Du begynner å skrive en Slack-melding. Tre setninger inn sletter du den første. Du formulerer spørsmålet på nytt. Du legger til «bare» for å mykne det opp, og fjerner «bare» igjen. Du bytter ut «kan du» med «hadde du hatt mulighet til». Når du endelig trykker send, har det gått fire minutter.
Gang det med de 92 meldingene en gjennomsnittlig kunnskapsarbeider sender per dag på Slack, og regnestykket blir ubehagelig. Ifølge undersøkelser fra Speakwise bruker folk nå over 90 minutter om dagen aktivt på Slack. Mye av den tiden går ikke til å lese. Den går til å skrive om.
Gode nyheter: du kan skrive bedre Slack-meldinger på omtrent halve tiden. Ikke ved å taste raskere. Ved å bytte om på rekkefølgen.
Hvorfor Slack-meldingene dine tar så lang tid
Flaskehalsen ligger nesten aldri i fingrene dine. Den ligger tre steder: - Innledningskremting: «Hei, håper uka di går bra, beklager at jeg forstyrrer, men jeg lurte på om du kanskje hadde tid på et tidspunkt til å …» - Tone-grubling: lese gjennom meldingen tre ganger for å være sikker på at den ikke høres uhøflig ut - Strukturell drift: begrave det egentlige spørsmålet under kontekst, så innse at leseren vil overse det, og så stokke om
Alle tre kan løses med en mal, ikke med viljestyrke. Når du har en struktur å slippe tanken inn i, slutter det å føles som å skrive. Det føles som å fylle ut et skjema. Den vanskelige delen, å finne ut hva du faktisk vil si, er den samme uansett. Den trege delen forsvinner.
Kostnaden er også usynlig. Slack-omskriving dukker ikke opp i kalenderen. Men hvis en tredjedel av de 90 daglige Slack-minuttene går til å formulere på nytt, sjekke tonen og legge til unnskyldende dempere, så er det en halvtime hver dag som går med til å flytte rundt på de samme setningene. Over et år blir det nesten to fulle arbeidsuker brent på formuleringer du aldri kommer til å lese igjen.
Slack-malen på tre linjer
De fleste interne Slack-meldinger er én av fire ting: et spørsmål, en forespørsel, en statusoppdatering eller en orientering. Alle fire passer inn i en tre-linjers form: 1. Kontekst: én setning om hva dette handler om 2. Spørsmålet eller poenget: hva du faktisk vil eller sier 3. Frist eller neste steg: når du trenger svar, eller hva som skjer videre
Her er samme melding i lang form og som mal.
Før (110 ord): ``` Hei Mark! Håper du hadde en fin helg. Jeg har sittet og sett på Q2-budsjettdokumentet og la merke til at markedsføringsposten ser ut til å være litt på siden av det vi diskuterte i planleggings- møtet sist torsdag. Jeg er ikke 100 % sikker på om jeg leser det rett, men det ser ut til at vi kanskje er over med rundt 4k? Uansett, ingen hast i det hele tatt, men når du får tid, kunne du tatt en kikk og sagt fra hva du tenker? Jeg vil bare være sikker på at vi er samkjørte før ledelsesgjennomgangen neste uke. Tusen takk! ```
Etter (37 ord): ``` Q2-budsjett — markedsføringsposten ligger ~4k høyere enn det vi ble enige om torsdag. Kan du bekrefte at jeg leser riktig? Trenger det før ledelsesgjennomgangen på fredag. ```
Den andre er kortere, klarere og enklere å handle på. Den tok en tredjedel av tiden å skrive. Leseren kan svare på fem sekunder uten å scrolle.
Kutt innledningskremtingen
De fleste Slack-meldinger starter med en oppvarmingsfrase du like gjerne kan slette. Ingenting av verdi går tapt. Noen vanlige: - «Ville bare høre hvordan det går med …» - «Beklager at jeg plager, men …» - «Kjapt spørsmål:» - «Håper alt står bra til» - «Hvis du har et sekund …» - «Jeg tenkte kanskje …»
Disse legger ikke til informasjon. Verre, de skyver det egentlige poenget under skjermkanten på mobil, så leseren ser «Hei, beklager at jeg forstyrrer …» i varselet og må trykke seg gjennom for å finne ut hva du vil.
Hvis du er redd for å virke brå, gjør en 👋 emoji i starten av meldingen den samme sosiale jobben på ett tegn. Så går du rett på sak.
Formater for skimming, ikke for lesing
Ingen leser Slack slik man leser en bok. Folk skummer. Formateringen bør hjelpe på det:
- Marker spørsmålet i fet skrift. Hvis det er én ting leseren må gjøre, så fremhev det. Da finner de det uten å parse resten. - Bruk punktlister når du har mer enn to poenger. Tekstvegger blir skummet, og det tredje poenget blir oversett. - Bruk datoer, ikke relativ tid. «Fredag» er tvetydig på tvers av tidssoner; «fre 29. mai EOD CET» er ikke det. - Skriv tall som siffer. «4k» skummes raskere enn «omtrent fire tusen». - Start med substantivet. «Q2-budsjett — » eller «Onboarding-flyt — » forteller leseren hvilken bøtte dette hører til i før de har lest et ord.
