Você começa a digitar uma mensagem no Slack. Três frases depois, apaga a primeira. Reformula o pedido. Adiciona um "só" para suavizar e depois tira o "só". Troca "você pode" por "você se importaria de". Quando finalmente aperta enviar, já se foram quatro minutos.
Multiplique isso pelas 92 mensagens que um profissional do conhecimento envia em média por dia no Slack e a conta começa a incomodar. Segundo uma pesquisa da Speakwise, as pessoas passam hoje mais de 90 minutos por dia interagindo ativamente com o Slack. E boa parte desse tempo não é leitura. É reescrita.
A boa notícia: dá para escrever mensagens melhores no Slack em quase metade do tempo. Não digitando mais rápido. Mudando a ordem em que você faz as coisas.
Por que suas mensagens no Slack demoram tanto
O gargalo quase nunca está nos seus dedos. Está em três lugares: - Rodeios: "Oi, espero que sua semana esteja indo bem, desculpa incomodar, mas eu queria saber se talvez você teria um tempinho em algum momento para…" - Insegurança com o tom: reler a mensagem três vezes para garantir que não soa grosseira - Desvio estrutural: enterrar o pedido real embaixo do contexto, perceber que o leitor vai passar batido e reorganizar tudo
Cada um desses pontos se resolve com um template, não com força de vontade. Quando você tem uma estrutura para encaixar o pensamento, escrever deixa de parecer escrita. Vira preenchimento de formulário. A parte difícil, descobrir o que você realmente quer dizer, continua a mesma. A parte lenta some.
O custo também é invisível. Você não vai ver "reescrita no Slack" na sua agenda. Mas se um terço daqueles 90 minutos diários no Slack é gasto reformulando, checando o tom e adicionando pedidos de desculpas, isso é meia hora todo dia movendo as mesmas frases de um lado para o outro. Em um ano, são quase duas semanas inteiras de trabalho queimadas em frases que você nunca vai reler.
O template de mensagem em 3 linhas para o Slack
A maioria das mensagens internas no Slack é uma de quatro coisas: uma pergunta, um pedido, um status ou um FYI. Todas as quatro encaixam numa estrutura de três linhas: 1. Contexto: uma frase sobre do que se trata 2. O pedido ou o ponto: o que você quer ou está dizendo 3. Prazo ou próximo passo: quando precisa de resposta, ou o que acontece depois
Aqui está a mesma mensagem na versão longa e na versão template.
Antes (110 palavras): ``` Oi Marcos! Espero que tenha tido um bom fim de semana. Então, eu estava olhando o doc do orçamento do Q2 e notei que a linha de marketing parece estar um pouco diferente do que combinamos na reunião de planejamento de quinta-feira passada. Não tenho 100% de certeza se estou lendo certo, mas parece que talvez estejamos estourando em uns $4k? Enfim, sem pressa nenhuma, mas quando você tiver um tempinho, dá uma olhada e me diz o que acha? Quero ter certeza que estamos alinhados antes do review com a liderança semana que vem. Muito obrigado! ```
Depois (37 palavras): ``` Doc do orçamento Q2 — linha de marketing está ~$4k acima do que combinamos quinta. Você confirma que estou lendo certo? Preciso antes do review com a liderança na sexta. ```
A segunda é mais curta, mais clara e mais fácil de responder. Levou um terço do tempo para escrever. O leitor responde em cinco segundos sem precisar rolar a tela.
Corte os rodeios
Quase toda mensagem no Slack começa com uma frase de aquecimento que dá para apagar. Nada de valor se perde. Algumas comuns: - "Só queria dar uma olhada em…" - "Desculpa incomodar, mas…" - "Pergunta rápida:" - "Espero que esteja tudo bem com você" - "Se você tiver um segundinho…" - "Eu estava pensando que talvez…"
Não acrescentam nenhuma informação. Pior: empurram seu ponto real para baixo da dobra no celular, então o leitor vê "Oi, desculpa incomodar…" na notificação e precisa abrir para descobrir o que você quer.
Se a preocupação é parecer ríspido, um emoji 👋 no começo da mensagem cumpre o mesmo papel social em um único caractere. Depois, vá direto ao ponto.
Formate para quem escaneia, não para quem lê
Ninguém lê o Slack como lê um livro. As pessoas escaneiam. Sua formatação precisa ajudar nisso:
- Destaque o pedido em negrito. Se há uma coisa que o leitor precisa fazer, marque. Ele vai encontrar sem precisar interpretar o resto. - Use bullets quando tiver mais de dois pontos. Paredes de texto são lidas na diagonal e o terceiro ponto se perde. - Use datas, não tempo relativo. "Sexta" é ambíguo entre fusos horários; "sex 29 mai, fim do dia, CET" não é. - Coloque números em algarismos. "$4k" é lido mais rápido do que "cerca de quatro mil dólares". - Comece pelo substantivo. "Doc do orçamento Q2 — " ou "Fluxo de onboarding — " já diz ao leitor em qual gaveta a mensagem encaixa antes de ele ler qualquer palavra.
