Ви починаєте набирати повідомлення в Slack. Після трьох речень видаляєте перше. Переформульовуєте прохання. Додаєте «просто», щоб пом'якшити, потім прибираєте «просто». Замінюєте «можеш ти» на «чи не міг би ти». Поки тиснете «надіслати», минає чотири хвилини.
Помножте це на 92 повідомлення, які пересічний працівник розумової праці надсилає в Slack за день, і арифметика стає неприємною. За дослідженням Speakwise, люди тепер витрачають понад 90 хвилин на день, активно працюючи в Slack. Значна частина цього часу — це не читання. Це переписування.
Хороша новина: ви можете писати кращі повідомлення в Slack приблизно вдвічі швидше. Не друкуючи швидше. А змінивши порядок дій.
Чому ваші повідомлення в Slack займають так багато часу
Вузьке місце майже ніколи не в пальцях. Воно у трьох речах: - Зайві вступи: «Привіт, сподіваюсь, тиждень минає добре, вибач, що відриваю, але я думав, можливо, ти знайдеш колись часинку, щоб…» - Сумніви щодо тону: перечитування повідомлення тричі, щоб переконатися, що воно не звучить грубо - Структурні зсуви: ховаєте справжнє прохання під контекстом, потім розумієте, що читач його пропустить, і починаєте все перебудовувати
Кожна з цих проблем вирішується шаблоном, а не силою волі. Коли у вас є структура, у яку можна вставити свою думку, складання чернетки перестає відчуватися як писання. Це більше схоже на заповнення форми. Складна частина — зрозуміти, що саме ви хочете сказати — лишається однаковою. Повільна частина зникає.
Витрата теж невидима. Ви не побачите «переписування в Slack» у своєму календарі. Але якщо третина з тих 90 щоденних хвилин у Slack витрачається на перефразування, перевірку тону й додавання вибачальних пом'якшувачів, виходить пів години щодня на переставляння тих самих речень. За рік це майже два повноцінні робочі тижні, спалені на формулюваннях, які ви ніколи не перечитаєте.
Шаблон повідомлення в Slack із трьох рядків
Більшість внутрішніх повідомлень у Slack — це одне з чотирьох: питання, прохання, статус-апдейт або FYI. Усі чотири вкладаються в трирядкову форму: 1. Контекст: одне речення про те, до чого це 2. Прохання або суть: чого ви насправді хочете або що повідомляєте 3. Дедлайн або наступний крок: коли потрібна відповідь або що буде далі
Ось одне й те саме повідомлення в довгому вигляді та у форматі шаблону.
До (110 слів): ``` Привіт, Марку! Сподіваюсь, у тебе були гарні вихідні. Я тут дивлюся на документ із бюджетом на Q2 і помітив, що рядок маркетингу, здається, трохи відрізняється від того, про що ми домовлялися минулого четверга на плановій зустрічі. Я не на 100% упевнений, чи правильно його читаю, але виглядає, що ми можемо перевищувати десь на $4k? Загалом, без поспіху, але коли матимеш хвилинку, чи не міг би ти глянути й сказати, що думаєш? Хочу переконатися, що ми синхронізовані до огляду керівництва наступного тижня. Дуже дякую! ```
Після (37 слів): ``` Документ бюджету Q2 — рядок маркетингу на ~$4k вищий, ніж домовлялися в четвер. Можеш підтвердити, що я правильно читаю? Потрібно до огляду керівництва в п'ятницю. ```
Другий варіант коротший, чіткіший і за ним легше діяти. Написати його забрало третину часу. Читач може відповісти за п'ять секунд без прокручування.
Приберіть зайві вступи
Більшість повідомлень у Slack починаються з розігрівальної фрази, яку можна видалити. Жодної цінності не втрачається. Кілька поширених: - «Просто хотів запитати про…» - «Вибач, що турбую, але…» - «Швидке питання:» - «Сподіваюсь, у тебе все добре» - «Якщо маєш хвилинку…» - «Я тут подумав, можливо…»
Вони не додають інформації. Гірше того, вони відсувають вашу справжню думку за межі видимої частини на мобільному, тож у сповіщенні читач бачить «Привіт, вибач, що турбую…» і має тапнути, щоб дізнатися, чого ви хочете.
Якщо боїтеся прозвучати різко — емодзі 👋 на початку повідомлення робить ту саму соціальну роботу одним символом. А далі переходьте до суті.
Форматуйте для тих, хто сканує, а не читає
Ніхто не читає Slack так, як читає книжку. Усі сканують. Ваше форматування має цьому допомагати:
- Виділяйте прохання жирним. Якщо є одна річ, яку читач має зробити, позначте її. Він знайде її, не розбираючи решту. - Використовуйте марковані списки, коли пунктів більше двох. Стіни тексту проглядають, і третій пункт пропускають. - Пишіть дати, а не відносний час. «П'ятниця» неоднозначна між часовими поясами; «пт 29 трав., кінець дня CET» — ні. - Цифри пишіть числами. «$4k» сканується швидше, ніж «приблизно чотири тисячі доларів». - Починайте з іменника. «Документ бюджету Q2 — » або «Онбординг — » одразу показує читачеві, до якої теми це належить, ще до першого слова.
