你开始敲一条 Slack 消息。写到第三句,把第一句删了。你重新组织那个请求。你加了个“就”字让语气柔和一点,然后又把“就”删掉。你把“你能不能”改成“可以麻烦你一下吗”。等你按下发送键,四分钟已经过去了。
把这个数字乘以一名普通知识工作者每天在 Slack 上发送的 92 条消息,这笔账就有点难看了。根据 Speakwise 的研究,人们现在每天主动使用 Slack 的时间已经超过 90 分钟。其中大部分时间都不是在阅读,而是在反复改写。
好消息是:你完全可以用大约一半的时间写出更好的 Slack 消息。不是靠打字更快,而是靠调整做事的顺序。
Slack 消息为什么总要写这么久
瓶颈几乎从来不在手指上,而在以下三个地方: - 客套铺垫:“嗨,希望你这周过得不错,不好意思打扰你了,我想问一下,你看你什么时候方便的话能不能……” - 语气反复推敲:把消息重读三遍,确认听起来不会显得无礼 - 结构跑偏:先把真正要问的事埋在一堆背景信息底下,然后意识到对方会漏看,再回头重新调整
这三件事都能靠模板解决,而不是靠意志力。一旦你有了一个固定结构往里填想法,起草就不再像写作,更像填表。最难的那部分——也就是想清楚你到底要说什么——无论用不用模板都一样。但慢的那部分就消失了。
这种损耗还是隐形的。你不会在日程表上看到“重写 Slack 消息”这一项。但如果每天 90 分钟的 Slack 时间里,有三分之一都花在改措辞、检查语气、添加致歉式缓冲语,那就是每天有半个小时在反复挪动同样的句子。一年算下来,差不多有整整两个工作周浪费在你永远不会再看一眼的措辞上。
三行式 Slack 消息模板
大多数内部 Slack 消息无非是四种之一:一个问题、一项请求、一次进度同步,或者一条知会。这四种都能套进同一个三行结构: 1. 背景:用一句话说明这是关于什么的 2. 请求或要点:你到底想要什么,或者想说什么 3. 截止时间或下一步:你需要对方什么时候回复,或者接下来会发生什么
下面是同一条消息分别用长篇写法和模板写法呈现的样子。
改写前(110 字): ``` 嗨 Mark!希望你周末过得不错。我最近在看 Q2 的预算文档, 注意到市场营销那一项好像跟我们上周四规划会上讨论的不太 一样。我也不是百分百确定自己有没有看错,不过看起来好像 超了大概 4k 美元?反正一点都不急,你方便的时候帮忙看一 下、告诉我你的想法就行。我想在下周领导评审之前先把口径 对齐。非常感谢! ```
改写后(37 字): ``` Q2 预算文档 — 市场营销那一项比周四对齐的金额高了约 $4k。 你能确认一下是不是我看错了吗? 下周五的领导评审前需要确认。 ```
第二条更短、更清楚,也更容易处理。写起来只花了三分之一的时间。读者不用滚屏,五秒钟就能回复。
去掉客套铺垫
大多数 Slack 消息一开头都有一段可以直接删掉的暖场话,删了一点价值都不会丢。常见的几种: - “就是想跟进一下……” - “不好意思打扰你,不过……” - “一个小问题:” - “希望你一切都好” - “你方便的话……” - “我在想,要不要……”
这些话不带任何信息。更糟的是,它们会把真正要说的内容挤到手机屏幕的折叠区下面,对方在通知里只看到“嗨,不好意思打扰你了……”,还要点进去才知道你到底想干嘛。
如果担心语气太硬,在开头加一个 👋 表情就够了,一个字符就能完成同样的社交润滑作用。然后直接进入正题。
为扫读者排版,而不是为通读者
没人把 Slack 当书读,大家都是在扫。你的排版应该配合这一点:
- 把请求加粗。如果有一件事必须让对方做,就标出来。他们不用解析其它内容也能一眼找到。 - 超过两条就用列表。整段堆在一起会被略读,第三点很容易被漏掉。 - 用具体日期,不要用相对时间。“周五”跨时区会有歧义,“5 月 29 日(周五)CET 下班前”就不会。 - 数字用阿拉伯数字写。“$4k”比“大概四千美元”扫读速度快多了。 - 以名词开头。“Q2 预算文档 — ”或“新人引导流程 — ”能让对方还没读正文就知道这条消息属于哪一摊事。
