Αρχίζετε να πληκτρολογείτε ένα μήνυμα στο Slack. Στην τρίτη πρόταση, σβήνετε την πρώτη. Αναδιατυπώνετε το αίτημα. Προσθέτετε ένα «απλώς» για να το μαλακώσετε και μετά το αφαιρείτε. Αλλάζετε το «μπορείς να» σε «θα σε πείραζε να». Μέχρι να πατήσετε αποστολή, έχουν περάσει τέσσερα λεπτά.
Πολλαπλασιάστε το με τα 92 μηνύματα που στέλνει κατά μέσο όρο ένας εργαζόμενος γνώσης την ημέρα στο Slack, και τα μαθηματικά γίνονται δυσάρεστα. Σύμφωνα με έρευνα από τη Speakwise, οι άνθρωποι πλέον περνούν πάνω από 90 λεπτά την ημέρα ενεργά στο Slack. Πολύς από αυτόν τον χρόνο δεν είναι ανάγνωση. Είναι ξαναγράψιμο.
Τα καλά νέα: μπορείτε να γράφετε καλύτερα μηνύματα στο Slack στον μισό περίπου χρόνο. Όχι πληκτρολογώντας πιο γρήγορα. Αλλάζοντας τη σειρά με την οποία κάνετε τα πράγματα.
Γιατί τα μηνύματά σας στο Slack παίρνουν τόσο χρόνο
Το μποτιλιάρισμα σχεδόν ποτέ δεν βρίσκεται στα δάχτυλά σας. Βρίσκεται σε τρία σημεία: - Περιττές εισαγωγές: «Γεια, ελπίζω η εβδομάδα σου να πάει καλά, συγγνώμη που σε ενοχλώ, αλλά αναρωτιόμουν αν ίσως είχες χρόνο κάποια στιγμή να…» - Δεύτερες σκέψεις για τον τόνο: ξαναδιαβάζετε το μήνυμα τρεις φορές για να βεβαιωθείτε ότι δεν ακούγεται αγενές - Δομική απόκλιση: θάβετε το πραγματικό αίτημα κάτω από συμφραζόμενα, μετά συνειδητοποιείτε ότι ο αναγνώστης θα το χάσει και αναδιατάσσετε
Καθένα από αυτά διορθώνεται με ένα πρότυπο, όχι με θέληση. Μόλις έχετε μια δομή για να ρίξετε τη σκέψη σας, η σύνταξη παύει να μοιάζει με γράψιμο. Μοιάζει με συμπλήρωση φόρμας. Το δύσκολο κομμάτι, το να καταλάβετε τι θέλετε πραγματικά να πείτε, είναι το ίδιο έτσι κι αλλιώς. Το αργό κομμάτι εξαφανίζεται.
Το κόστος είναι επίσης αόρατο. Δεν θα δείτε «ξαναγράψιμο στο Slack» στο ημερολόγιό σας. Αλλά αν το ένα τρίτο από εκείνα τα 90 ημερήσια λεπτά στο Slack ξοδεύεται σε αναδιατυπώσεις, ελέγχους τόνου και απολογητικές προσθήκες, αυτό είναι μισή ώρα κάθε μέρα όπου μετακινείτε τις ίδιες προτάσεις πέρα δώθε. Σε έναν χρόνο, αυτό είναι σχεδόν δύο πλήρεις εβδομάδες εργασίας που καίγονται σε διατυπώσεις τις οποίες δεν θα ξαναδιαβάσετε ποτέ.
Το πρότυπο μηνύματος Slack 3 γραμμών
Τα περισσότερα εσωτερικά μηνύματα στο Slack είναι ένα από τέσσερα πράγματα: μια ερώτηση, ένα αίτημα, μια ενημέρωση κατάστασης ή μια απλή πληροφόρηση. Και τα τέσσερα χωρούν σε ένα σχήμα τριών γραμμών: 1. Πλαίσιο: μία πρόταση για το περί τίνος πρόκειται 2. Το αίτημα ή το ζητούμενο: τι θέλετε πραγματικά ή τι λέτε 3. Προθεσμία ή επόμενο βήμα: πότε χρειάζεστε απάντηση ή τι ακολουθεί
Να το ίδιο μήνυμα σε εκτενή μορφή και σε μορφή προτύπου.