Якщо ваше повідомлення виходить за три рядки, вам майже напевно потрібен тред, список або документ, а не довший абзац. Рекомендації самого Slack говорять подібне: усе, що виливається за три рядки, просить структури.
Промовляйте першу чернетку, а не друкуйте
Ось частина, яку більшість гайдів з продуктивності пропускає. Швидкість мовлення — приблизно 150 слів за хвилину. Швидкість набору — ближче до 40. Це розрив у ~3,75x, підтверджений у багатьох дослідженнях.
Заковика в тому, що *сире* диктування читається як стенограма: «ну, типу, можеш, е-е, глянути на документ бюджету, рядок маркетингу, здається, він не той, гм, може на чотири тисячі?». Таке ви б ніколи не надіслали. Тому більшість людей після однієї спроби кидають голосовий ввід для Slack і повертаються до клавіатури.
Рішення — використовувати інструмент, який вилизує транскрипцію перед тим, як вона потрапить у буфер обміну. Якщо у вас Mac, Voicr робить саме це. Затисніть FN, промовте свою сиру думку вголос, відпустіть — і чистий текст з'являється готовий до вставки. Диктування стає *першою чернеткою*, а полірування відбувається автоматично. Етап переписування зникає.
Ви також можете налаштувати Smart Rules у Voicr так, щоб повідомлення, продиктовані всередині Slack, виходили невимушеними й короткими, а повідомлення, продиктовані в поштовий застосунок — більш формальними. Ніяких ручних перемикачів. Саме це й скорочує час на чернетку вдвічі: перша чернетка вже достатньо хороша, щоб надіслати.
Користуйтеся тредами, щоб потім не вибачатися
Швидкість стосується не лише повідомлення, яке ви пишете. Вона стосується й повідомлень, яких вам не доведеться надсилати, бо канал лишається чистим.
Дві звички з тредами, що економлять час усім: - Відповідайте у треді, а не в каналі. Бічні розмови в основному каналі змушують усіх вимикати сповіщення, прокручувати або перемикати контекст. - Використовуйте емодзі-реакції для підтверджень. 👀 каже «я це бачив, працюю над цим». ✅ каже «готово». Обидва замінюють ціле повідомлення й додаткове сповіщення.
Третя звичка, менш відома, але варта запозичення: коли ви відкриваєте тред, який виявляється важливим для всього каналу, поставте галочку «Also send to channel» для *підсумкової* відповіді, а не для діалогу. Учасники каналу отримають висновок, а тред триматиме дискусію.
Детальніше про сам робочий процес — Диктуйте в будь-якому застосунку Mac одним натисканням клавіші пояснює м'язову пам'ять, яка робить це автоматичним.
П'ять шаблонів для Slack, які можна забрати собі
Вони покривають приблизно 80% внутрішніх повідомлень у Slack. Збережіть їх як текстові сніпети — і більшість повідомлень надсилатимете менш ніж за 20 секунд.
Адаптуйте формулювання під голос вашої команди. Форма лишається; слова — ваші. Якщо команда використовує канваси Slack для довших оновлень, ті самі шаблони працюють і там, з одним додатковим рядком зверху для заголовка.
1. Прохання
``` [Проєкт] — потрібно [що саме]. [Один рядок контексту, якщо треба.] До [дата]. ```
2. Статус-апдейт
``` Оновлення по [проєкт]: ✅ Готово — [пункт] 🟡 В роботі — [пункт] 🔴 Заблоковано на — [пункт / хто] ```
3. Асинхронне питання
``` Питання по [темі]: [саме питання, що закінчується на ?] Контекст: [один рядок, чому питаєте] Без поспіху — відповідь до [дата] цілком ок. ```
4. FYI про рішення
``` FYI — ми вирішили [рішення]. Чому: [один рядок] Що змінюється для тебе: [один рядок або «нічого»] ```
5. Відповідь «я не згоден»
``` Хочу заперечити — [пункт, з яким не згоден]. Причина: [один-два рядки] Пропоную натомість: [альтернатива] Якщо простіше — можу скочити в дзвінок. ```
Як застосувати на практиці
Якщо змінити лише одну річ цього тижня, нехай це буде ось що: перш ніж набирати наступне повідомлення в Slack, промовте його вголос один раз. Послухайте, скільки це займе. Версія, яку ви говорите, майже завжди коротша, чіткіша й менш тривожна, ніж та, яку ви друкуєте.
А потім зробіть це реальним робочим процесом. Затиснути клавішу, сказати повідомлення, вставити відполіровану версію. Voicr робить увесь цикл приблизно за три секунди на Mac і перемикає тон для Slack, пошти й документів залежно від того, у якому застосунку ви перебуваєте. Якщо ви проводите 90 хвилин на день у Slack, скоротити це до 45 — це справжня зміна, а не обіцянка з блогу про продуктивність.
Почніть з одного каналу. Один день. Помічайте, скільки разів ви переписали б речення — і не довелося. Це й є та половина, яку ви повернули собі.