如果你的消息超过了三行,几乎可以肯定你需要的是一个话题串、一个列表或一份文档,而不是一段更长的段落。Slack 官方建议也说过类似的话:超出三行的内容就需要结构化。
用嘴说出第一稿,而不是打字
下面这一点是大多数效率指南都会跳过的。你的语速大约是每分钟 150 词,而打字速度大约只有每分钟 40 词。这是大约 3.75 倍的差距,已被多项研究证实。
问题是,*原始*的口述听起来就像一份转写稿:“嗯,那个,就是,你能,呃,看一下那个预算文档吗,市场营销那行,我感觉好像差了,嗯,大概四千?”这种东西你肯定不会发出去。所以大多数人试过一次语音输入就放弃了 Slack 上的语音,又回去敲键盘。
解决办法是用一个能在文本落到剪贴板之前自动润色转写结果的工具。如果你用的是 Mac,Voicr 就是干这个的。按住 FN,把你乱糟糟的想法说出来,松手,干净的文字就准备好粘贴了。口述变成*初稿*,润色自动完成。改写这一步直接跳过。
你还可以设置 Voicr 的 Smart Rules,让在 Slack 里口述的内容偏轻松简短,在邮件应用里口述的内容偏正式。不用手动切换。这才是真正把起草时间砍掉一半的关键:初稿好到可以直接发。
用话题串,免得事后再道歉
速度不只取决于你正在写的那条消息,也取决于那些因为频道保持干净而根本不用发的消息。
两个能让所有人都节省时间的话题串习惯: - 在话题串里回复,不要直接在频道里回。频道里冒出来的小话题会逼着所有人去静音、滚屏或者切换上下文。 - 用表情反应来表示确认。一个 👀 表示“看到了,正在处理”,一个 ✅ 表示“完成”。两者都能替代一条完整消息和一次额外的通知。
还有一个不那么有名但值得借鉴的习惯:当你开的一个话题串变得对整个频道都重要时,只在发布*总结*回复时勾选“同时发送到频道”,而不是来回讨论时都勾。频道成员只会看到结论;讨论过程留在话题串里。
想了解整个工作流本身,可以看 一键在任意 Mac 应用中口述,里面讲了让这一切变成肌肉记忆的方法。
五个可以直接拿去用的 Slack 模板
这五个模板大概覆盖了内部 Slack 消息的 80%。把它们存成文本片段,大多数消息你都能在 20 秒内发出去。
措辞按你们团队的语气调整就行。结构不变,词是你自己的。如果你们团队会用 Slack canvas 写更长的更新,这些模板也能用,只要在最上面加一行作为标题。
1. 请求型
``` [项目] — 需要 [东西]。 [如有必要,补一行背景。] 截止 [日期]。 ```
2. 进度同步型
``` [项目] 进度更新: ✅ 已完成 — [事项] 🟡 进行中 — [事项] 🔴 受阻于 — [事项 / 谁] ```
3. 异步提问型
``` 关于 [话题] 的问题:[具体问题,以 ? 结尾] 背景:[一行说明为什么问] 不急 — 在 [日期] 前回复就行。 ```
4. 决策知会型
``` 知会一下 — 我们决定 [这个决定]。 原因:[一行] 对你的影响:[一行,或者“无”] ```
5. “我不同意”回复型
``` 想就这点提出不同意见 — [你不同意的那一点]。 理由:[一两行] 替代方案:[备选方案] 如果当面聊更方便,我也可以上会。 ```
落地到日常
如果这周只改一件事,就改这件:在下一次敲 Slack 消息之前,先把它出声说一遍。听听自己说要花多久。你嘴里说出来的那个版本,几乎总是比手打出来的版本更短、更清楚,也更不焦虑。
然后把这变成实际的工作流。按住一个键,说出你的消息,粘贴润色后的版本。Voicr 在 Mac 上能在大约三秒内跑完整个循环,还会根据你当前所在的应用,在 Slack、邮件、文档之间自动切换语气。如果你每天在 Slack 上花 90 分钟,把它降到 45 分钟是真正的变化,不是效率博客上的空头承诺。
从一个频道开始,坚持一天。留意你有多少次本来会去重写一句话、结果不用再改。那就是你拿回来的那一半时间。