Du börjar skriva ett Slack-meddelande. Tre meningar in raderar du den första. Du formulerar om frågan. Du lägger till "bara" för att mjuka upp den, och tar sedan bort "bara" igen. Du ändrar "kan du" till "skulle du kunna". När du till slut trycker på skicka har fyra minuter gått.
Gångra det med de 92 meddelanden en genomsnittlig kunskapsarbetare skickar per dag på Slack, så blir matten obekväm. Enligt research från Speakwise ägnar människor numera över 90 minuter om dagen åt att aktivt arbeta i Slack. Mycket av den tiden är inte läsning. Den är omskrivning.
Goda nyheter: du kan skriva bättre Slack-meddelanden på ungefär halva tiden. Inte genom att skriva snabbare. Genom att ändra ordningen på det du gör.
Varför dina Slack-meddelanden tar så lång tid
Flaskhalsen sitter nästan aldrig i fingrarna. Den sitter på tre ställen: - Inledande harklingar: "Hej, hoppas veckan rullar på, ledsen att störa, men jag undrade om du kanske skulle ha tid någon gång att…" - Tongranskning i andra hand: att läsa meddelandet tre gånger för att vara säker på att det inte låter otrevligt - Strukturell drift: att gömma själva frågan under kontext, inse att läsaren kommer att missa den, och sedan flytta om allt
Var och en av dem går att fixa med en mall, inte med viljestyrka. När du har en struktur att fylla din tanke i slutar utkastet att kännas som skrivande. Det känns som att fylla i ett formulär. Den svåra delen, att lista ut vad du faktiskt vill säga, är densamma hur du än gör. Den långsamma delen försvinner.
Kostnaden är dessutom osynlig. Du ser inte "omskrivning av Slack" i din kalender. Men om en tredjedel av de 90 dagliga Slack-minuterna går åt till att omformulera, tongranska och lägga till ursäktande mjukgörare, så är det en halvtimme om dagen där du flyttar samma meningar fram och tillbaka. Över ett år är det nästan två fulla arbetsveckor som bränns på formuleringar du aldrig kommer att läsa om.
Mallen för Slack-meddelanden på tre rader
De flesta interna Slack-meddelanden är en av fyra saker: en fråga, en begäran, en statusuppdatering eller ett FYI. Alla fyra passar i en treradsform: 1. Kontext: en mening om vad det här handlar om 2. Frågan eller poängen: vad du faktiskt vill ha eller säger 3. Deadline eller nästa steg: när du behöver svar, eller vad som händer härnäst
Här är samma meddelande i långform och i mallform.
Innan (110 ord): ``` Hej Mark! Hoppas du hade en bra helg. Så jag har tittat på Q2- budgetdokumentet och jag märkte att marknadsföringsraden verkar vara lite av från vad vi diskuterade i torsdags på planerings- mötet. Jag är inte 100% säker på att jag läser det rätt men det ser ut som att vi kanske ligger över med kanske 4 000 dollar eller så? Ingen brådska alls, men när du får en chans, skulle du kunna ta en titt och säga vad du tycker? Jag vill bara vara säker på att vi är samordnade inför ledningsgranskningen nästa vecka. Tack så mycket! ```
Efter (37 ord): ``` Q2-budgetdokumentet — marknadsföringsraden är ~4 000 dollar högre än vad vi kom överens om i torsdags. Kan du bekräfta att jag läser det rätt? Behövs innan fredagens ledningsgranskning. ```
Det andra är kortare, tydligare och enklare att agera på. Det tog en tredjedel av tiden att skriva. Läsaren kan svara på fem sekunder utan att skrolla.
Skippa de inledande harklingarna
De flesta Slack-meddelanden börjar med en uppvärmningsfras du kan radera. Inget av värde går förlorat. Några vanliga: - "Ville bara stämma av kring…" - "Ledsen att störa, men…" - "Snabb fråga:" - "Hoppas allt är bra" - "Om du har en sekund…" - "Jag tänkte kanske…"
De tillför ingen information. Värre, de pressar din verkliga poäng nedanför vikningen på mobilen, så att läsaren ser "Hej, ledsen att störa…" i notisen och måste trycka sig vidare för att se vad du vill.
Om du är orolig för att låta tvär gör en 👋-emoji i början av meddelandet samma sociala jobb på ett enda tecken. Sedan rakt på sak.
Formatera för skummare, inte läsare
Ingen läser Slack som man läser en bok. Man skummar. Din formatering ska hjälpa till med det:
- Fetstilsmarkera frågan. Om det finns en sak läsaren behöver göra, markera den. De hittar den utan att läsa resten. - Använd punkter när du har fler än två punkter. Textmassor skummas och tredje punkten missas. - Använd datum, inte relativ tid. "Fredag" är otydligt mellan tidszoner; "fre 29 maj EOD CET" är det inte. - Skriv siffror med siffror. "4 000 dollar" skummas snabbare än "ungefär fyra tusen dollar". - Inled med substantivet. "Q2-budgetdokumentet — " eller "Introduktionsflödet — " talar om för läsaren vilken hink det här ligger i innan de läst ett ord.
