คุณเริ่มพิมพ์ข้อความใน Slack พิมพ์ไปได้สามประโยค ก็ลบประโยคแรกทิ้ง เรียบเรียงคำขอใหม่ เติมคำว่า "แค่" เพื่อให้นุ่มลง แล้วก็ลบ "แค่" ทิ้ง เปลี่ยน "ช่วย" เป็น "ขอรบกวน" กว่าจะกดส่ง เวลาผ่านไปสี่นาที
คูณตัวเลขนั้นด้วยข้อความ 92 ข้อความที่คนทำงานความรู้โดยเฉลี่ยส่งบน Slack ต่อวัน แล้วตัวเลขที่ได้จะน่าอึดอัด จากงานวิจัยของ Speakwise ทุกวันนี้คนใช้เวลามากกว่า 90 นาทีต่อวันไปกับการอยู่ใน Slack อย่างจริงจัง และเวลาส่วนใหญ่ไม่ใช่การอ่าน แต่เป็นการเขียนใหม่
ข่าวดีคือ คุณเขียนข้อความ Slack ที่ดีขึ้นในเวลาเพียงครึ่งเดียวได้ ไม่ใช่ด้วยการพิมพ์เร็วขึ้น แต่ด้วยการเปลี่ยนลำดับขั้นตอนที่ทำ
ทำไมข้อความ Slack ของคุณถึงใช้เวลานานนัก
คอขวดแทบไม่เคยอยู่ที่นิ้วของคุณ มันอยู่ในสามจุดนี้: - การเกริ่นนำ: "สวัสดีค่ะ หวังว่าสัปดาห์นี้จะเป็นไปด้วยดี ขอโทษที่รบกวนนะคะ แต่ไม่ทราบว่าพอจะมีเวลาสักช่วงไหน..." - การเดาน้ำเสียงไปมา: อ่านข้อความซ้ำสามรอบเพื่อให้แน่ใจว่ามันไม่ฟังดูห้วน - โครงสร้างที่หลุดทิศ: ฝังคำขอจริงไว้ใต้กองบริบท พอนึกขึ้นได้ว่าผู้อ่านจะมองไม่เห็น ก็มาจัดเรียงใหม่
ทั้งสามเรื่องนี้แก้ได้ด้วยเทมเพลต ไม่ใช่ด้วยความตั้งใจ พอคุณมีโครงให้หย่อนความคิดลงไปได้ การร่างก็ไม่รู้สึกเหมือนการเขียนอีกต่อไป มันรู้สึกเหมือนการกรอกแบบฟอร์ม ส่วนที่ยาก คือการคิดว่าคุณอยากจะพูดอะไรจริง ๆ ยังเหมือนเดิมไม่ว่าคุณจะใช้วิธีไหน แต่ส่วนที่ช้าจะหายไป
ต้นทุนนี้ยังมองไม่เห็นด้วย คุณจะไม่เห็น "เขียน Slack ใหม่" บนปฏิทิน แต่ถ้าหนึ่งในสามของ 90 นาทีที่ใช้กับ Slack ทุกวันหมดไปกับการเรียบเรียงคำใหม่ ตรวจน้ำเสียง และเติมคำขอโทษให้นุ่มขึ้น นั่นคือครึ่งชั่วโมงทุกวันที่เอาไปย้ายประโยคเดิม ๆ ไปมา ตลอดทั้งปีคือเกือบสองสัปดาห์ทำงานเต็มที่ถูกเผาไปกับสำนวนที่คุณจะไม่ได้กลับมาอ่านอีก
เทมเพลตข้อความ Slack แบบ 3 บรรทัด
ข้อความภายในใน Slack ส่วนใหญ่เป็นหนึ่งในสี่อย่าง: คำถาม คำขอ อัปเดตสถานะ หรือแจ้งเพื่อทราบ ทั้งสี่อย่างเข้ารูปสามบรรทัดได้: 1. บริบท: หนึ่งประโยคบอกว่าเรื่องนี้คืออะไร 2. คำขอหรือประเด็น: สิ่งที่คุณต้องการหรือต้องการสื่อจริง ๆ 3. กำหนดเวลา หรือขั้นถัดไป: ต้องการคำตอบเมื่อไหร่ หรืออะไรจะเกิดขึ้นต่อ
