आप एक Slack मैसेज टाइप करना शुरू करते हैं। तीन वाक्य बाद, पहले वाले को मिटा देते हैं। रिक्वेस्ट को दोबारा लिखते हैं। उसे नर्म करने के लिए "बस" जोड़ते हैं, फिर "बस" हटा देते हैं। "क्या आप कर सकते हैं" को "क्या आपको ऐतराज़ होगा" में बदल देते हैं। जब तक भेजते हैं, चार मिनट बीत चुके होते हैं।
इसे एक औसत नॉलेज वर्कर के Slack पर रोज़ भेजे जाने वाले 92 मैसेज से गुणा करें, और गणित असहज हो जाता है। Speakwise की रिसर्च के अनुसार, लोग अब हर दिन 90 मिनट से ज़्यादा सक्रिय रूप से Slack पर बिताते हैं। उस समय का बहुत हिस्सा पढ़ना नहीं है। दोबारा लिखना है।
अच्छी खबर: आप करीब आधे समय में बेहतर Slack मैसेज लिख सकते हैं। तेज़ टाइप करके नहीं। काम करने के क्रम को बदलकर।
आपके Slack मैसेज में इतना समय क्यों लगता है
बॉटलनेक आपकी उंगलियों में लगभग कभी नहीं होती। यह तीन जगहों पर रहती है: - गला साफ़ करना: "हाय, आशा है आपका हफ़्ता अच्छा जा रहा है, परेशान करने के लिए माफ़ी, लेकिन मैं सोच रहा था कि शायद आपके पास कभी समय हो तो…" - टोन पर दोबारा संदेह: यह सुनिश्चित करने के लिए मैसेज को तीन बार पढ़ना कि वह रूखा न लगे - स्ट्रक्चरल बहाव: असली बात को संदर्भ के नीचे दबा देना, फिर एहसास होना कि पाठक उसे चूक जाएगा, फिर सब कुछ फिर से व्यवस्थित करना
इनमें से हर एक को इच्छाशक्ति से नहीं, टेम्पलेट से ठीक किया जा सकता है। जब आपके पास अपनी सोच डालने के लिए एक स्ट्रक्चर हो, तो ड्राफ़्ट करना लिखना नहीं लगता। एक फॉर्म भरने जैसा लगता है। मुश्किल हिस्सा, यह तय करना कि आप वास्तव में क्या कहना चाहते हैं, दोनों ही तरह से एक जैसा रहता है। धीमा हिस्सा गायब हो जाता है।
इसकी लागत भी अदृश्य है। आप अपने कैलेंडर पर Slack-दोबारा-लिखना नहीं देखेंगे। लेकिन अगर रोज़ के 90 Slack मिनटों का एक तिहाई हिस्सा शब्द बदलने, टोन जाँचने और माफ़ी जैसे शब्द जोड़ने में जाता है, तो यह हर दिन आधा घंटा है जो एक ही वाक्यों को इधर-उधर करने में जा रहा है। साल भर में, यह उन वाक्यांशों पर लगभग दो पूरे काम के हफ़्ते जलाने के बराबर है जिन्हें आप कभी दोबारा नहीं पढ़ेंगे।
3-लाइन Slack मैसेज टेम्पलेट
ज़्यादातर इंटरनल Slack मैसेज चार चीज़ों में से एक होते हैं: एक सवाल, एक रिक्वेस्ट, एक स्टेटस अपडेट, या एक FYI। चारों एक तीन-लाइन के आकार में फ़िट होते हैं: 1. संदर्भ: एक वाक्य कि यह किस बारे में है 2. रिक्वेस्ट या मुख्य बात: आप वास्तव में क्या चाहते हैं या क्या कह रहे हैं 3. डेडलाइन या अगला कदम: आपको जवाब कब चाहिए, या आगे क्या होगा