Πριν (110 λέξεις): ``` Γεια Μάρκο! Ελπίζω να πέρασες καλά το Σαββατοκύριακο. Λοιπόν, έριχνα μια ματιά στο έγγραφο προϋπολογισμού Q2 και πρόσεξα ότι η γραμμή του μάρκετινγκ φαίνεται λίγο διαφορετική από αυτό που συζητήσαμε την περασμένη Πέμπτη στη συνάντηση σχεδιασμού. Δεν είμαι 100% σίγουρος ότι το διαβάζω σωστά, αλλά φαίνεται ότι ίσως είμαστε πάνω κατά 4χιλ. δολάρια περίπου; Τέλος πάντων, καθόλου βιάση, αλλά όποτε βρεις χρόνο, μπορείς να ρίξεις μια ματιά και να μου πεις τι πιστεύεις; Θέλω να σιγουρευτώ ότι είμαστε ευθυγραμμισμένοι πριν την επανεξέταση της ηγεσίας την άλλη εβδομάδα. Ευχαριστώ πολύ! ```
Μετά (37 λέξεις): ``` Έγγραφο προϋπολογισμού Q2 — η γραμμή μάρκετινγκ είναι ~4χιλ. δολάρια πάνω από αυτό που συμφωνήσαμε την Πέμπτη. Μπορείς να επιβεβαιώσεις ότι το διαβάζω σωστά; Το χρειάζομαι πριν την επανεξέταση της ηγεσίας την Παρασκευή. ```
Το δεύτερο είναι πιο σύντομο, πιο καθαρό και πιο εύκολο να ενεργήσει κανείς πάνω του. Πήρε ένα τρίτο του χρόνου να γραφτεί. Ο αναγνώστης μπορεί να απαντήσει σε πέντε δευτερόλεπτα χωρίς κύλιση.
Κόψτε τις περιττές εισαγωγές
Τα περισσότερα μηνύματα στο Slack ξεκινούν με μια φράση προθέρμανσης που μπορείτε να διαγράψετε. Δεν χάνεται τίποτα ουσιαστικό. Μερικές συνηθισμένες: - «Ήθελα απλώς να ρωτήσω για…» - «Συγγνώμη που σε ζαλίζω, αλλά…» - «Γρήγορη ερώτηση:» - «Ελπίζω να είσαι καλά» - «Αν έχεις ένα δευτερόλεπτο…» - «Σκεφτόμουν ίσως…»
Αυτά δεν προσθέτουν πληροφορία. Χειρότερα, σπρώχνουν το πραγματικό σας ζητούμενο κάτω από το όριο του κινητού, οπότε ο αναγνώστης βλέπει «Γεια, συγγνώμη που σε ενοχλώ…» στην ειδοποίηση και πρέπει να πατήσει για να μάθει τι θέλετε.
Αν ανησυχείτε ότι ακούγεστε απότομοι, ένα 👋 emoji στην αρχή του μηνύματος κάνει την ίδια κοινωνική δουλειά με έναν χαρακτήρα. Μετά πηγαίνετε κατευθείαν στο θέμα.
Μορφοποιήστε για σαρωτές, όχι για αναγνώστες
Κανείς δεν διαβάζει το Slack όπως διαβάζει ένα βιβλίο. Σαρώνει. Η μορφοποίησή σας πρέπει να βοηθάει σε αυτό:
- Κάντε bold το αίτημα. Αν υπάρχει ένα πράγμα που πρέπει να κάνει ο αναγνώστης, σημειώστε το. Θα το βρει χωρίς να διαβάσει τα υπόλοιπα. - Χρησιμοποιήστε κουκκίδες όταν έχετε πάνω από δύο σημεία. Οι τοίχοι κειμένου διαβάζονται επιφανειακά και το τρίτο σημείο χάνεται. - Χρησιμοποιήστε ημερομηνίες, όχι σχετικό χρόνο. Η «Παρασκευή» είναι ασαφής σε διαφορετικές ζώνες ώρας· το «Παρ 29 Μαΐου τέλος ημέρας CET» όχι. - Βάλτε τους αριθμούς ως ψηφία. Το «4χιλ. δολ.» σαρώνεται πιο γρήγορα από το «περίπου τέσσερις χιλιάδες δολάρια». - Ξεκινήστε με το ουσιαστικό. «Έγγραφο προϋπολογισμού Q2 — » ή «Ροή onboarding — » λέει στον αναγνώστη σε ποιον κάδο ανήκει αυτό πριν διαβάσει λέξη.
