Slack'te bir mesaj yazmaya başlıyorsunuz. Üç cümle sonra ilkini siliyorsunuz. İsteği yeniden ifade ediyorsunuz. Yumuşatmak için "sadece" ekliyor, sonra "sadece"yi çıkarıyorsunuz. "Yapabilir misin"i "acaba mümkün müdür" olarak değiştiriyorsunuz. Gönder'e bastığınızda dört dakika geçmiş oluyor.
Bunu, ortalama bir bilgi çalışanının Slack'te günde gönderdiği 92 mesajla çarpın, matematik rahatsız edici hale geliyor. Speakwise araştırmasına göre, insanlar şu anda günde 90 dakikadan fazla zamanı aktif olarak Slack'le geçiriyor. Bu zamanın büyük bölümü okumak değil. Yeniden yazmak.
İyi haber: Slack mesajlarınızı yaklaşık yarı sürede daha iyi yazabilirsiniz. Daha hızlı yazarak değil. İşleri yapma sıranızı değiştirerek.
Slack mesajlarınız neden bu kadar uzun sürüyor
Darboğaz neredeyse hiçbir zaman parmaklarınızda değildir. Üç yerdedir: - Gereksiz girişler: "Selam, umarım haftan iyi geçiyordur, rahatsız ettiğim için kusura bakma ama acaba bir ara vaktin olur mu diye soracaktım…" - Tonu sorgulama: kaba görünmediğinden emin olmak için mesajı üç kez yeniden okumak - Yapısal kayma: asıl isteği bağlam altına gömmek, sonra okuyucunun bunu kaçıracağını fark etmek ve yeniden düzenlemek
Bunların her biri iradeyle değil, bir şablonla çözülebilir. Düşüncenizi yerleştireceğiniz bir yapınız olduğunda taslak yazmak artık yazı yazmak gibi gelmiyor. Form doldurmak gibi geliyor. Asıl söylemek istediğinizi bulmaya çalışmak — zor kısım — her durumda aynı. Yavaş kısım ortadan kalkıyor.
Maliyet de görünmez. Slack'te yeniden yazmayı takviminizde göremezsiniz. Ama o günlük 90 Slack dakikasının üçte biri kelime değiştirmek, ton kontrol etmek ve özür dolu yumuşatıcılar eklemekle geçiyorsa, bu her gün aynı cümleleri oraya buraya taşımaya harcanan yarım saat demek. Bir yıl içinde bu, asla tekrar okumayacağınız ifadelere yakılmış neredeyse iki tam iş haftası eder.
3 satırlık Slack mesajı şablonu
İç Slack mesajlarının çoğu dört şeyden biridir: bir soru, bir istek, bir durum güncellemesi veya bir bilgi paylaşımı. Dördü de üç satırlık bir şekle sığar: 1. Bağlam: bunun ne hakkında olduğuna dair bir cümle 2. İstek veya asıl mesele: gerçekten ne istediğiniz veya ne söylediğiniz 3. Son tarih veya sonraki adım: ne zaman yanıt beklediğiniz veya bundan sonra ne olacağı
Aynı mesajın uzun hali ve şablon hali burada.
Önce (110 kelime): ``` Selam Mark! Umarım hafta sonun iyi geçmiştir. Aslında 2. çeyrek bütçe belgesine bakıyordum ve pazarlama satırının geçen Perşembe planlama toplantısında konuştuğumuzdan biraz farklı olduğunu fark ettim. Doğru okuyup okumadığımdan %100 emin değilim ama galiba 4 bin dolar kadar üzerindeyiz? Neyse, hiç acelesi yok ama bir ara fırsat bulduğunda bir bakıp bana ne düşündüğünü söyleyebilir misin? Önümüzdeki haftaki liderlik incelemesinden önce aynı sayfada olduğumuzdan emin olmak istiyorum. Çok teşekkürler! ```
Sonra (37 kelime): ``` 2. çeyrek bütçe belgesi — pazarlama satırı, Perşembe anlaştığımızdan ~4 bin $ daha yüksek. Doğru okuduğumu teyit edebilir misin? Cuma günkü liderlik incelemesinden önce gerekli. ```
İkincisi daha kısa, daha net ve harekete geçirmesi daha kolay. Yazması üçte bir sürdü. Okuyucu, kaydırma yapmadan beş saniyede yanıt verebilir.