ลองดูข้อความเดียวกันในแบบยาวและในแบบเทมเพลต
ก่อน (110 คำ): ``` สวัสดี Mark! หวังว่าวันหยุดที่ผ่านมาคงดี ผมดูเอกสารงบ Q2 อยู่แล้วสังเกตว่าบรรทัดงบการตลาดดูจะไม่ตรงกับที่เราคุยกัน วันพฤหัสที่แล้วในที่ประชุมวางแผน ไม่แน่ใจ 100% ว่าผมอ่าน ถูกหรือเปล่า แต่ดูเหมือนเราอาจจะเกินอยู่ราว ๆ $4k หรือ เปล่า? เอาเป็นว่าไม่รีบเลยนะ แต่พอมีเวลา ช่วยลองดูแล้ว บอกความเห็นหน่อยได้ไหม? อยากให้แน่ใจว่าเราเข้าใจตรงกัน ก่อนรีวิวกับผู้บริหารสัปดาห์หน้า ขอบคุณมาก ๆ ครับ! ```
หลัง (37 คำ): ``` เอกสารงบ Q2 — บรรทัดการตลาดสูงกว่าที่ตกลงกันวันพฤหัสฯ ประมาณ $4k ช่วยยืนยันให้หน่อยว่าผมอ่านถูกไหม? ต้องการก่อนรีวิวผู้บริหารวันศุกร์ ```
อันที่สองสั้นกว่า ชัดกว่า และตอบสนองได้ง่ายกว่า ใช้เวลาเขียนเพียงหนึ่งในสาม ผู้อ่านตอบได้ภายในห้าวินาทีโดยไม่ต้องเลื่อนหน้าจอ
ตัดคำเกริ่นนำทิ้ง
ข้อความ Slack ส่วนใหญ่เริ่มต้นด้วยวลีอุ่นเครื่องที่คุณลบทิ้งได้ โดยไม่มีอะไรสำคัญหายไป ตัวอย่างที่พบบ่อย: - "แค่อยากเช็คเรื่อง..." - "ขอโทษที่รบกวน แต่..." - "คำถามสั้น ๆ:" - "หวังว่าคุณจะสบายดี" - "ถ้าพอมีเวลาสักนาที..." - "ผมกำลังคิดอยู่ว่าอาจจะ..."
สิ่งเหล่านี้ไม่เพิ่มข้อมูลใด ๆ แย่กว่านั้น มันดันประเด็นจริงของคุณให้หลุดออกนอกหน้าจอบนมือถือ ทำให้ผู้อ่านเห็นแค่ "สวัสดี ขอโทษที่รบกวน..." ในแจ้งเตือน แล้วต้องแตะเข้ามาดูว่าคุณต้องการอะไร
ถ้ากังวลว่าจะฟังดูห้วน อิโมจิ 👋 ที่ต้นข้อความก็ทำหน้าที่ทางสังคมเดียวกันได้ด้วยอักขระเดียว แล้วเข้าประเด็นได้เลย
จัดรูปแบบเพื่อคนกวาดสายตา ไม่ใช่คนอ่าน
ไม่มีใครอ่าน Slack แบบเดียวกับที่อ่านหนังสือ พวกเขากวาดสายตา การจัดรูปแบบของคุณควรช่วยตรงนี้:
- ทำตัวหนาคำขอ ถ้ามีสิ่งเดียวที่ผู้อ่านต้องทำ ทำเครื่องหมายไว้ พวกเขาจะเจอมันโดยไม่ต้องอ่านส่วนที่เหลือ - ใช้บูลเล็ตเมื่อมีมากกว่าสองประเด็น ก้อนข้อความถูกกวาดผ่าน และประเด็นที่สามมักจะถูกข้าม - ใช้วันที่ ไม่ใช่เวลาแบบสัมพัทธ์ "ศุกร์" คลุมเครือข้ามไทม์โซน; "ศุกร์ 29 พ.ค. สิ้นวัน CET" ไม่คลุมเครือ - ใส่ตัวเลขเป็นตัวเลข "$4k" กวาดสายตาเร็วกว่า "ประมาณสี่พันดอลลาร์" - ขึ้นต้นด้วยคำนาม "เอกสารงบ Q2 — " หรือ "โฟลว์ออนบอร์ดดิ้ง — " บอกผู้อ่านว่าเรื่องนี้อยู่ในถังไหนก่อนที่จะอ่านสักคำ