Αν το μήνυμά σας ξεπερνά τις τρεις γραμμές, σχεδόν σίγουρα χρειάζεστε ένα thread, μια λίστα ή ένα έγγραφο, όχι μια μεγαλύτερη παράγραφο. Οι ίδιες οι οδηγίες του Slack λένε κάτι παρόμοιο: οτιδήποτε ξεπερνά τις τρεις γραμμές χρειάζεται δομή.
Πείτε το πρώτο πρόχειρο, μην το πληκτρολογείτε
Εδώ είναι το κομμάτι που οι περισσότεροι οδηγοί παραγωγικότητας προσπερνούν. Η ταχύτητα ομιλίας σας είναι περίπου 150 λέξεις το λεπτό. Η ταχύτητα πληκτρολόγησης πιο κοντά στις 40. Αυτό είναι ένα κενό ~3,75x, επιβεβαιωμένο από πολλαπλές μελέτες.
Η παγίδα είναι ότι η *ωμή* υπαγόρευση διαβάζεται σαν απομαγνητοφώνηση: «εεε, λοιπόν, ξέρεις, μπορείς, εμ, να ρίξεις μια ματιά στο έγγραφο προϋπολογισμού, στη γραμμή μάρκετινγκ, νομίζω είναι λάθος κατά, χμμ, ίσως τέσσερις χιλιάδες;». Δεν θα στέλνατε ποτέ κάτι τέτοιο. Έτσι οι περισσότεροι εγκαταλείπουν τη φωνή για το Slack μετά από μία προσπάθεια και επιστρέφουν στην πληκτρολόγηση.
Η λύση είναι να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο που γυαλίζει την απομαγνητοφώνηση πριν φτάσει στο πρόχειρό σας. Αν είστε σε Mac, το Voicr το κάνει αυτό. Κρατήστε το FN, πείτε δυνατά τη σκέψη σας έτσι όπως είναι, αφήστε το, και εμφανίζεται καθαρό κείμενο έτοιμο για επικόλληση. Η υπαγόρευση γίνεται το *πρώτο πρόχειρο*· το γυάλισμα γίνεται αυτόματα. Παρακάμπτετε το βήμα του ξαναγραψίματος.
Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε τα Smart Rules του Voicr ώστε τα μηνύματα που υπαγορεύονται μέσα στο Slack να βγαίνουν χαλαρά και σύντομα, ενώ τα μηνύματα που υπαγορεύονται στην εφαρμογή email σας να βγαίνουν πιο επίσημα. Χωρίς χειροκίνητη εναλλαγή. Αυτό είναι το κομμάτι που πραγματικά κόβει στο μισό τον χρόνο σύνταξης: το πρώτο πρόχειρο είναι αρκετά καλό για αποστολή.
Χρησιμοποιήστε threads για να μη ζητάτε συγγνώμη αργότερα
Η ταχύτητα δεν αφορά μόνο το μήνυμα που γράφετε. Αφορά τα μηνύματα που δεν χρειάζεται να στείλετε, επειδή το κανάλι παραμένει καθαρό.
Δύο συνήθειες με threads που εξοικονομούν χρόνο σε όλους: - Απαντήστε σε thread, όχι στο κανάλι. Οι παράλληλες συζητήσεις στο κύριο κανάλι αναγκάζουν όλους να σιωπήσουν, να κάνουν κύλιση ή να αλλάξουν συγκέντρωση. - Χρησιμοποιήστε αντιδράσεις με emoji για επιβεβαιώσεις. Ένα 👀 σημαίνει «το είδα, το δουλεύω». Ένα ✅ σημαίνει «έτοιμο». Και τα δύο αντικαθιστούν ένα ολόκληρο μήνυμα και μια ειδοποίηση παρακολούθησης.
