Bạn bắt đầu gõ một tin nhắn Slack. Đến câu thứ ba, bạn xóa câu đầu tiên. Bạn diễn đạt lại lời nhờ vả. Bạn thêm "chỉ" để làm dịu giọng điệu, rồi lại bỏ "chỉ" đi. Bạn đổi "bạn có thể" thành "bạn có phiền không nếu". Đến lúc bấm gửi, bốn phút đã trôi qua.
Nhân con số đó với 92 tin nhắn mà một nhân viên tri thức trung bình gửi mỗi ngày trên Slack, và phép tính bắt đầu khó chịu. Theo nghiên cứu của Speakwise, mọi người hiện dành hơn 90 phút mỗi ngày để tương tác chủ động với Slack. Phần lớn thời gian đó không phải để đọc. Mà là để viết lại.
Tin vui: bạn có thể viết tin nhắn Slack tốt hơn trong khoảng một nửa thời gian. Không phải bằng cách gõ nhanh hơn. Mà bằng cách thay đổi thứ tự các bước.
Vì sao tin nhắn Slack của bạn tốn quá nhiều thời gian
Nút thắt cổ chai gần như không bao giờ nằm ở các ngón tay. Nó nằm ở ba nơi: - Phần dạo đầu rườm rà: "Chào bạn, hy vọng tuần này của bạn ổn, xin lỗi đã làm phiền, nhưng mình đang tự hỏi liệu lúc nào đó bạn có thời gian để…" - Đoán già đoán non về giọng điệu: đọc lại tin nhắn ba lần để chắc rằng nó không thô lỗ - Lệch cấu trúc: chôn vùi yêu cầu thật sự dưới đống bối cảnh, rồi nhận ra người đọc sẽ bỏ sót, rồi sắp xếp lại
Mỗi vấn đề trên đều xử lý được bằng một mẫu sẵn, không phải bằng ý chí. Khi đã có sẵn cấu trúc để đặt suy nghĩ vào, việc soạn nháp không còn cảm giác như viết nữa. Nó giống như điền vào biểu mẫu. Phần khó, tức là xác định bạn thật sự muốn nói gì, vẫn vậy. Phần chậm thì biến mất.
Cái giá phải trả cũng vô hình. Bạn sẽ không thấy "viết lại Slack" trên lịch của mình. Nhưng nếu một phần ba trong 90 phút Slack mỗi ngày dùng để chỉnh lại câu chữ, kiểm tra giọng điệu và thêm những lời xin lỗi đệm vào, thì đó là nửa tiếng mỗi ngày chỉ để xê dịch cùng những câu chữ. Trong một năm, đó là gần hai tuần làm việc bị đốt sạch cho những cách diễn đạt mà bạn sẽ chẳng bao giờ đọc lại.
Mẫu tin nhắn Slack 3 dòng
Phần lớn tin nhắn Slack nội bộ thuộc về một trong bốn loại: một câu hỏi, một lời nhờ vả, một bản cập nhật trạng thái, hoặc một thông báo FYI. Cả bốn đều khớp với khuôn ba dòng: 1. Bối cảnh: một câu nói về việc này là gì 2. Yêu cầu hoặc trọng tâm: bạn thật sự muốn gì hoặc đang muốn nói gì 3. Hạn chót hoặc bước tiếp theo: khi nào cần phản hồi, hoặc điều gì sẽ xảy ra tiếp
Dưới đây là cùng một tin nhắn ở dạng dài và ở dạng theo mẫu.
Trước (110 từ): ``` Chào Mark! Hy vọng cậu có một cuối tuần vui vẻ. Mình vừa xem qua tài liệu ngân sách Q2 và nhận thấy mục marketing có vẻ hơi lệch so với những gì chúng ta đã thảo luận trong cuộc họp lập kế hoạch hôm thứ Năm tuần trước. Mình không chắc 100% là mình đọc đúng, nhưng có vẻ chúng ta có thể vượt mức khoảng $4k hay sao đó? Nói chung là không vội đâu, nhưng khi nào cậu rảnh thì xem giúp và cho mình biết cậu nghĩ sao nhé? Mình muốn chắc chúng ta đồng thuận trước cuộc họp ban lãnh đạo tuần sau. Cảm ơn cậu nhiều! ```
Sau (37 từ): ``` Tài liệu ngân sách Q2 — mục marketing cao hơn ~$4k so với những gì đã chốt hôm thứ Năm. Cậu xác nhận giúp mình đọc có đúng không? Cần trước cuộc họp ban lãnh đạo thứ Sáu. ```
Bản thứ hai ngắn hơn, rõ ràng hơn và dễ hành động hơn. Nó tốn một phần ba thời gian để viết. Người đọc có thể trả lời trong năm giây mà không cần cuộn màn hình.