यहाँ वही मैसेज लंबे रूप में और टेम्पलेट रूप में है।
पहले (110 शब्द): ``` हाय Mark! आशा है वीकेंड अच्छा रहा। तो मैं Q2 बजट डॉक देख रहा था और मैंने नोटिस किया कि मार्केटिंग लाइन आइटम पिछले गुरुवार की प्लानिंग मीटिंग में हमने जो चर्चा की थी उससे थोड़ी अलग लग रही है। मैं 100% श्योर नहीं हूँ कि मैं इसे सही पढ़ रहा हूँ लेकिन ऐसा लगता है कि हम शायद $4k या उससे ज़्यादा ऊपर हो सकते हैं? वैसे, बिल्कुल जल्दी नहीं है, लेकिन जब भी मौका मिले, क्या आप एक नज़र डालकर बता सकते हैं कि आप क्या सोचते हैं? मैं सुनिश्चित करना चाहता हूँ कि अगले हफ़्ते के लीडरशिप रिव्यू से पहले हम एक पेज पर हों। बहुत-बहुत धन्यवाद! ```
बाद में (37 शब्द): ``` Q2 बजट डॉक — मार्केटिंग लाइन गुरुवार को तय की गई राशि से ~$4k ज़्यादा है। क्या आप कन्फ़र्म कर सकते हैं कि मैं सही पढ़ रहा हूँ? शुक्रवार के लीडरशिप रिव्यू से पहले चाहिए। ```
दूसरा छोटा, साफ़ और काम करने में आसान है। इसे लिखने में एक तिहाई समय लगा। पाठक स्क्रॉल किए बिना पाँच सेकंड में जवाब दे सकता है।
गला साफ़ करना बंद करें
ज़्यादातर Slack मैसेज एक वार्म-अप वाक्यांश से शुरू होते हैं जिसे आप मिटा सकते हैं। कुछ भी मूल्यवान नहीं खोता। कुछ आम वाक्यांश: - "बस यह पूछना चाहता था कि…" - "परेशान करने के लिए माफ़ी, लेकिन…" - "एक छोटा सा सवाल:" - "उम्मीद है आप अच्छे होंगे" - "अगर एक सेकंड हो तो…" - "मैं सोच रहा था कि शायद…"
ये कोई जानकारी नहीं जोड़ते। बल्कि, ये आपकी असली बात को मोबाइल पर फ़ोल्ड के नीचे धकेल देते हैं, इसलिए पाठक को नोटिफ़िकेशन में "हाय, परेशान करने के लिए माफ़ी…" दिखता है और उसे यह जानने के लिए टैप करना पड़ता है कि आप क्या चाहते हैं।
अगर आप रूखे लगने को लेकर चिंतित हैं, तो मैसेज की शुरुआत में एक 👋 इमोजी एक ही कैरेक्टर में वही सामाजिक काम कर देता है। फिर सीधे बात पर आ जाएँ।
स्कैन करने वालों के लिए फ़ॉर्मेट करें, पढ़ने वालों के लिए नहीं
कोई भी Slack को किताब की तरह नहीं पढ़ता। लोग स्कैन करते हैं। आपकी फ़ॉर्मेटिंग को इसमें मदद करनी चाहिए:
- रिक्वेस्ट को बोल्ड करें। अगर पाठक को एक काम करना है, तो उसे चिह्नित करें। वे बाकी सब पढ़े बिना उसे ढूँढ लेंगे। - जब दो से ज़्यादा बातें हों, बुलेट का इस्तेमाल करें। टेक्स्ट की दीवारें स्किम कर ली जाती हैं और तीसरी बात छूट जाती है। - तारीख़ें इस्तेमाल करें, सापेक्ष समय नहीं। "शुक्रवार" टाइम ज़ोन में अस्पष्ट है; "Fri May 29 EOD CET" नहीं है। - संख्याओं को अंकों में रखें। "$4k" "लगभग चार हज़ार डॉलर" से तेज़ स्कैन होता है। - संज्ञा से शुरू करें। "Q2 बजट डॉक — " या "ऑनबोर्डिंग फ़्लो — " पाठक को एक शब्द पढ़ने से पहले बता देता है कि यह किस बकेट में है।