Gereksiz girişleri kesin
Slack mesajlarının çoğu, silebileceğiniz bir ısınma cümlesiyle başlar. Değerli hiçbir şey kaybolmaz. Sık görülen birkaçı: - "Sadece şu konuda durumu sormak istedim…" - "Rahatsız ettiğim için kusura bakma ama…" - "Kısa bir soru:" - "Umarım her şey yolundadır" - "Bir saniyen varsa…" - "Belki şöyle düşünüyordum…"
Bunlar hiçbir bilgi katmıyor. Daha kötüsü, gerçek mesajınızı mobilde ekranın altına itiyorlar; böylece okuyucu bildiriminde "Selam, rahatsız ettiğim için kusura bakma…" görüyor ve ne istediğinizi öğrenmek için mesaja girmek zorunda kalıyor.
Sert görünmekten endişeleniyorsanız, mesajın başındaki 👋 emojisi aynı sosyal işi tek karakterde yapar. Sonra doğrudan konuya girin.
Okuyucular için değil, göz gezdirenler için biçimlendirin
Kimse Slack'i kitap okur gibi okumaz. Göz gezdirir. Biçimlendirmeniz buna yardımcı olmalı:
- İsteği kalın yapın. Okuyucunun yapması gereken tek bir şey varsa onu işaretleyin. Kalan kısmı çözümlemeden bulurlar. - İkiden fazla maddeniz varsa madde işareti kullanın. Yazı duvarları gözden geçirilir ve üçüncü madde kaçırılır. - Göreceli zaman değil, tarih kullanın. "Cuma" saat dilimleri arasında belirsizdir; "Cuma 29 Mayıs gün sonu CET" değildir. - Sayıları rakamla yazın. "4 bin $", "yaklaşık dört bin dolar"dan daha hızlı görülür. - Önce ismi koyun. "2. çeyrek bütçe belgesi — " veya "Onboarding akışı — " okuyucuya tek kelime okumadan bunun hangi kategoride olduğunu söyler.
Mesajınız üç satırı aşıyorsa, neredeyse kesinlikle daha uzun bir paragrafa değil; bir konu başlığına, bir listeye veya bir belgeye ihtiyacınız var. Slack'in kendi rehberi benzer bir şey söylüyor: üç satırı aşan her şeyin yapıya ihtiyacı var.
İlk taslağı yazmayın, söyleyin
Üretkenlik rehberlerinin çoğunun atladığı kısım burada. Konuşma hızınız kabaca dakikada 150 kelime. Yazma hızınız ise 40'a daha yakın. Bu, birçok araştırmada doğrulanmış yaklaşık 3,75 katlık bir fark.
İşin püf noktası şu: *ham* dikte bir transkript gibi okunur: "şey, yani, ya, bir bakar mısın, ee, bütçe belgesine, pazarlama satırı, sanırım yaklaşık dört bin kadar farklı?" Bunu asla göndermezdiniz. Bu yüzden çoğu insan Slack için sesi bir deneyip vazgeçer ve yazmaya geri döner.
Çözüm, transkripsiyonu panoya düşmeden önce cilalayan bir araç kullanmak. Mac'teyseniz, Voicr bunu yapıyor. FN'yi basılı tutun, dağınık düşüncenizi yüksek sesle söyleyin, bırakın ve yapıştırılmaya hazır temiz metin karşınıza çıksın. Dikte *ilk taslak* oluyor; cilalama otomatik olarak yapılıyor. Yeniden yazma adımını atlıyorsunuz.
Voicr'ın Smart Rules özelliğini de ayarlayabilirsiniz; böylece Slack içinde dikte ettiğiniz mesajlar gündelik ve kısa, e-posta uygulamanıza dikte ettiğiniz mesajlar ise daha resmi çıkar. Elle geçiş yok. Taslak yazma sürenizi gerçekten yarıya indiren kısım bu: ilk taslak göndermeye yetecek kadar iyi.