Bỏ phần dạo đầu rườm rà
Phần lớn tin nhắn Slack bắt đầu bằng một cụm từ khởi động mà bạn có thể xóa đi. Không mất đi điều gì đáng giá. Một vài cụm phổ biến: - "Mình chỉ muốn hỏi thăm về…" - "Xin lỗi đã làm phiền, nhưng…" - "Hỏi nhanh một câu:" - "Hy vọng tin nhắn này đến với bạn lúc khỏe mạnh" - "Nếu bạn có một giây…" - "Mình đang nghĩ có lẽ…"
Những cụm này không thêm thông tin nào. Tệ hơn, chúng đẩy trọng tâm thật sự xuống phía dưới màn hình điện thoại, nên người đọc thấy "Chào, xin lỗi đã làm phiền…" trong thông báo và phải chạm vào để biết bạn muốn gì.
Nếu bạn lo nghe có vẻ cộc lốc, một biểu tượng 👋 ở đầu tin nhắn làm đúng công việc xã giao đó chỉ trong một ký tự. Sau đó đi thẳng vào vấn đề.
Định dạng cho người lướt, không phải người đọc
Không ai đọc Slack giống như đọc sách. Họ lướt. Cách định dạng của bạn nên hỗ trợ điều đó:
- In đậm phần yêu cầu. Nếu có một việc duy nhất người đọc cần làm, hãy đánh dấu nó. Họ sẽ tìm thấy mà không cần phân tích phần còn lại. - Dùng gạch đầu dòng khi có hơn hai ý. Khối văn bản dày đặc sẽ bị lướt qua và ý thứ ba sẽ bị bỏ sót. - Dùng ngày tháng, không phải thời gian tương đối. "Thứ Sáu" mơ hồ giữa các múi giờ; "Thứ Sáu 29/5 cuối ngày CET" thì không. - Viết số bằng chữ số. "$4k" lướt qua nhanh hơn "khoảng bốn nghìn đô la". - Mở đầu bằng danh từ. "Tài liệu ngân sách Q2 — " hoặc "Luồng onboarding — " cho người đọc biết tin nhắn này thuộc nhóm nào trước khi họ đọc chữ đầu tiên.
Nếu tin nhắn của bạn dài hơn ba dòng, gần như chắc chắn bạn cần một thread, một danh sách, hoặc một tài liệu, chứ không phải một đoạn văn dài hơn. Hướng dẫn từ chính Slack cũng nói điều tương tự: bất cứ thứ gì tràn quá ba dòng đều cần cấu trúc.
Nói bản nháp đầu tiên, đừng gõ
Đây là phần mà phần lớn cẩm nang năng suất bỏ qua. Tốc độ nói của bạn vào khoảng 150 từ mỗi phút. Tốc độ gõ của bạn gần với 40. Đó là khoảng cách ~3,75 lần, đã được xác nhận qua nhiều nghiên cứu.
Vấn đề là chính tả *thô* nghe như một bản ghi âm: "ờm, kiểu, cậu có thể, à, xem giúp tài liệu ngân sách không, mục marketing ấy, mình nghĩ nó lệch khoảng, hmm, có thể bốn nghìn?" Bạn sẽ không bao giờ gửi cái đó. Nên hầu hết mọi người bỏ giọng nói cho Slack sau một lần thử và quay lại gõ phím.
Giải pháp là dùng một công cụ tinh chỉnh bản phiên âm trước khi nó vào clipboard của bạn. Nếu bạn dùng Mac, Voicr làm việc này. Giữ FN, nói ra suy nghĩ lộn xộn của bạn, thả phím, và văn bản sạch xuất hiện sẵn sàng để dán. Phần đọc trở thành *bản nháp đầu tiên*; phần tinh chỉnh diễn ra tự động. Bạn bỏ qua được bước viết lại.
Bạn cũng có thể cài Smart Rules của Voicr để tin nhắn đọc bên trong Slack ra văn phong tự nhiên và ngắn gọn, trong khi tin nhắn đọc vào ứng dụng email của bạn ra văn phong trang trọng hơn. Không cần chuyển đổi thủ công. Đó chính là phần thực sự cắt giảm một nửa thời gian soạn nháp: bản nháp đầu tiên đã đủ tốt để gửi đi.
