Slackでメッセージを書き始める。3文ほど書いたところで、最初の1文を消す。お願いの言い回しを変える。やわらかくするために「ちょっと」を足し、また外す。「お願いできますか」を「お手すきの時にご対応いただけると」に書き換える。送信ボタンを押す頃には、4分が過ぎている。
知識労働者がSlackで送るメッセージは1日あたり平均92通と言われます。それを掛け算すると、なかなか落ち着かない数字になります。Speakwiseの調査によると、今や人は1日90分以上をSlackに積極的に費やしています。その大半は「読む時間」ではありません。「書き直す時間」です。
朗報です。Slackのメッセージは、だいたい半分の時間で、しかも今よりわかりやすく書けます。タイピングを速くするのではなく、作業の順番を変えるだけで。
Slackのメッセージに時間がかかる理由
ボトルネックは、ほぼ間違いなく指先にはありません。だいたい次の3か所にあります。 - 前置きの長さ:「お疲れさまです、今週もお忙しいところすみません、もしお時間あれば、ちょっとご相談したいことがあって……」 - トーンの自己検閲:失礼に響かないか心配で、同じ文章を3回読み返す - 構成のブレ:本題を背景説明の下に埋めてしまい、相手が見落とすと気づいて、また並べ替える
これらは根性ではなく、テンプレートで直せます。考えを流し込む型さえあれば、下書きは「書く」感覚ではなくなります。フォームを埋める感覚に近づきます。本当に伝えたいことを決める難しい部分はどちらにせよ同じ。遅さの原因になる部分だけが、消えてなくなります。
しかもそのコストは目に見えません。Slackの書き直しはカレンダーに記録されないからです。それでも、1日90分のSlack時間のうち3分の1が言い換え、トーン調整、エクスキューズの追加に消えているとすれば、毎日30分を「同じ文章を動かすだけ」に使っている計算になります。年単位で見れば、二度と読み返さない言い回しのために、ほぼ丸2週間の労働時間が燃えています。
3行のSlackメッセージ・テンプレート
社内のSlackメッセージは、ほぼ4種類のどれかです。質問、依頼、進捗報告、共有。この4つはすべて、同じ3行構造に収まります。 1. 背景:何についての話か、1文で 2. 依頼または要点:あなたが本当にお願いしたいこと、または言いたいこと 3. 期限または次のステップ:いつまでに返事がほしいか、次は何が起きるか
同じメッセージを、長文版とテンプレート版で並べてみます。
Before(110語): ``` マークさん、こんにちは!週末はゆっくり過ごせましたか? ところで、Q2の予算ドキュメントを見ていたら、マーケ の項目が、先週木曜のプランニングミーティングで話して いた内容と少しズレている気がしまして。読み間違って いるかもしれないのですが、4,000ドルほど超過している ように見えます。もちろん急ぎではないのですが、お手 すきの際に確認していただいて、ご意見をいただけたら うれしいです。来週の経営レビューまでに認識を揃え ておきたいと思っています。よろしくお願いします! ```
After(37語): ``` Q2予算ドキュメント — マーケ項目が木曜の合意より 約$4k高くなっています。 読み方が合っているか確認お願いできますか? 金曜の経営レビューまでに必要です。 ```
後者のほうが短く、明快で、対応もしやすい。書く時間は3分の1。読み手はスクロールせずに5秒で答えられます。
前置きを削る
Slackのメッセージの多くは、削っても意味が失われないウォームアップ表現で始まります。よくあるのはこんなフレーズです。 -「ちょっと確認なんですが……」 -「お忙しいところすみません……」 -「すみません、軽く質問させてください」 -「お疲れさまです、いつもお世話になっております」 -「もし1秒だけお時間あれば……」 -「ちょっと思ったんですが、もしかして……」
これらは情報をひとつも足しません。むしろ厄介なのは、スマホの通知欄で本題を画面下に押し下げてしまうことです。相手の通知には「お疲れさまです、お忙しいところすみません……」だけが見えて、本題を確認するには結局タップする必要があります。
そっけなく見えるのが気になるなら、冒頭に👋の絵文字を1つ置けば、社交的な役割は1文字で済みます。あとはすぐ本題に入って構いません。
「読む人」ではなく「スキャンする人」のためにフォーマットする
誰もSlackを本のようには読みません。みんなスキャンします。書式もそれに合わせるべきです。
- 依頼を太字にする。 相手にしてほしいことが1つあるなら、目立たせる。残りを読まなくても見つけられます。 - 3点以上ある時は箇条書きにする。 べた書きはスキミングされ、3つ目はだいたい読み飛ばされます。 - 相対的な時間ではなく日付を書く。「金曜」はタイムゾーンで意味が変わりますが、「5/29(金) 営業終了 JST」なら変わりません。 - 数字は数字で書く。「$4k」のほうが「およそ4,000ドル」より速く読めます。 - 冒頭は名詞で始める。「Q2予算ドキュメント — 」「オンボーディングフロー — 」のように書けば、本文を読む前にどの話かが伝わります。