अगर आपका मैसेज तीन लाइनों से ज़्यादा का हो जाता है, तो आपको लगभग निश्चित रूप से एक थ्रेड, एक लिस्ट या एक डॉक चाहिए, न कि एक लंबा पैराग्राफ़। Slack का अपना गाइडेंस कुछ ऐसा ही कहता है: तीन लाइनों से ज़्यादा फैलने वाली कोई भी चीज़ स्ट्रक्चर माँगती है।
पहला ड्राफ़्ट बोलें, टाइप न करें
यहाँ वह हिस्सा है जिसे ज़्यादातर प्रोडक्टिविटी गाइड छोड़ देते हैं। आपकी बोलने की गति लगभग 150 शब्द प्रति मिनट है। आपकी टाइपिंग की गति 40 के करीब है। यह करीब 3.75 गुना का अंतर है, जिसकी पुष्टि कई अध्ययनों में हुई है।
अड़चन यह है कि *कच्चा* डिक्टेशन एक ट्रांसक्रिप्ट की तरह पढ़ा जाता है: "उम, तो, जैसे, क्या आप, उह, बजट डॉक पर एक नज़र डाल सकते हैं, मार्केटिंग लाइन, मुझे लगता है यह गलत है, हम्म, शायद चार हज़ार से?" आप ऐसा कभी नहीं भेजेंगे। इसलिए ज़्यादातर लोग एक कोशिश के बाद Slack के लिए वॉइस छोड़ देते हैं और टाइपिंग पर लौट जाते हैं।
इसका हल एक ऐसा टूल इस्तेमाल करना है जो ट्रांसक्रिप्शन को आपके क्लिपबोर्ड पर आने से पहले पॉलिश कर दे। अगर आप Mac पर हैं, तो Voicr यही करता है। FN दबाए रखें, अपनी बिखरी हुई सोच ज़ोर से बोलें, छोड़ दें, और साफ़ टेक्स्ट पेस्ट करने के लिए तैयार दिखता है। डिक्टेशन *पहला ड्राफ़्ट* बन जाता है; पॉलिशिंग अपने आप हो जाती है। आप दोबारा लिखने का कदम छोड़ देते हैं।
आप Voicr के Smart Rules भी सेट कर सकते हैं ताकि Slack के अंदर डिक्टेट किए गए मैसेज कैज़ुअल और छोटे आएँ, जबकि आपकी ईमेल ऐप में डिक्टेट किए गए मैसेज ज़्यादा औपचारिक आएँ। कोई मैनुअल टॉगलिंग नहीं। यही वह हिस्सा है जो वास्तव में आपके ड्राफ़्टिंग समय को आधा कर देता है: पहला ड्राफ़्ट भेजने लायक होता है।
थ्रेड्स का इस्तेमाल करें ताकि बाद में माफ़ी न माँगनी पड़े
गति केवल उस मैसेज के बारे में नहीं है जो आप लिख रहे हैं। यह उन मैसेजों के बारे में है जो आपको भेजने नहीं पड़ते क्योंकि चैनल साफ़-सुथरा रहता है।
दो थ्रेड आदतें जो सबका समय बचाती हैं: - चैनल में नहीं, थ्रेड में जवाब दें। मुख्य चैनल में साइड बातचीत सबको म्यूट करने, स्क्रॉल करने या कॉन्टेक्स्ट-स्विच करने पर मजबूर करती है। - स्वीकृति के लिए इमोजी रिएक्शन का इस्तेमाल करें। एक 👀 कहता है "मैंने देख लिया है, कर रहा हूँ।" एक ✅ कहता है "हो गया।" दोनों एक पूरे मैसेज और एक फ़ॉलो-अप नोटिफ़िकेशन की जगह ले लेते हैं।