ถ้าข้อความของคุณยาวเกินสามบรรทัด คุณแทบจะแน่ใจได้ว่าต้องใช้เธรด รายการ หรือเอกสาร ไม่ใช่ย่อหน้าที่ยาวขึ้น คำแนะนำจาก Slack เอง ก็พูดทำนองเดียวกัน อะไรที่ล้นเกินสามบรรทัดต้องการโครงสร้าง
พูดร่างแรก อย่าพิมพ์
นี่คือส่วนที่คู่มือเพิ่มประสิทธิภาพส่วนใหญ่มักข้าม ความเร็วการพูดของคุณอยู่ที่ราว ๆ 150 คำต่อนาที ความเร็วการพิมพ์อยู่ใกล้ 40 ช่องว่างนั้นราว 3.75 เท่า ยืนยันได้จากหลายงานวิจัย
ปัญหาคือการพูดตามคำบอก *แบบดิบ* อ่านเหมือนถอดเทป: "เอ่อ คือ แบบ ช่วย เอ่อ ดูเอกสารงบหน่อย บรรทัดการตลาด คิดว่ามันคลาดเคลื่อน อืม ราวสี่พันมั้ง?" คุณคงไม่มีวันส่งแบบนั้น คนส่วนใหญ่จึงเลิกใช้เสียงกับ Slack หลังลองครั้งเดียวแล้วกลับไปพิมพ์
วิธีแก้คือใช้เครื่องมือที่ขัดเกลาคำพูดให้เรียบร้อยก่อนจะลงคลิปบอร์ด ถ้าคุณใช้ Mac อยู่ Voicr ทำสิ่งนี้ได้ กด FN ค้างไว้ พูดความคิดที่ยังเลอะ ๆ ออกมา ปล่อย แล้วข้อความที่สะอาดจะปรากฏพร้อมวาง การพูดตามคำบอกจะกลายเป็น *ร่างแรก* การขัดเกลาเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ คุณข้ามขั้นการเขียนใหม่ไปได้เลย
คุณยังตั้ง Smart Rules ของ Voicr ได้ ให้ข้อความที่พูดตามคำบอกใน Slack ออกมาในโทนสบาย ๆ และกระชับ ขณะที่ข้อความที่พูดในแอปอีเมลออกมาเป็นทางการกว่า ไม่ต้องสลับด้วยมือ นี่คือส่วนที่ลดเวลาร่างของคุณลงครึ่งหนึ่งจริง ๆ: ร่างแรกดีพอจะส่งได้ทันที
ใช้เธรดเพื่อจะได้ไม่ต้องมาขอโทษทีหลัง
ความเร็วไม่ได้อยู่ที่ข้อความที่คุณกำลังเขียนเท่านั้น มันอยู่ที่ข้อความที่คุณไม่ต้องส่งเพราะช่องสนทนายังสะอาดอยู่
สองนิสัยการใช้เธรดที่ช่วยประหยัดเวลาให้ทุกคน: - ตอบในเธรด ไม่ใช่ในช่องหลัก บทสนทนาข้างเคียงในช่องหลักบังคับให้ทุกคนต้องปิดเสียง เลื่อนผ่าน หรือสลับบริบท - ใช้อิโมจิรีแอ็กชันสำหรับการรับทราบ 👀 หมายถึง "เห็นแล้ว กำลังทำ" ✅ หมายถึง "เสร็จแล้ว" ทั้งสองแทนข้อความเต็ม ๆ และแจ้งเตือนซ้ำ
นิสัยที่สาม ที่ดังน้อยกว่าแต่ควรหยิบไปใช้: เมื่อคุณเริ่มเธรดที่กลายเป็นเรื่องสำคัญกับทั้งช่อง ให้ติ๊กช่อง "Also send to channel" เฉพาะข้อความ *สรุป* เท่านั้น ไม่ใช่การโต้กลับไปกลับมา สมาชิกในช่องจะได้ข้อสรุป ส่วนเธรดเก็บการถกเถียงไว้