Sonradan özür dilememek için konu başlıklarını kullanın
Hız, yalnızca yazdığınız mesajla ilgili değil. Kanal temiz kaldığı için göndermek zorunda kalmadığınız mesajlarla da ilgili.
Herkese zaman kazandıran iki konu başlığı alışkanlığı: - Kanalda değil, konu başlığında yanıtlayın. Ana kanaldaki yan sohbetler herkesi sessize almak, kaydırmak veya bağlam değiştirmek zorunda bırakır. - Onaylar için emoji tepkilerini kullanın. 👀 "Gördüm, üzerinde çalışıyorum" der. ✅ "tamamlandı" der. İkisi de tam bir mesajı ve takip bildirimini ortadan kaldırır.
Daha az bilinen ama almaya değer üçüncü bir alışkanlık: bir konu başlığı açtınız ve tüm kanal için önemli hale geldiyse, "Ayrıca kanala gönder" kutusunu *özet* yanıt için işaretleyin, ileri-geri yazışma için değil. Kanal üyeleri sonucu alır; tartışma konu başlığında kalır.
Bunun arkasındaki iş akışı için, Tek tuşla herhangi bir Mac uygulamasında dikte edin yazısı, bunu otomatikleşmiş hissettiren kas hafızasını anlatıyor.
Kullanabileceğiniz beş Slack şablonu
Bunlar iç Slack mesajlarının kabaca %80'ini kapsıyor. Metin parçacıkları olarak kaydedin, çoğu mesajı 20 saniyenin altında göndereceksiniz.
İfadeleri ekibinizin diline göre uyarlayın. Şekiller sabit; kelimeler size ait. Ekibiniz daha uzun güncellemeler için Slack canvas kullanıyorsa, aynı şablonlar başlık için en üste eklenen tek bir satırla orada da çalışır.
1. İstek
``` [Proje] — [şey] gerekli. [Gerekirse bir satır bağlam.] [Tarih] tarihine kadar. ```
2. Durum güncellemesi
``` [Proje] güncellemesi: ✅ Tamamlandı — [madde] 🟡 Devam ediyor — [madde] 🔴 Engellendi — [madde / kim] ```
3. Asenkron soru
``` [Konu] hakkında soru: [asıl soru, ? ile biten] Bağlam: [neden sorduğunuza dair bir satır] Acelesi yok — [tarih] tarihine kadar yanıt yeterli. ```
4. Karar bilgilendirmesi
``` Bilginize — [karar] kararını aldık. Neden: [bir satır] Sizin için ne değişiyor: [bir satır veya "hiçbir şey"] ```
5. "Katılmıyorum" yanıtı
``` Buna itiraz ediyorum — [katılmadığınız nokta]. Gerekçe: [bir veya iki satır] Bunun yerine önerim: [alternatif] Daha kolaysa görüşmeye geçmeye açığım. ```
Pratiğe dökmek
Bu hafta tek bir şeyi değiştirecekseniz, şunu değiştirin: sıradaki Slack mesajınızı yazmadan önce bir kez yüksek sesle söyleyin. Ne kadar sürdüğünü dinleyin. Söylediğiniz sürüm, yazdığınız sürümden neredeyse her zaman daha kısa, daha net ve daha az tedirgindir.
Sonra bunu gerçek iş akışınız haline getirin. Bir tuşu basılı tutun, mesajı söyleyin, cilalanmış sürümü yapıştırın. Voicr tüm bu döngüyü Mac'te yaklaşık üç saniyede tamamlıyor ve hangi uygulamada olduğunuza göre Slack, e-posta ve belgeler için ton değiştiriyor. Slack'te günde 90 dakika geçiriyorsanız, bunu 45'e indirmek gerçek bir değişiklik; üretkenlik blogu vaadi değil.
Tek bir kanalla başlayın. Bir gün. Kaç kez bir cümleyi yeniden yazacakken yazmadığınızı fark edin. Geri kazandığınız yarı, işte bu.