एक तीसरी आदत, कम मशहूर लेकिन अपनाने लायक: जब आप एक थ्रेड शुरू करें जो पूरे चैनल के लिए मायने रखने लगे, तो *सारांश* जवाब के लिए "Also send to channel" बॉक्स पर निशान लगाएँ, बहस के लिए नहीं। चैनल के सदस्यों को निष्कर्ष मिलता है; थ्रेड बहस को रखती है।
वर्कफ़्लो के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Dictate in any Mac app with one keystroke उस मसल मेमोरी से गुज़ारता है जो इसे अपने आप होने वाला महसूस कराती है।
पाँच Slack टेम्पलेट जो आप चुरा सकते हैं
ये करीब 80% इंटरनल Slack मैसेज को कवर करते हैं। इन्हें टेक्स्ट स्निपेट के रूप में सेव करें और आप ज़्यादातर मैसेज 20 सेकंड से कम में भेज देंगे।
शब्दों को अपनी टीम की आवाज़ के हिसाब से ढाल लें। आकार वही रहते हैं; शब्द आपके हैं। अगर आपकी टीम लंबे अपडेट के लिए Slack कैनवस इस्तेमाल करती है, तो वही टेम्पलेट वहाँ भी काम करते हैं, बस ऊपर हेडलाइन के लिए एक अतिरिक्त लाइन के साथ।
1. रिक्वेस्ट
``` [प्रोजेक्ट] — [चीज़] चाहिए। [अगर ज़रूरी हो तो संदर्भ की एक लाइन।] [तारीख़] तक। ```
2. स्टेटस अपडेट
``` [प्रोजेक्ट] अपडेट: ✅ हो गया — [आइटम] 🟡 चल रहा है — [आइटम] 🔴 अटका है — [आइटम / कौन] ```
3. एसिंक सवाल
``` [विषय] पर सवाल: [असली सवाल, ? के साथ ख़त्म] संदर्भ: [आप क्यों पूछ रहे हैं, एक लाइन में] जल्दी नहीं — [तारीख़] तक जवाब ठीक है। ```
4. निर्णय FYI
``` FYI — हमने [निर्णय] लिया है। क्यों: [एक लाइन] आपके लिए क्या बदलता है: [एक लाइन, या "कुछ नहीं"] ```
5. "मैं असहमत हूँ" जवाब
``` इस पर पुशबैक कर रहा हूँ — [जिस बात से असहमत हैं]। कारण: [एक या दो लाइन] इसके बजाय प्रस्ताव: [विकल्प] अगर आसान हो तो कॉल पर आने में खुशी होगी। ```
इसे अमल में लाना
अगर आप इस हफ़्ते केवल एक चीज़ बदलते हैं, तो इसे बदलें: अपना अगला Slack मैसेज टाइप करने से पहले, उसे एक बार ज़ोर से बोलें। सुनें कि उसमें कितना समय लगता है। जो वर्ज़न आप बोलते हैं वह लगभग हमेशा उस वर्ज़न से छोटा, साफ़ और कम चिंतित होता है जो आप टाइप करते हैं।
फिर इसे असली वर्कफ़्लो बना लें। एक की दबाएँ, मैसेज बोलें, पॉलिश किया हुआ वर्ज़न पेस्ट करें। Voicr Mac पर पूरा लूप करीब तीन सेकंड में करता है, और यह इस आधार पर Slack बनाम ईमेल बनाम डॉक्स के लिए टोन बदलता है कि आप किस ऐप में हैं। अगर आप रोज़ Slack पर 90 मिनट बिताते हैं, तो उसे 45 तक लाना एक असली बदलाव है, कोई प्रोडक्टिविटी-ब्लॉग का वादा नहीं।
एक चैनल से शुरू करें। एक दिन। ध्यान दें कि कितनी बार आप एक वाक्य दोबारा लिखते, लेकिन ऐसा करने की ज़रूरत नहीं पड़ी। यही वह आधा हिस्सा है जो आपको वापस मिला।