Hvis meldingen din strekker seg utover tre linjer, trenger den nesten helt sikkert en tråd, en liste eller et dokument, ikke et lengre avsnitt. Slacks egne råd sier noe lignende: alt som flyter ut over tre linjer trenger struktur.
Snakk det første utkastet, ikke tast det
Her er delen de fleste produktivitetsguider hopper over. Snakkehastigheten din er omtrent 150 ord per minutt. Tastehastigheten din ligger nærmere 40. Det er et gap på ~3,75x, bekreftet på tvers av flere studier.
Haken er at *rå* diktering leses som et transkript: «eh, så, liksom, kan du, øh, ta en titt på budsjettet, markedsføringslinja, jeg tror den er feil med, hmm, kanskje fire tusen?» Det ville du aldri sendt. Så de fleste gir opp stemmen til Slack etter ett forsøk og går tilbake til tastaturet.
Løsningen er å bruke et verktøy som pusser opp transkripsjonen før den havner på utklippstavlen. Hvis du er på en Mac, gjør Voicr nettopp dette. Hold FN, si den rotete tanken høyt, slipp, og ren tekst dukker opp klar til å limes inn. Dikteringen blir *førsteutkastet*; finpussen skjer automatisk. Du hopper over omskrivingstrinnet.
Du kan også sette opp Voicrs Smart Rules slik at meldinger diktert inne i Slack kommer ut uformelle og korte, mens meldinger diktert i e-postappen din kommer ut mer formelle. Ingen manuell veksling. Det er den biten som faktisk halverer skrivetiden: førsteutkastet er godt nok til å sendes.
Bruk tråder så du slipper å beklage etterpå
Hastighet handler ikke bare om meldingen du skriver. Det handler om meldingene du slipper å sende fordi kanalen holdes ryddig.
To trådvaner som sparer alle tid: - Svar i en tråd, ikke i kanalen. Sidesamtaler i hovedkanalen tvinger alle til å dempe varsler, scrolle eller bytte kontekst. - Bruk emoji-reaksjoner til kvitteringer. Et 👀 sier «jeg har sett dette, jobber med saken». Et ✅ sier «ferdig». Begge erstatter en hel melding og et oppfølgingsvarsel.
En tredje vane, mindre kjent men verdt å stjele: når du starter en tråd som viser seg å være viktig for hele kanalen, kryss av for «Også send til kanalen» på *oppsummerings*-svaret, ikke på frem-og-tilbake-prat. Kanalmedlemmer får konklusjonen; tråden holder på diskusjonen.
For mer om selve arbeidsflyten går Dikter i hvilken som helst Mac-app med ett tastetrykk gjennom musklehukommelsen som får dette til å føles automatisk.
Fem Slack-maler du kan stjele
Disse dekker omtrent 80 % av interne Slack-meldinger. Lagre dem som tekstsnutter, så sender du de fleste meldingene på under 20 sekunder.
Tilpass ordvalget til teamets stemme. Formen holder; ordene er dine. Hvis teamet ditt bruker Slack-canvaser til lengre oppdateringer, fungerer de samme malene der med én ekstra linje på toppen for overskriften.
1. Forespørselen
``` [Prosjekt] — trenger [ting]. [Én linje kontekst hvis nødvendig.] Innen [dato]. ```
2. Statusoppdateringen
``` [Prosjekt]-oppdatering: ✅ Ferdig — [punkt] 🟡 Pågår — [punkt] 🔴 Blokkert på — [punkt / hvem] ```
3. Det asynkrone spørsmålet
``` Spørsmål om [tema]: [det egentlige spørsmålet, som ender med ?] Kontekst: [én linje om hvorfor du spør] Ingen hast — svar innen [dato] er greit. ```
4. Beslutnings-FYI-en
``` FYI — vi har bestemt [beslutningen]. Hvorfor: [én linje] Hva det endrer for deg: [én linje, eller «ingenting»] ```
5. «Jeg er uenig»-svaret
``` Vil utfordre dette — [det du er uenig i]. Grunn: [én eller to linjer] Foreslår i stedet: [alternativ] Gjerne et raskt møte hvis det er enklere. ```
Sett det ut i livet
Hvis du bare endrer én ting denne uka, endre dette: før du taster neste Slack-melding, si den høyt én gang. Lytt til hvor lang tid det tar. Versjonen du sier er nesten alltid kortere, klarere og mindre engstelig enn versjonen du taster.
Så gjør det til den faktiske arbeidsflyten. Hold en tast, si meldingen, lim inn den finpussede versjonen. Voicr gjør hele runden på rundt tre sekunder på en Mac, og bytter tone for Slack vs. e-post vs. dokumenter basert på hvilken app du er i. Hvis du bruker 90 minutter om dagen i Slack, er det å få det ned til 45 en reell endring, ikke et produktivitetsblogg-løfte.
Start med én kanal. Én dag. Legg merke til hvor mange ganger du ville ha skrevet om en setning, men slapp. Det er halvparten du fikk tilbake.