Alat kirjoittaa Slack-viestiä. Kolmen lauseen jälkeen poistat ensimmäisen. Muotoilet pyynnön uudelleen. Lisäät pehmentäväksi sanan ”vain” ja otat sen sitten pois. Vaihdat ”voitko” muotoon ”olisiko sinulla mahdollisuutta”. Kun vihdoin painat lähetä, neljä minuuttia on mennyt.
Kerro tämä 92:lla viestillä, jotka tietotyöläinen keskimäärin lähettää Slackissa päivässä, ja matematiikka alkaa tuntua epämukavalta. Speakwisen tutkimuksen mukaan ihmiset käyttävät nykyään yli 90 minuuttia päivässä aktiivisesti Slackissa. Suuri osa siitä ajasta ei kulu lukemiseen. Se kuluu uudelleenkirjoittamiseen.
Hyvä uutinen: voit kirjoittaa parempia Slack-viestejä noin puolessa ajassa. Et nopeuttamalla kirjoitusta, vaan vaihtamalla järjestystä, jossa teet asioita.
Miksi Slack-viesteihisi kuluu niin paljon aikaa
Pullonkaula ei lähes koskaan ole sormissasi. Se on kolmessa muussa paikassa: - Turhat alustukset: ”Hei, toivottavasti viikkosi sujuu hyvin, anteeksi häiriö, mutta mietin, että olisiko sinulla joskus mahdollisesti aikaa…” - Sävyn arvuuttelu: viesti luetaan kolmesti, jottei se kuulosta tylyltä - Rakenteen lipsuminen: varsinainen pyyntö hautautuu taustatietojen alle, sitten tajuat että lukija ei huomaa sitä, ja järjestelet kaiken uudelleen
Jokainen näistä korjataan pohjalla, ei tahdonvoimalla. Kun sinulla on valmis rakenne, johon ajatuksen voi pudottaa, luonnostelu lakkaa tuntumasta kirjoittamiselta. Se tuntuu lomakkeen täyttämiseltä. Vaikein osa eli sen miettiminen, mitä oikeasti haluat sanoa, on yhtä työläs joka tavalla. Hidas osa katoaa.
Hinta on myös näkymätön. Et näe Slack-viestien uudelleenkirjoittamista kalenterissasi. Mutta jos kolmasosa noista päivittäisestä 90 Slack-minuutista kuluu sanavalintojen miettimiseen, sävyn tarkistamiseen ja anteeksipyytelyjen lisäämiseen, se on puoli tuntia päivässä samojen lauseiden siirtelyä. Vuoden aikana siitä kertyy lähes kaksi täyttä työviikkoa, jotka palavat muotoiluihin, joita kukaan ei lue uudelleen.
Kolmen rivin Slack-viestin pohja
Useimmat sisäiset Slack-viestit ovat yhtä neljästä asiasta: kysymys, pyyntö, tilannepäivitys tai tiedoksianto. Kaikki neljä mahtuvat kolmen rivin muotoon: 1. Konteksti: yksi lause siitä, mistä on kyse 2. Pyyntö tai pointti: mitä oikeasti haluat tai sanot 3. Aikaraja tai seuraava askel: milloin tarvitset vastauksen tai mitä seuraavaksi tapahtuu
Tässä sama viesti pitkässä muodossa ja pohjamuodossa.
Ennen (110 sanaa): ``` Hei Mark! Toivottavasti vietit hyvän viikonlopun. Olen tässä katsellut Q2:n budjettidokumenttia ja huomasin, että markkinoinnin rivi näyttää olevan vähän eri kuin mistä viime torstaina suunnittelupalaverissa puhuttiin. En ole 100-prosenttisen varma luenko sitä oikein, mutta vaikuttaa siltä, että saatamme olla päälle ehkä 4 000 dollaria tai jotain? No, ei mitään kiirettä, mutta kun ehdit, voisitko vilkaista ja kertoa mielipiteesi? Haluan varmistaa, että olemme samalla viivalla ennen ensi viikon johtoryhmän katselmusta. Kiitos paljon! ```
Jälkeen (37 sanaa): ``` Q2:n budjettidokumentti — markkinoinnin rivi noin 4 000 $ korkeampi kuin torstaina sovittiin. Voitko vahvistaa, että luen sen oikein? Tarvitaan ennen perjantain johtoryhmän katselmusta. ```
Jälkimmäinen on lyhyempi, selkeämpi ja helpompi toimia. Sen kirjoittamiseen meni kolmasosa ajasta. Lukija voi vastata viidessä sekunnissa ilman vierittämistä.
