Вы начинаете печатать сообщение в Slack. На третьей фразе удаляете первую. Перефразируете просьбу. Добавляете «просто», чтобы смягчить тон, потом убираете «просто». Меняете «можешь» на «не мог бы ты». К моменту, когда вы нажимаете «Отправить», уходит четыре минуты.
Умножьте это на 92 сообщения, которые средний офисный сотрудник отправляет в Slack за день, — и арифметика становится неприятной. По данным исследования Speakwise, люди сейчас проводят в Slack больше 90 минут в день. И значительная часть этого времени уходит не на чтение, а на переписывание.
Хорошая новость: писать в Slack лучше и примерно вдвое быстрее реально. Не за счёт скорости набора, а за счёт того, в каком порядке вы делаете шаги.
Почему сообщения в Slack отнимают столько времени
Узкое место почти никогда не в ваших пальцах. Оно в трёх местах: - Расшаркивания: «Привет, надеюсь, неделя проходит хорошо, извини, что отвлекаю, но я тут подумал, может, у тебя найдётся минутка как-нибудь…» - Сомнения в тоне: вы перечитываете сообщение три раза, чтобы убедиться, что оно не звучит грубо - Ползучая структура: вы прячете саму просьбу под контекстом, потом понимаете, что читатель её не заметит, и начинаете переставлять абзацы
Каждое из трёх лечится шаблоном, а не силой воли. Когда у вас есть готовая структура, в которую можно вложить мысль, написание перестаёт ощущаться как сочинение. Это больше похоже на заполнение формы. Сложная часть — понять, что вы вообще хотите сказать, — остаётся той же. А медленная часть исчезает.
И издержки тут невидимые. В календаре нет встречи «Переписываю сообщения в Slack». Но если треть из этих 90 ежедневных минут уходит на перефразирование, проверку тона и добавление извиняющихся смягчителей — это полчаса в день, потраченных на перемещение одних и тех же фраз. За год — почти две полные рабочие недели на формулировки, к которым вы никогда не вернётесь.
Шаблон сообщения для Slack из трёх строк
Большинство внутренних сообщений в Slack — это одно из четырёх: вопрос, просьба, статус-апдейт или FYI. Все четыре укладываются в три строки: 1. Контекст: одно предложение о том, к чему это относится 2. Просьба или суть: что вы на самом деле хотите или о чём сообщаете 3. Дедлайн или следующий шаг: когда нужен ответ или что произойдёт дальше
Вот одно и то же сообщение в длинной форме и в формате шаблона.
До (110 слов): ``` Привет, Марк! Надеюсь, выходные прошли хорошо. В общем, я тут смотрел документ по бюджету Q2 и заметил, что строка по маркетингу вроде как немного расходится с тем, что мы обсуждали в прошлый четверг на планёрке. Я не на 100% уверен, что правильно читаю цифры, но похоже, мы превышаем где-то на $4k или около того. В общем, никакой срочности, но как будет минутка, посмотри, пожалуйста, и скажи, что думаешь. Хочу убедиться, что мы на одной волне до ревью с руководством на следующей неделе. Большое спасибо! ```
После (37 слов): ``` Документ по бюджету Q2 — строка маркетинга примерно на $4k выше того, о чём договаривались в четверг. Подтверди, пожалуйста, что я правильно читаю? Нужно до пятничного ревью с руководством. ```
Второй вариант короче, понятнее и проще для действия. Он занял треть времени на написание. Читатель может ответить за пять секунд, ничего не пролистывая.
Уберите расшаркивания
Большинство сообщений в Slack начинаются с разгонной фразы, которую можно удалить. Никакой ценности при этом не теряется. Несколько типичных: - «Просто хотел уточнить по…» - «Извини, что отвлекаю, но…» - «Быстрый вопрос:» - «Надеюсь, у тебя всё хорошо» - «Если найдётся секунда…» - «Я тут подумал, может…»
Они не добавляют информации. Хуже того, они сдвигают вашу настоящую мысль за пределы видимой области на телефоне — и в уведомлении читатель видит «Привет, извини, что отвлекаю…» и вынужден тапнуть, чтобы узнать, чего вы хотите.
Если переживаете, что будет звучать сухо, эмодзи 👋 в начале сообщения выполняет ту же социальную функцию одним символом. А дальше — сразу к сути.
Форматируйте под сканирование, а не под чтение
Никто не читает Slack так, как читают книгу. Его пробегают глазами. Форматирование должно этому помогать:
- Выделяйте просьбу жирным. Если читателю нужно сделать одну конкретную вещь — пометьте её. Он найдёт её, не разбирая остального. - Используйте списки, если пунктов больше двух. Сплошные абзацы пробегают глазами, и третий пункт теряется. - Указывайте даты, а не относительное время. «Пятница» неоднозначна между часовыми поясами; «пт 29 мая, EOD CET» — нет. - Числа пишите цифрами. «$4k» читается быстрее, чем «около четырёх тысяч долларов». - Начинайте с существительного. «Документ по бюджету Q2 — » или «Онбординг — » сразу сообщает читателю, к какой теме это относится, ещё до первого слова.
