korter, helderder en minder angstig dan de versie die je typt.
Maak daar dan je echte workflow van. Houd een toets ingedrukt, spreek het bericht uit, plak de gepolijste versie. Voicr doet de hele cyclus in zo'n drie seconden op een Mac, en de tool past de toon aan voor Slack, mail of docs op basis van de app waarin je zit. Als je 90 minuten per dag in Slack zit, is dat terugbrengen naar 45 een echte verandering, geen belofte uit een productiviteitsblog.
Begin met één kanaal. Eén dag. Let op hoe vaak je een zin opnieuw geschreven zou hebben en het niet hoefde. Dat is de helft die je terugkrijgt.