Om ditt meddelande löper längre än tre rader behöver du nästan säkert en tråd, en lista eller ett dokument, inte ett längre stycke. Slacks egna riktlinjer säger något liknande: allt som spiller över tre rader behöver struktur.
Tala in första utkastet, skriv det inte
Här kommer den del de flesta produktivitetsguider hoppar över. Din talhastighet är ungefär 150 ord per minut. Din skrivhastighet ligger närmare 40. Det är ett gap på cirka 3,75x, bekräftat i flera studier.
Haken är att *rå* diktering läses som en utskrift: "eh, så, liksom, kan du, asså, ta en titt på budgetdokumentet, marknadsföringsraden, jag tror den är av med, hmm, kanske fyra tusen?" Det skulle du aldrig skicka. Så de flesta ger upp om röst för Slack efter ett försök och går tillbaka till att skriva.
Lösningen är att använda ett verktyg som polerar transkriberingen innan den landar i ditt urklipp. Är du på Mac gör Voicr det. Håll in FN, säg din röriga tanke högt, släpp, och ren text dyker upp redo att klistras in. Dikteringen blir *första utkastet*; poleringen sker automatiskt. Du hoppar över omskrivningssteget.
Du kan också ställa in Voicrs Smart Rules så att meddelanden dikterade inne i Slack kommer ut avslappnade och korta, medan meddelanden dikterade in i din e-postapp kommer ut mer formella. Ingen manuell växling. Det är den biten som faktiskt halverar din skrivtid: första utkastet är gott nog att skicka.
Använd trådar så du slipper be om ursäkt sen
Snabbhet handlar inte bara om meddelandet du skriver. Det handlar om meddelandena du slipper skicka för att kanalen hålls ren.
Två trådvanor som sparar tid åt alla: - Svara i en tråd, inte i kanalen. Sidoreplik i huvudkanalen tvingar alla att mutea, skrolla eller byta kontext. - Använd emoji-reaktioner som bekräftelser. Ett 👀 säger "jag har sett det här, jobbar på det". Ett ✅ säger "klart". Båda ersätter ett helt meddelande och en följdnotis.
En tredje vana, mindre känd men värd att snylta på: när du startar en tråd som visar sig vara viktig för hela kanalen, kryssa i "Skicka också till kanalen" för *sammanfattnings*-svaret, inte för diskussionen fram och tillbaka. Kanalmedlemmar får slutsatsen; tråden håller debatten.
För mer om själva arbetsflödet går Diktera i vilken Mac-app som helst med ett tangenttryck igenom muskelminnet som får det här att kännas automatiskt.
Fem Slack-mallar du kan stjäla
De täcker ungefär 80% av interna Slack-meddelanden. Spara dem som textsnuttar så skickar du de flesta meddelanden på under 20 sekunder.
Anpassa orden till ditt teams tonläge. Formerna håller; orden är dina. Om ditt team använder Slack-canvasar för längre uppdateringar fungerar samma mallar där med en extra rad högst upp för rubriken.
1. Begäran
``` [Projekt] — behöver [sak]. [En rad kontext om det behövs.] Senast [datum]. ```
2. Statusuppdateringen
``` [Projekt] uppdatering: ✅ Klart — [punkt] 🟡 Pågår — [punkt] 🔴 Blockerad på — [punkt / vem] ```
3. Den asynkrona frågan
``` Fråga om [ämne]: [själva frågan, som slutar med ?] Kontext: [en rad om varför du frågar] Ingen brådska — svar senast [datum] räcker. ```
4. Beslut-FYI
``` FYI — vi har beslutat [beslutet]. Varför: [en rad] Vad det ändrar för dig: [en rad, eller "inget"] ```
5. "Jag håller inte med"-svaret
``` Motsätter mig detta — [poängen du inte håller med om]. Skäl: [en eller två rader] Föreslår istället: [alternativ] Gärna ett samtal om det är enklare. ```
Att omsätta det i praktiken
Om du bara ändrar en sak den här veckan, ändra denna: innan du skriver ditt nästa Slack-meddelande, säg det högt en gång. Lyssna på hur lång tid det tar. Versionen du säger är nästan alltid kortare, tydligare och mindre nervös än versionen du skriver.
Gör sedan det till det faktiska arbetsflödet. Håll en tangent, säg meddelandet, klistra in den polerade versionen. Voicr klarar hela loopen på ungefär tre sekunder på en Mac, och växlar tonläge för Slack vs e-post vs dokument beroende på vilken app du är i. Lägger du 90 minuter om dagen i Slack är att få ner det till 45 en verklig förändring, inte ett produktivitetsblogglöfte.
Börja med en kanal. En dag. Lägg märke till hur många gånger du skulle ha skrivit om en mening och slapp. Det är halvan du fick tillbaka.