Если ваше сообщение выходит за три строки, почти наверняка вам нужен тред, список или документ, а не более длинный абзац. Собственные рекомендации Slack говорят примерно то же: всё, что не вмещается в три строки, просится в структуру.
Надиктовывайте первый черновик, а не печатайте его
Вот часть, которую большинство гайдов по продуктивности пропускают. Скорость речи — примерно 150 слов в минуту. Скорость набора — около 40. Разница примерно в 3,75 раза, подтверждено множеством исследований.
Подвох в том, что *сырая* диктовка читается как расшифровка: «эээ, ну, типа, можешь, эээ, посмотреть документ по бюджету, строку маркетинга, мне кажется, она расходится, хм, может, на четыре тысячи?» Такое вы бы никогда не отправили. Поэтому большинство после одной попытки бросают голос для Slack и возвращаются к клавиатуре.
Решение — использовать инструмент, который причёсывает расшифровку до того, как она попадёт в буфер обмена. На Mac это умеет Voicr. Удерживаете FN, проговариваете сырую мысль, отпускаете — и в буфер ложится чистый текст, готовый к вставке. Диктовка становится *первым черновиком*; полировка происходит сама. Шаг с переписыванием выпадает.
В Voicr можно настроить Smart Rules так, чтобы сообщения, надиктованные внутри Slack, выходили неформальными и краткими, а письма в почтовом клиенте — более формальными. Никаких ручных переключений. Именно это и режет время на черновики вдвое: первый вариант уже годится для отправки.
Используйте треды, чтобы потом не извиняться
Скорость — это не только сообщение, которое вы пишете. Это и сообщения, которые не приходится отправлять, потому что канал остаётся чистым.
Две привычки с тредами, которые экономят время всем: - Отвечайте в треде, а не в основном канале. Побочные обсуждения в общем потоке заставляют всех заглушать канал, скроллить или переключать контекст. - Используйте эмодзи-реакции для подтверждений. 👀 значит «увидел, занимаюсь». ✅ — «готово». И то и другое заменяет полноценное сообщение и связанное с ним уведомление.
Третья привычка, менее известная, но достойная: если вы открыли тред, который вдруг оказался важен для всего канала, отметьте галочку «Также отправить в канал» только для итогового *резюме*, а не для всей перепалки. Участники канала получают вывод; тред хранит обсуждение.
Подробнее о самом потоке работы — в статье Диктуйте в любом приложении на Mac одной клавишей: там разбирается мышечная память, которая делает всё это автоматическим.
Пять шаблонов для Slack, которые можно стащить
Они покрывают примерно 80% внутренних сообщений в Slack. Сохраните их как сниппеты — и большинство сообщений вы будете отправлять меньше чем за 20 секунд.
Подгоните формулировки под голос вашей команды. Каркасы остаются, слова — ваши. Если ваша команда использует Slack-канвасы для более длинных апдейтов, те же шаблоны работают и там, нужно лишь добавить сверху строку с заголовком.
1. Просьба
``` [Проект] — нужно [что именно]. [Одна строка контекста, если нужна.] К [дата]. ```
2. Статус-апдейт
``` Апдейт по [проект]: ✅ Готово — [пункт] 🟡 В работе — [пункт] 🔴 Заблокировано — [пункт / кем] ```
3. Асинхронный вопрос
``` Вопрос по [тема]: [сам вопрос со знаком ?] Контекст: [одна строка, почему спрашиваете] Без срочности — ответ к [дата] устроит. ```
4. FYI о решении
``` FYI — мы решили [решение]. Почему: [одна строка] Что меняется для тебя: [одна строка или «ничего»] ```
5. Ответ «не согласен»
``` Не соглашусь — [тезис, с которым вы спорите]. Причина: [одна-две строки] Предлагаю вместо этого: [альтернатива] Готов созвониться, если так удобнее. ```
Как внедрить это в работу
Если вы поменяете на этой неделе только одну вещь — поменяйте вот эту: перед тем, как печатать следующее сообщение в Slack, скажите его вслух один раз. Послушайте, сколько это занимает. Та версия, которую вы произнесли, почти всегда короче, понятнее и спокойнее той, которую вы печатаете.
А потом сделайте это реальным процессом. Удерживайте клавишу, произносите сообщение, вставляйте отполированный вариант. Voicr проходит весь цикл примерно за три секунды на Mac и переключает тон между Slack, почтой и документами в зависимости от того, в каком приложении вы находитесь. Если вы проводите в Slack 90 минут в день, сокращение до 45 — это уже реальное изменение, а не обещание из блога о продуктивности.
Начните с одного канала. С одного дня. Замечайте, сколько раз вы могли бы переписать фразу — и не пришлось. Это и есть та половина, которую вы вернули себе.