อยากรู้เพิ่มเกี่ยวกับโฟลว์งานนี้ พูดในแอป Mac ใดก็ได้ด้วยปุ่มเดียว อธิบายความจำกล้ามเนื้อที่ทำให้สิ่งนี้รู้สึกอัตโนมัติ
เทมเพลต Slack ห้าแบบที่คุณหยิบไปใช้ได้เลย
ห้าเทมเพลตนี้ครอบคลุมราว 80% ของข้อความ Slack ภายในองค์กร บันทึกไว้เป็นข้อความสั้น แล้วคุณจะส่งข้อความส่วนใหญ่ได้ในเวลาไม่ถึง 20 วินาที
ปรับถ้อยคำให้เข้ากับน้ำเสียงของทีม โครงคงไว้ คำเป็นของคุณ ถ้าทีมของคุณใช้ Slack canvases สำหรับอัปเดตที่ยาวกว่านี้ เทมเพลตเดียวกันใช้ได้เลย เพียงเติมบรรทัดหัวเรื่องเข้าไปด้านบนหนึ่งบรรทัด
1. คำขอ
``` [โปรเจกต์] — ต้องการ [สิ่งที่ต้องการ] [หนึ่งบรรทัดบริบทถ้าจำเป็น] ภายใน [วันที่] ```
2. อัปเดตสถานะ
``` อัปเดต [โปรเจกต์]: ✅ เสร็จ — [รายการ] 🟡 กำลังทำ — [รายการ] 🔴 ติดอยู่ที่ — [รายการ / ใคร] ```
3. คำถามแบบอะซิงค์
``` คำถามเรื่อง [หัวข้อ]: [คำถามจริง จบด้วย ?] บริบท: [หนึ่งบรรทัดว่าทำไมถึงถาม] ไม่รีบ — ตอบภายใน [วันที่] ก็พอ ```
4. แจ้งการตัดสินใจ
``` แจ้งให้ทราบ — เราตัดสินใจ [การตัดสินใจ] เหตุผล: [หนึ่งบรรทัด] อะไรเปลี่ยนสำหรับคุณ: [หนึ่งบรรทัด หรือ "ไม่มี"] ```
5. ตอบแบบ "ผมไม่เห็นด้วย"
``` ขอแย้งเรื่องนี้ — [ประเด็นที่ไม่เห็นด้วย] เหตุผล: [หนึ่งหรือสองบรรทัด] เสนอแทนว่า: [ทางเลือก] ยินดีต่อสายคุยถ้าสะดวกกว่า ```
นำไปใช้จริง
ถ้าจะเปลี่ยนแค่อย่างเดียวในสัปดาห์นี้ ให้เปลี่ยนสิ่งนี้: ก่อนพิมพ์ข้อความ Slack ครั้งต่อไป ลองพูดออกมาดัง ๆ หนึ่งรอบ ฟังว่าใช้เวลาเท่าไร เวอร์ชันที่คุณพูดออกมามักจะสั้นกว่า ชัดกว่า และวิตกน้อยกว่าเวอร์ชันที่พิมพ์เสมอ
จากนั้นทำให้มันกลายเป็นโฟลว์งานจริง กดปุ่มหนึ่งปุ่ม พูดข้อความ วางเวอร์ชันที่ขัดเกลาแล้ว Voicr ทำทั้งวงจรนี้ในเวลาประมาณสามวินาทีบน Mac และมันสลับน้ำเสียงระหว่าง Slack อีเมล และเอกสารตามแอปที่คุณอยู่ ถ้าคุณใช้เวลา 90 นาทีต่อวันใน Slack การลดเหลือ 45 นาทีคือการเปลี่ยนแปลงจริง ไม่ใช่คำสัญญาจากบล็อกเพิ่มประสิทธิภาพ
เริ่มจากช่องเดียว วันเดียว สังเกตว่ามีกี่ครั้งที่คุณคงจะเขียนประโยคใหม่แต่ไม่ต้องทำ นั่นคือครึ่งที่คุณได้คืนมา