Μια τρίτη συνήθεια, λιγότερο διάσημη αλλά αξίζει να την κλέψετε: όταν ξεκινάτε ένα thread που τελικά ενδιαφέρει όλο το κανάλι, τσεκάρετε το πλαίσιο «Αποστολή και στο κανάλι» για την απάντηση *σύνοψης*, όχι για τα πέρα δώθε. Τα μέλη του καναλιού παίρνουν το συμπέρασμα· το thread κρατάει τη συζήτηση.
Για περισσότερα σχετικά με την ίδια τη ροή εργασίας, το Υπαγόρευση σε οποιαδήποτε εφαρμογή Mac με ένα πάτημα πλήκτρου σας δείχνει τη μυϊκή μνήμη που το κάνει να μοιάζει αυτόματο.
Πέντε πρότυπα Slack για να κλέψετε
Αυτά καλύπτουν περίπου το 80% των εσωτερικών μηνυμάτων στο Slack. Αποθηκεύστε τα ως σνίπετ κειμένου και θα στέλνετε τα περισσότερα μηνύματα σε λιγότερο από 20 δευτερόλεπτα.
Προσαρμόστε τη διατύπωση στη φωνή της ομάδας σας. Τα σχήματα μένουν· οι λέξεις είναι δικές σας. Αν η ομάδα σας χρησιμοποιεί canvases του Slack για μεγαλύτερες ενημερώσεις, τα ίδια πρότυπα δουλεύουν εκεί με μια επιπλέον γραμμή στην κορυφή για τον τίτλο.
1. Το αίτημα
``` [Έργο] — χρειάζομαι [πράγμα]. [Μία γραμμή πλαισίου αν χρειάζεται.] Έως [ημερομηνία]. ```
2. Η ενημέρωση κατάστασης
``` Ενημέρωση [έργου]: ✅ Έτοιμο — [στοιχείο] 🟡 Σε εξέλιξη — [στοιχείο] 🔴 Μπλοκαρισμένο σε — [στοιχείο / ποιον] ```
3. Η ασύγχρονη ερώτηση
``` Ερώτηση σχετικά με [θέμα]: [η ίδια η ερώτηση, που τελειώνει σε ;] Πλαίσιο: [μία γραμμή για τον λόγο που ρωτάτε] Χωρίς βιάση — απάντηση έως [ημερομηνία] είναι εντάξει. ```
4. Η ενημέρωση απόφασης
``` Ενημέρωση — αποφασίσαμε [την απόφαση]. Γιατί: [μία γραμμή] Τι αλλάζει για εσάς: [μία γραμμή ή «τίποτα»] ```
5. Η απάντηση «Διαφωνώ»
``` Θα διαφωνήσω εδώ — [το σημείο με το οποίο διαφωνείτε]. Λόγος: [μία ή δύο γραμμές] Προτείνω αντί αυτού: [εναλλακτική] Ευχαρίστως να μιλήσουμε με κλήση αν είναι πιο εύκολο. ```
Στην πράξη
Αν αλλάξετε μόνο ένα πράγμα αυτήν την εβδομάδα, αλλάξτε αυτό: πριν πληκτρολογήσετε το επόμενο μήνυμά σας στο Slack, πείτε το δυνατά μία φορά. Ακούστε πόσο χρόνο παίρνει. Η εκδοχή που λέτε είναι σχεδόν πάντα πιο σύντομη, πιο καθαρή και λιγότερο αγχωμένη από την εκδοχή που πληκτρολογείτε.
Μετά κάντε το αυτό την πραγματική ροή εργασίας. Κρατήστε ένα πλήκτρο, πείτε το μήνυμα, επικολλήστε τη γυαλισμένη εκδοχή. Το Voicr κάνει όλο τον κύκλο σε περίπου τρία δευτερόλεπτα σε Mac, και αλλάζει τόνο για Slack ή email ή έγγραφα ανάλογα με την εφαρμογή στην οποία βρίσκεστε. Αν περνάτε 90 λεπτά την ημέρα στο Slack, το να το μειώσετε στα 45 είναι μια πραγματική αλλαγή, όχι μια υπόσχεση από blog παραγωγικότητας.
Ξεκινήστε με ένα κανάλι. Μία μέρα. Παρατηρήστε πόσες φορές θα είχατε ξαναγράψει μια πρόταση και δεν χρειάστηκε. Αυτό είναι το μισό που πήρατε πίσω.