Karsi turhat alustukset
Useimmat Slack-viestit alkavat lämmittelyfraasilla, jonka voi poistaa. Mitään arvokasta ei mene hukkaan. Muutama yleinen esimerkki: - ”Halusin vain tarkistaa…” - ”Anteeksi häiriö, mutta…” - ”Pieni kysymys:” - ”Toivottavasti voit hyvin” - ”Jos sinulla on hetki aikaa…” - ”Mietin tässä, että ehkä…”
Nämä eivät tuo lisätietoa. Pahempaa on, että ne työntävät varsinaisen pointtisi mobiilissa ruudun ulkopuolelle, joten lukija näkee ilmoituksessaan ”Hei, anteeksi häiriö…” ja joutuu avaamaan viestin selvittääkseen, mitä haluat.
Jos pelkäät kuulostavasi tylyltä, viestin alussa oleva 👋-emoji hoitaa saman sosiaalisen tehtävän yhdellä merkillä. Sen jälkeen suoraan asiaan.
Muotoile silmäilijöille, älä lukijoille
Kukaan ei lue Slackia kuin kirjaa. Sitä silmäillään. Muotoilun pitäisi tukea tätä:
- Lihavoi pyyntö. Jos lukijan pitää tehdä yksi asia, merkitse se. Hän löytää sen ilman, että jäsentää koko viestin. - Käytä luettelomerkkejä, kun pisteitä on yli kaksi. Tekstimuurit silmäillään ja kolmas kohta jää huomaamatta. - Käytä päivämääriä, ei suhteellista aikaa. ”Perjantai” on aikavyöhykkeiden välillä monitulkintainen; ”pe 29.5. CET klo 17” ei ole. - Kirjoita numerot numeroina. ”4 000 $” silmäillään nopeammin kuin ”noin neljä tuhatta dollaria”. - Aloita substantiivilla. ”Q2:n budjettidokumentti — ” tai ”Onboarding-flow — ” kertoo lukijalle, mihin laatikkoon viesti kuuluu, ennen kuin hän on lukenut sanaakaan.
Jos viestisi venyy yli kolmen rivin, tarvitset lähes varmasti säikeen, listan tai dokumentin, et pidempää kappaletta. Slackin oma ohjeistus sanoo jotain vastaavaa: kaikki, mikä ylittää kolme riviä, kaipaa rakennetta.
Sanele ensimmäinen luonnos, älä kirjoita sitä
Tässä on osa, jonka useimmat tuottavuusoppaat ohittavat. Puhenopeutesi on noin 150 sanaa minuutissa. Kirjoitusnopeutesi on lähempänä 40:tä. Se on noin 3,75-kertainen ero, joka on todettu useissa tutkimuksissa.
Saalis on se, että *raaka* sanelu kuulostaa puhtaalta puheesta tehdyltä litteroinnilta: ”öö, no, niinku, voitko, ää, vilkaista budjettidokkaria, sitä markkinoinnin riviä, se taitaa olla, hmm, ehkä neljä tonnia pielessä?” Et koskaan lähettäisi tuota. Niinpä useimmat luovuttavat puheen käytöstä Slackissa yhden yrityksen jälkeen ja palaavat näppäimistöön.
Ratkaisu on käyttää työkalua, joka hioo litteroinnin ennen kuin se päätyy leikepöydällesi. Jos käytät Macia, Voicr tekee juuri tämän. Pidä FN-näppäin pohjassa, puhu sotkuinen ajatuksesi ääneen, päästä irti, ja siisti teksti ilmestyy valmiina liitettäväksi. Sanelusta tulee *ensimmäinen luonnos*; hionta tapahtuu automaattisesti. Uudelleenkirjoitusvaihe jää pois.
Voit myös määrittää Voicrin Smart Rules -säännöt niin, että Slackin sisällä sanellut viestit tulevat ulos rentoina ja lyhyinä, kun taas sähköpostiin sanellut ovat muodollisempia. Mitään manuaalista vaihtamista ei tarvita. Juuri tämä osa puolittaa luonnosteluun kuluvan ajan oikeasti: ensimmäinen luonnos on jo tarpeeksi hyvä lähetettäväksi.