メッセージが3行を超えたら、ほぼ確実に必要なのは「もっと長い段落」ではなく、スレッド、リスト、またはドキュメントです。Slack公式のガイダンスも同じことを言っています。3行を超えるものには、構造が必要です。
最初の下書きは「書く」のではなく「話す」
ここから先は、多くの生産性記事が省略する話です。人が話す速度はおおむね1分あたり150語。タイピング速度はせいぜい40語ほどです。約3.75倍の差があり、複数の研究で確認されています。
厄介なのは、*生の*音声入力はそのままだと議事録のように読めることです。「えっと、あの、ちょっと予算ドキュメントの、マーケのところ、なんか4,000ドルくらいズレてる気がして……」。これをそのまま送るわけにはいきません。だから多くの人は1度試してすぐに音声入力をあきらめ、タイピングに戻ります。
解決策は、書き起こしをクリップボードに渡す前に磨いてくれるツールを使うことです。MacならVoicrがこれをやってくれます。FNキーを押したまま、まとまっていない考えをそのまま声に出し、キーを離す。きれいに整った文章がペースト可能な状態で現れます。音声入力は*第一稿*になり、推敲は自動で完了します。書き直す工程ごと省略できます。
VoicrのSmart Rulesを設定しておけば、Slack内で口述したメッセージはカジュアルで短めに、メールアプリで口述したメッセージはよりフォーマルに仕上げる、といった切り替えも自動でできます。手動でモードを切り替える必要はありません。下書きの時間を実際に半分にしてくれるのは、まさにこの部分です。第一稿が、すでに送れる品質になっている。
スレッドを使えば、あとで謝らなくて済む
速さの話は、今書いているメッセージだけのものではありません。チャンネルがすっきりしているおかげで送らずに済むメッセージの話でもあります。
全員の時間を節約してくれるスレッドの習慣を2つ。 - 返信はチャンネルではなくスレッドで。チャンネル本体での横道の会話は、全員にミュートかスクロールか文脈切り替えを強います。 - 了解の合図は絵文字リアクションで。👀は「見ました、対応中です」。✅は「完了」。メッセージ1通と、それに対するフォロー通知1件を丸ごと置き換えます。
もう一つ、知名度は低いけれど真似する価値のある習慣。途中から「これはチャンネル全体に関係する」と気づいたスレッドでは、議論ではなく*まとめ*の返信にだけ「チャンネルにも送信」を付ける。チャンネルのメンバーは結論だけを受け取り、議論はスレッドの中に残ります。
このワークフロー自体について深掘りしたい人は、1つのショートカットでMacのどのアプリにも音声入力する方法で、自然と体に馴染んでいくキー操作のコツを紹介しています。
そのまま使える5つのSlackテンプレート
ここに挙げる5つで、社内Slackメッセージのおよそ8割をカバーできます。テキストスニペットとして保存しておけば、ほとんどのメッセージは20秒以内で送れるようになります。
言い回しは、自分たちのチームの声に合わせて調整してください。型はそのまま、言葉はあなたのもの。長めの更新にSlackキャンバスを使っているチームなら、同じテンプレートの先頭にヘッドラインを1行足すだけで、そのまま流用できます。
1. 依頼
``` [プロジェクト] — [必要なもの]お願いします。 [必要なら背景を1行] [日付]までに。 ```
2. 進捗アップデート
``` [プロジェクト] 進捗: ✅ 完了 — [項目] 🟡 進行中 — [項目] 🔴 ブロック中 — [項目 / 担当] ```
3. 非同期の質問
``` [トピック]について質問:[本題の質問を「?」で締める] 背景:[なぜ聞いているのかを1行] 急ぎません — [日付]までに返信もらえれば十分です。 ```
4. 決定事項の共有
``` 共有 — [決定内容]に決まりました。 理由:[1行] あなたへの影響:[1行、または「なし」] ```
5.「私はそう思いません」返信
``` ここは少し違う意見です — [反対している点]。 理由:[1〜2行] 代わりの提案:[代替案] 話したほうが早ければ、コール入れましょう。 ```
実践に落とし込む
今週、1つだけ変えるなら、これにしてください。次にSlackメッセージを打つ前に、まず一度声に出して言ってみる。どれくらい時間がかかるか聞いてみる。話した版はだいたい、打った版より短く、明快で、不安が少ないはずです。
そして、そのまま実際のワークフローにしてしまう。キーを押して、メッセージを話して、整った文章を貼る。Macなら、Voicrがこの一連の流れを3秒ほどで回します。しかも、今いるアプリに合わせて、Slack用とメール用とドキュメント用でトーンも切り替わります。1日90分Slackに使っているなら、それが45分になるのは、ありがちな生産性ブログの約束ではなく、現実の変化です。
まずは1つのチャンネル、1日だけ。「以前なら書き直していた」のに今日は書き直さずに済んだ場面が何回あったかを数えてみてください。それが、あなたが取り戻した「半分の時間」です。