Se sua mensagem passa de três linhas, quase certamente o que ela pede é uma thread, uma lista ou um doc, não um parágrafo mais longo. O próprio guia do Slack diz algo parecido: tudo que extrapola três linhas pede estrutura.
Fale o primeiro rascunho, não digite
Aqui está a parte que a maioria dos guias de produtividade pula. Sua velocidade de fala é de cerca de 150 palavras por minuto. Sua velocidade de digitação fica perto de 40. É uma diferença de ~3,75x, confirmada em vários estudos.
O problema é que o ditado *cru* sai como uma transcrição: "hum, então, tipo, será que você poderia, é, dar uma olhada no doc do orçamento, a linha de marketing, acho que está fora, hmm, uns quatro mil?" Você nunca enviaria isso. Por isso, a maioria desiste do ditado para o Slack depois de uma tentativa e volta a digitar.
A solução é usar uma ferramenta que polui a transcrição antes dela cair na sua área de transferência. Se você usa Mac, o Voicr faz isso. Segure FN, fale seu pensamento bagunçado, solte, e o texto limpo aparece pronto para colar. O ditado vira o *primeiro rascunho*; o polimento acontece automaticamente. Você pula a etapa de reescrita.
Você também pode configurar as Smart Rules do Voicr para que mensagens ditadas dentro do Slack saiam casuais e curtas, enquanto mensagens ditadas no seu app de e-mail saiam mais formais. Sem alternar nada na mão. Essa é a parte que de fato corta seu tempo de escrita pela metade: o primeiro rascunho já está bom o suficiente para enviar.
Use threads para não precisar se desculpar depois
Velocidade não é só sobre a mensagem que você está escrevendo. É também sobre as mensagens que você não precisa enviar porque o canal continua limpo.
Dois hábitos com threads que poupam tempo de todo mundo: - Responda na thread, não no canal. Conversas paralelas no canal principal forçam todo mundo a silenciar, rolar ou trocar de contexto. - Use reações com emoji para confirmar recebimento. Um 👀 diz "vi, estou cuidando". Um ✅ diz "feito". Os dois substituem uma mensagem inteira e uma notificação de acompanhamento.
Um terceiro hábito, menos famoso mas que vale roubar: quando você abre uma thread que acaba importando para o canal todo, marque a opção "Enviar também ao canal" no *resumo* da resposta, não no vai e vem. Os membros do canal ficam com a conclusão; a thread guarda o debate.
Para mais sobre o fluxo em si, Dite em qualquer app do Mac com uma tecla mostra a memória muscular que faz isso parecer automático.
Cinco templates de Slack para você roubar
Estes cobrem mais ou menos 80% das mensagens internas no Slack. Salve-os como snippets de texto e você vai enviar a maioria das mensagens em menos de 20 segundos.
Adapte o tom à voz do seu time. As estruturas se mantêm; as palavras são suas. Se o seu time usa canvases do Slack para updates mais longos, os mesmos templates funcionam ali com uma linha extra no topo para o título.
1. O pedido
``` [Projeto] — preciso de [coisa]. [Uma linha de contexto, se necessário.] Até [data]. ```
2. O status
``` Update de [projeto]: ✅ Pronto — [item] 🟡 Em andamento — [item] 🔴 Bloqueado em — [item / quem] ```
3. A pergunta assíncrona
``` Pergunta sobre [tema]: [a pergunta de fato, terminando em ?] Contexto: [uma linha sobre por que está perguntando] Sem pressa — resposta até [data] está ótimo. ```
4. O FYI de decisão
``` FYI — decidimos [a decisão]. Por quê: [uma linha] O que muda para você: [uma linha, ou "nada"] ```
5. A resposta "discordo"
``` Quero contra-argumentar — [o ponto com o qual você discorda]. Motivo: [uma ou duas linhas] Proponho no lugar: [alternativa] Posso pular para uma call se ficar mais fácil. ```
Colocando em prática
Se você só vai mudar uma coisa esta semana, mude esta: antes de digitar a próxima mensagem no Slack, fale ela em voz alta uma vez. Repare quanto tempo leva. A versão que você fala é quase sempre mais curta, mais clara e menos ansiosa do que a versão que você digita.
Depois, transforme isso no fluxo de verdade. Segure uma tecla, fale a mensagem, cole a versão polida. O Voicr faz esse ciclo inteiro em cerca de três segundos no Mac, e ajusta o tom para Slack vs e-mail vs docs com base no app em que você está. Se você passa 90 minutos por dia no Slack, derrubar isso para 45 é uma mudança real, não promessa de blog de produtividade.
Comece com um canal. Um dia. Repare quantas vezes você teria reescrito uma frase e não precisou. Essa é a metade que você recuperou.