Käytä säikeitä, niin et joudu pyytelemään anteeksi jälkikäteen
Nopeudessa ei ole kyse vain siitä viestistä, jota juuri kirjoitat. Kyse on myös viesteistä, joita sinun ei tarvitse lähettää, koska kanava pysyy siistinä.
Kaksi säietottumusta, jotka säästävät kaikkien aikaa: - Vastaa säikeessä, ei pääkanavassa. Sivukeskustelut pääkanavalla pakottavat kaikki mykistämään, vierittämään tai vaihtamaan kontekstia. - Käytä emoji-reaktioita kuittauksiin. 👀 tarkoittaa ”Olen nähnyt tämän, työn alla”. ✅ tarkoittaa ”valmis”. Molemmat korvaavat kokonaisen viestin ja jatkoilmoituksen.
Kolmas, vähemmän kuuluisa mutta varastamisen arvoinen tapa: kun aloitat säikeen, joka osoittautuukin koko kanavalle tärkeäksi, valitse ”Lähetä myös kanavaan” -ruutu *yhteenveto*vastaukseen, ei väliviesteihin. Kanavan jäsenet saavat lopputuloksen; säie säilyttää keskustelun.
Lisää itse työnkulusta: Sanele missä tahansa Mac-sovelluksessa yhdellä näppäimellä käy läpi sen lihasmuistin, joka tekee tästä tuntuu automaattiselta.
Viisi Slack-pohjaa, jotka voit varastaa
Nämä kattavat noin 80 % sisäisistä Slack-viesteistä. Tallenna ne tekstipätkinä, niin lähetät useimmat viestit alle 20 sekunnissa.
Mukauta sanavalinnat tiimisi äänensävyyn. Muoto pitää, sanat ovat sinun. Jos tiimisi käyttää Slackin kankaita pidempiin päivityksiin, samat pohjat toimivat siellä yhdellä lisärivillä otsikkoa varten.
1. Pyyntö
``` [Projekti] — tarvitaan [asia]. [Yksi rivi kontekstia, jos tarpeen.] [Päivämäärä]ään mennessä. ```
2. Tilannepäivitys
``` [Projekti] -päivitys: ✅ Valmis — [kohta] 🟡 Käynnissä — [kohta] 🔴 Jumissa — [kohta / kuka] ```
3. Asynkroninen kysymys
``` Kysymys aiheesta [aihe]: [varsinainen kysymys, päättyy ?-merkkiin] Konteksti: [yksi rivi siitä, miksi kysyt] Ei kiirettä — vastaus [päivämäärään] mennessä riittää. ```
4. Päätöksen tiedoksianto
``` FYI — päätimme [päätös]. Miksi: [yksi rivi] Mitä muuttuu sinulle: [yksi rivi tai ”ei mitään”] ```
5. ”Olen eri mieltä” -vastaus
``` Haastan tämän — [kohta, josta olet eri mieltä]. Syy: [rivi tai kaksi] Ehdotan sen sijaan: [vaihtoehto] Mielelläni puheluun, jos se on helpompaa. ```
Käytäntöön
Jos muutat tällä viikolla vain yhden asian, muuta tämä: ennen kuin kirjoitat seuraavan Slack-viestisi, sano se kerran ääneen. Kuuntele, miten kauan siihen menee. Versio, jonka sanot, on lähes aina lyhyempi, selkeämpi ja vähemmän ahdistunut kuin se, jonka kirjoitat.
Tee siitä sitten varsinainen työnkulku. Paina näppäintä, sano viesti, liitä hiottu versio. Voicr hoitaa koko silmukan noin kolmessa sekunnissa Macilla, ja se vaihtaa sävyä Slackin, sähköpostin ja dokumenttien välillä sen mukaan, missä sovelluksessa olet. Jos vietät 90 minuuttia päivässä Slackissa, sen pudottaminen 45 minuuttiin on aito muutos, ei tuottavuusblogin lupaus.
Aloita yhdestä kanavasta. Yhdestä päivästä. Huomaa, kuinka monta kertaa olisit kirjoittanut lauseen uudelleen, mutta sinun ei tarvinnut. Se on se puolikas, jonka sait takaisin.