Dùng thread để khỏi phải xin lỗi sau
Tốc độ không chỉ nằm ở tin nhắn bạn đang viết. Nó nằm ở những tin nhắn bạn không phải gửi vì kênh chat vẫn gọn gàng.
Hai thói quen dùng thread giúp tiết kiệm thời gian cho mọi người: - Trả lời trong thread, không trả lời trực tiếp vào kênh. Các cuộc trò chuyện phụ trong kênh chính buộc tất cả mọi người phải tắt thông báo, cuộn xuống, hoặc chuyển ngữ cảnh. - Dùng biểu tượng cảm xúc để xác nhận. Một 👀 nói "tôi đã thấy, đang xử lý". Một ✅ nói "xong". Cả hai thay thế cho một tin nhắn đầy đủ và một thông báo theo sau.
Một thói quen thứ ba, ít nổi tiếng hơn nhưng đáng học hỏi: khi bạn mở một thread mà sau đó nhận ra nó quan trọng với cả kênh, hãy tích ô "Cũng gửi tới kênh" cho phần *tóm tắt* trả lời cuối, không phải cho từng lời qua tiếng lại. Thành viên kênh nhận được kết luận; thread giữ phần tranh luận.
Để tìm hiểu thêm về quy trình làm việc, Đọc chính tả trong mọi ứng dụng Mac chỉ với một phím hướng dẫn cách rèn luyện cơ bắp ghi nhớ để việc này trở thành tự nhiên.
Năm mẫu Slack bạn có thể lấy dùng luôn
Những mẫu này bao quát khoảng 80% tin nhắn Slack nội bộ. Lưu chúng dưới dạng đoạn văn bản và bạn sẽ gửi hầu hết tin nhắn trong dưới 20 giây.
Điều chỉnh từ ngữ cho phù hợp với giọng điệu của đội bạn. Khuôn vẫn giữ nguyên; chữ là của bạn. Nếu đội bạn dùng Slack canvas cho các bản cập nhật dài, các mẫu tương tự cũng dùng được ở đó với một dòng tiêu đề thêm vào ở trên cùng.
1. Lời nhờ vả
``` [Dự án] — cần [việc/thứ gì đó]. [Một dòng bối cảnh nếu cần.] Hạn [ngày]. ```
2. Bản cập nhật trạng thái
``` Cập nhật [Dự án]: ✅ Đã xong — [đầu việc] 🟡 Đang làm — [đầu việc] 🔴 Đang vướng ở — [đầu việc / người] ```
3. Câu hỏi không đồng bộ
``` Câu hỏi về [chủ đề]: [câu hỏi thật sự, kết thúc bằng ?] Bối cảnh: [một dòng vì sao bạn hỏi] Không vội — trả lời trước [ngày] là được. ```
4. Thông báo về quyết định
``` FYI — chúng tôi đã quyết định [quyết định]. Lý do: [một dòng] Thay đổi đối với bạn: [một dòng, hoặc "không có gì"] ```
5. Phản hồi "Tôi không đồng ý"
``` Mình phản biện chỗ này — [điểm bạn không đồng ý]. Lý do: [một hoặc hai dòng] Đề xuất thay vào đó: [phương án thay thế] Nếu tiện hơn thì mình sẵn sàng nhảy vào cuộc gọi. ```
Áp dụng vào thực tế
Nếu tuần này bạn chỉ thay đổi một việc, hãy thay đổi việc này: trước khi gõ tin nhắn Slack tiếp theo, hãy nói nó ra một lần. Lắng nghe xem mất bao lâu. Bản bạn nói gần như luôn ngắn hơn, rõ ràng hơn và ít lo lắng hơn bản bạn gõ.
Sau đó biến đó thành quy trình thật sự. Giữ một phím, nói tin nhắn, dán bản đã tinh chỉnh. Voicr làm cả vòng lặp này trong khoảng ba giây trên Mac, và nó tự đổi giọng điệu cho Slack, email hay tài liệu dựa trên ứng dụng bạn đang ở. Nếu bạn dành 90 phút mỗi ngày trong Slack, kéo nó xuống còn 45 là một thay đổi thật sự, không phải lời hứa của một bài blog năng suất.
Bắt đầu với một kênh. Một ngày. Để ý xem bao nhiêu lần bạn lẽ ra đã viết lại một câu nhưng đã không cần phải làm vậy. Đó là phần thời gian bạn lấy lại được.